Eine schlanke modulbezogene Einführung

Softwarebasierte Projektsteuerung im Umweltingenieurbüro

Deutsches Ingenieurblatt 5/2019
Objekte

Das Unternehmen R & H Umwelt in Nürnberg versammelt Spezialisten für Fragestellungen rund um Boden, Wasser, Energie, Infrastruktur und Baugrund. Das große in Bayern ansässige Umweltingenieurbüro ist seit über 30 Jahren am Markt und hat über 70 Mitarbeiter. Für das Projektcontrolling suchte das Unternehmen nach einer neuen Software, da die bisherige mangels Weiterentwicklung von den steigenden Anforderungen überholt wurde.

Projektmanagement und -controlling sind eine zentrale Funktionsachse für R & H Umwelt. Einsatzzeiten, Angebote und Rechnungen wurden bislang mithilfe einer softwarebasierten Branchenlösung erfasst, die aber nach einigen Jahren der Nutzung zunehmend an ihre Grenzen stieß. Heike Reiser,  Bereichsleiterin für Auftrags- und Projektmanagement bei R & H: „Dem Anbieter sind die Programmierer entschwunden, und die Software war nicht ausreichend dokumentiert. Mit jeder Änderung und Anpassung, die gemacht wurde, hat etwas anderes nicht mehr funktioniert.“ Schnelles Handeln war gefragt. „Wir hatten keinen Wartungsvertrag mehr, und ein Damoklesschwert schwebte über uns, dass mit dem nächsten Browserupdate alle im System gepflegten Finanzen und Buchhaltungen verloren gehen würden“, so Reiser. Auf der Basis eines hausintern definierten Anforderungskatalogs wurde ein geeignetes Softwaretool gesucht, allerdings war mit den meisten Produkten ein hoher Anpassungsaufwand verbunden. Außerdem erfüllte keines wirklich die Bedürfni sse des Unternehmens. Nach einer erfolglosen zweijährigen Suche traf man auf die Software von wiko, die sich nach einer eingehenden Präsentation als die Lösung für die  Anforderungen von R & H herausstellte.

Abbildung der unterschiedlichen Unternehmensbereiche 
Während der Suche nach der digitalen Neuaufstellung waren parallel alle bestehenden  Prozesse und Projektstrukturen auf den Prüfstand gestellt worden. Der Restrukturierungsprozess mit neuer Software sollte allumfänglich sein. Die über Jahre gewachsenen Unternehmensprozesse wurden neu gestaltet, beginnend bei den Projektnummern, den Einteilungen der Leistungsbereiche bis hin zur Frage der Zeiten- und Personalerfassung.  ies galt auch für komplexe  Projekte im Bereich der Wasserwirtschaft sowie für die getätigten Zukäufe von In  genieurbüros mit anderen Arbeitsweisen und Leistungsspektren. Die neue Software bot die Chance, die Projektstrukturen für  alle Niederlassungen nach dem Vorbild der Zentrale zu vereinheitlichen. „Die Vorgabe war, alte Strukturen weitgehend zu übernehmen, damit die alten Projekte weitergeführt werden konnten. wiko war so flexibel, das zu schaffen und gleichzeitig neue Strukturen aufzubauen“, sagt Heike Reiser Zunächst wurden die Assistenzen aus allen Unternehmensbereichen einschließlich der externen Niederlassungen als „Key- User“ geschult. Sie erhielten den nötigen Überblick über alle Vorgänge in den jeweiligen Bereichen und fungierten als interne Ansprechpartner. Im zweiten Schritt wurden die Projektleiter miteinbezogen – zunächst nur in der Zeiterfassung, denn: „Die Zeiterfassung war von der Logik ähnlich wie beim Vorgängerprodukt“, so Heike Reiser. R & H Umwelt gestaltete die Umsetzung Schritt für Schritt. „Eine schlanke Einführung ist sinnvoll, also nach Themen und Modulen vorzugehen und nicht gleich das  anze Paket einzuführen“, erklärt Werner Drahtring, IT-Leiter bei R & H Umwelt.

Vereinfachung und Zeitersparnis mit Dokumentenmanagementsystem
Nach der abgeschlossenen Implementierungsphase wird mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein weiteres Modul von wiko eingeführt, um alle Dokumente zentral und projektbezogen abzulegen. In spätestens zwei Jahren sollen die Kernprozesse durchgängig digitalisiert sein.

Mit dem Angebot für das DMS wurde von R & H Umwelt auch gleich ein Angebot für eine Beratungsdienstleistung als Stundenkontingent angefragt. Die Schulungen für die Mitarbeiter sollen themenbezogen über Schulungsblöcke abgerufen werden. Mit den Schulungen sind auch die Vorzüge eines durchgängigen Systems gemeinsam mit den Consultants herauszuarbeiten und zu vermitteln. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass alle Mitarbeiter ein auf ihren jeweiligen Bereich abgestimmtes Arbeitsumfeld vorfinden. „Unser Ziel ist, dass die Projektleiter bald alles in wiko machen können“, stellt Heike Reiser heraus. Das Programm soll zum Leitsystem werden; daher wird der Fokus auf die zukunftsfähige Webversion von wiko gerichtet mit den Vorzügen „Standortunabhängigkeit“, „Datenzugriff in Echtzeit“, „Datensicherheit“ und „lückenlose Dokumentation“. Selbst auf der Baustelle ist der Datenzugriff via Tablet durchgängig gegeben; umgekehrt können hier Daten erfasst und alle rechtlichen Dokumentationspflichten direkt gewährleistet werde .

Das Zwischenfazit aus Sicht von R & H Umwelt fällt durchgängig positiv aus: Die Altdatenübernahme funktionierte lückenlos, Zeiterfassung, Angebote und Rechnungen laufen rund, alle wichtigen Zahlen und Daten stehen im System zur Verfügung. Der Datenbankaufbau ist logisch nachvollziehbar, die Benutzeroberfläche ansprechend und die Nutzer finden sich in den Strukturen schnell zurecht. Im Vergleich zum vorher eingesetzten System gehen auch die Auswertungen schnell von der Hand. Es bleibt wieder mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

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