All-in-one-Versorgerpaket

Von automatisierter Kostenplanung bis Zugriffsrechteverwaltung

Bauplaner 10/2022
Finanzen, Management, Recht
Digitalisierung
Hard- und Software
Spectra Logic Corporarion
Telekom Deutschland GmbH
TVN Production GmbH & Co. KG
Die ENNI-Unternehmensgruppe, Versorger und Infrastrukturdienstleister für Moers, den Niederrhein und viele Kunden bundesweit, sorgt seit Jahren mit optimierten Geschäftsprozessen basierend auf aktuellen IT-Systemen für eine reibungslose Versorgung ihrer Kunden. Daher ist die Digitalisierung in allen Unternehmensbereichen mittlerweile ein nicht mehr wegzudenkender Faktor. Auch das AVA- und Baukostenmanagementsystem California unterstützt dabei, u.a. bei der Abwicklung der zahlreichen Bauprojekte.

Seit 2005 setzt die ENNI das Versorgerpaket der Münchener G&W Software AG ein: angefangen bei der automatisierten Kostenplanung mit Grabenmodellen, LV-Erstellung, Aufmaßerfassung, Projektabrechnung und -überwachung, Kosten-/Mengensplitting mit Verteilung nach Kostenträgern, Abwicklung der Arbeiten auf Basis von Jahresverträgen bis hin zur Zugriffsrechteverwaltung, um nur einige der Funktionalitäten zu nennen. Neben der Einführung des Gutschriftverfahrens wurden die bestehenden Abläufe optimiert, eine baustellen- und spartenbezogene Kostenplanung eingeführt sowie die Aufwände bei der Abrechnung von Fremdleistungen drastisch reduziert.

Heute ist die Unternehmensgruppe in drei Bereiche eingeteilt: Die ENNI Sport & Bäder Niederrhein GmbH, die ENNI Stadt & Service Niederrhein AöR, auch diese Sparte nutzt mittlerweile California, sowie die ENNI Energie & Umwelt Niederrhein GmbH. Letztere versorgt mit 220 Mitarbeitern Bürger und Unternehmen mit Gas, Wasser, Strom, Fernwärme, Straßenbeleuchtung und Telekommunikation.

California ist Bestandteil des Prozesses
California begleitet die Anwender der ENNI intensiv im Tagesgeschäft. Werner Laschik, Leiter des Bereiches Bauabrechnung, Baucontrolling und Vermessung der ENNI erklärt: „Ohne die Software wäre Aufmaßerstellung, Abrechnung, Kostenschätzung und Kostenplanung nicht mehr denkbar.“

2020, vor dem Umzug der Gruppe in ein neues Verwaltungsgebäude, setzte man sich zum Ziel, sämtliche Prozessabläufe komplett zu digitalisieren. Und California ist Bestandteil der Prozesse. So fallen in dem Unternehmensbereich bei der Vielzahl an Baustellen, die abgewickelt werden (Abb. 1), jährlich Tausende von Dokumenten wie Aufmaße, Gutschriften, Abrechnungen an. Diese wurden zum damaligen Zeitpunkt auf Papier ausgedruckt und an die relevanten Empfänger wie Buchhaltung, Auftragnehmer etc. weitergeleitet und revisionssicher zehn Jahre aufbewahrt. Dazu benötigte man viel Papier sowie Archivierungsraum. Auch war der gesamte Prozess äußerst arbeitsintensiv, und das in Zeiten des Fachkräftemangels. Ziel war daher, alle diese Dokumente zu digitalisieren und revisionssicher zu archivieren, um somit Zeit als auch Papier zu sparen.

Dokumente verwalten und archivieren Um dieses zu erreichen, präsentierte G&W Software den relevanten ENNI Mitarbeitern das Modul zur integrierten Büro- und Projektorganisation, BPO, sowie den Druckdirektor. Letzterer ist ein virtueller Drucker, der auf dem System des Kunden implementiert wird. Hier wählt der Anwender die Druckerliste aus und alle Beteiligten erhalten den benötigten Ausdruck an dem Ort, an dem sie es wünschen.

Die in BPO integrierte Dokumentenverwaltung verbindet u.a. die elektronische Projektakte mit internen und externen Dokumenten und verwaltet und archiviert beliebige Dokumente. Auch können hiermit Excel-Dateien importiert sowie exportiert werden. Darüber hinaus fungiert es als elektronische Bauakte. Der Anwender bearbeitet, verwaltet und archiviert damit beliebige Dokumente wie PDF-, jpg, Word-, Excel- sowie CAD-Dateien.

Automatische Vergabe eindeutiger Dateinamen
Werner Laschik erläutert: „Gemeinsam haben wir die Abläufe analysiert sowie die Prozesse definiert und uns entschieden, die Digitalisierung der Abrechnungsdokumente in California durchzuführen.” Tausende jährlich erzeugte Dokumente sollten automatisch einen eindeutigen Dateinamen erhalten. Dieser musste nach gewissen Kriterien baustellenbezogen vergeben werden. „Die Vergabe der eindeutigen Dateinamen war das absolute K.-o.-Kriterium”, so Laschik. Diese Anforderung konnte G&W jedoch erfolgreich umsetzen.

So werden die Dokumente mit Merkmalen wie Datum, Name des Auftragnehmers und des Aufmaßblattes etc. versehen. Anhand dieser erkennt der Druckdirektor die Art des Dokumentes und leitet die definierten Aktionen in die Wege.

In BPO setzt der Anwender im Dokument diverse Merkmale wie z.B. Baustelle, Datum, Auftragnehmer, Abschlagszahlung etc. Diese Merkmale sind zum Teil sichtbar wie das Datum und zum Teil unsichtbar. So sollen Merkmale wie der Ersteller z.B. nicht auf dem Dokument abgedruckt werden, müssen aber im Dokument enthalten sein, damit der Druckdirektor es erkennen kann. Der Druckdirektor greift dann auf die Merkmale zu und bildet daraus einen eindeutigen Dateinamen, unter dem das Dokument gespeichert wird. Auch sind die Verzeichnisse, in denen die Dokumente gespeichert oder an wen sie weitergeleitet werden sollen (z.B. Buchhaltung oder Auftragnehmer), hinterlegt. Dadurch nimmt der Druckdirektor diesen Vorgang automatisch vor. Bei der Fest legung des Konstruktes beteiligte die niederrheinische Unternehmensgruppe die Auftragnehmer am Prozess. Dieses wurde sehr begrüßt, da alle Beteiligten großes Interesse an automatisierten Prozessen haben.

Darüber hinaus wurden Vorlagen im Corporate Design der ENNI angelegt, in dem jedes Dokument zu drucken ist. Das beinhaltet nicht nur das Briefpapier mit dem Logo an der entsprechenden Stelle, sondern weitere grafische Gestaltungselemente sowie Schriftart, Schriftgröße und Schrifttyp. Auf diese im Modul BPO hinterlegte Vorlage greift California bei Anlage eines neuen Dokumentes automatisch zu.

Wirtschaftlich und revisionssicher Wurde vorher alles in zweifacher Ausfertigung ausgedruckt und per Hauspost an die relevanten Abteilungen weitergeleitet, so dauerte dieser Prozess einfach zu lange. Mittels Druckdirektor landet das Dokument heute in einem Zielordner, auf den z.B. die Buchhaltung zugreift. Der enorme Verbrauch an Papier gehört nun der Vergangenheit an. Der gesamte Prozess ist extrem beschleunigt, somit wirtschaftlicher und revisionssicher und alle Dokumente sind sofort auffindbar. Werner Laschik äußert sich zur Zusammenarbeit mit dem Softwarehaus: „Mit G&W erarbeiten wir immer gemeinsam eine Lösung, die uns weiterbringt.”