Alles neu machen die Mailänder

Softwaregestütztes Projektcontrolling im Ingenieurbüro

bauplaner 7-8/2019 (Das Ingenieurbüro)
Ingenieurbüro

Das Unternehmen Mailänder Consult in Karlsruhe setzt schon seit vielen Jahren die Projektcontrollingsoftware  „wiko“ ein. Als sich aber die Rahmenbedingungen des Arbeitens und der Zusammenarbeit grundlegend änderten,sondierten die Verantwortlichen der Firma den Markt nach zukunftsfähigen Lösungen. Am Ende der Suche landete  die Mailänder Consult schließlich wieder bei wiko.

Joachim Ernst, kaufmännischer Geschäftsführer und Leiter der IT bei Mailänder Consult, beschreibt die speziellen Anforderungen eines   lanungsbüros: „Ein Ingenieurbüro arbeitet in Projekten. Wir produzieren nichts, wir haben keine Produkte und nichts Schnelllebiges, sondern wir haben langlebige Dinge und das sind unsere Projekte.“ Zudem hebt Joachim Ernst die Wichtigkeit hervor, den Überblick über die Projekte zu behalten, da gerade bei langen Laufzeiten der Projekterfolg stets beobachtet werden muss. Abhängig vom Verlauf des Projekts wird über einen längeren Zeitraum entweder ein Erfolg oder Misserfolg erzielt. Das frühzeitige Erkennen von Schwierigkeiten im Projekt ist entscheidend für eine rechtzeitige Einflussmaßnahme. Viele Projekte laufen über Jahre, sogar Jahrzehnte. Innerhalb einer so langen Spanne verändern sich die Rahmenbedingungen in einem Projekt; entweder vom Projekt selbst oder durch personelle Veränderungen. Genau aus diesem Grund ist es unerlässlich, größtmögliche Transparenz über die Projekt  zu haben, um den Projekterfolg gezielt steuern  zu können. Die wiko Bausoftware bietet als Branchenlösung seit über 35 Jahren eine auf Planungsbüros zugeschnittene Softwarelösung an und versteht die Bedürfnisse ihrer Kunden.

Ohne „Projektkompass“ ist man auf Irrwegen
Mit zunehmender Unternehmensgröße wird es auch immer herausfordernder, den Gesamtüberblick über das Unternehmen und seine Mitarbeiter zu behalten. Mit 150 Mitarbeitern gehört Mailänder Consult zu den mittelständischen Ingenieurbüros in Deutschland. Ein hoher Anteil an langjährigen Mitarbeitern, die mitunter mehr als 20 Jahre im Unternehmen tätigsind, bilden das Fundament. Auf Fluktuationen, die zum Teil auch direkt mit der Größe des Unternehmens zusammenhängen, muss Mailänder Consult im Bedarfsfalle reagieren  können. Jeder Mitarbeiter, der ein Projekt federführend gestartet hat und das Wissen über das Projekt trägt, nimmt eine bedeutende Rolle im Unternehmen ein. Um sich vor dem Ausfall dieser Schlüsselpositionen durch Krankheit oder Verlassen des Unternehmens zu schützen, ist ein Werkzeug zur Abbildung, Nachverfolgung und Auswertung von Projekten vonnöten. Joachim Ernst sieht in diesem  usammenhang den Stellenwert einer guten Projektmanagement- und Projektcontrollingsoftware als wichtiges strategisches Steuerungsinstrument. Die beste Software ist allerdings nur so gut wie die Qualität der Daten, die von den Mitarbeitern gepflegt werden. Daher ist es sehr wichtig, dass die Mitarbeiter auch mit der Software arbeiten. Aus der Sicht von Mailänder Consult sind es zwei Kernaufgaben, die eine Software erfüllen muss: Auf der einen Seite muss sie die Daten   iefern, die man benötigt, und auf der anderen Seite muss sie eine intuitive und leicht zu bedienende Oberfläche besitzen, damit die Mitarbeiter gerne damit arbeiten. Die Akzeptanz der Mitarbeiter ist ein erfolgsentscheidender Faktor. Das kann in manchen Phasen eines Projektes wichtig sein, wenn man erfahren will, wie das Projekt steht.

Zahnräder greifen im Stillstand nicht ineinander
Für die Zukunftsfähigkeit sind allerdings auch die Ingenieurbüros selbst gefragt, um für die notwendigen Rahmenbedingungen zu sorgen. Über Schulungen, die sowohl technisches Wissen vermitteln, aber auch den Einsatz der Software im Kontext der täglichen Arbeit erklären, kann der Mehrwert den Mitarbeitern bewusstgemacht werden. Über Schulungen musste Mailänder Consult den Mitarbeitern erst einmal klarmachen, was man alles mit der neuen Version machen kann. Die Schulungen haben bisher immer dazu geführt, dass sich der gewünschte Lerneffekt eingestellt hat und die damit verbundenen Aufgabenstellungen durch die Mitarbeiter selbständig gelöst werden konnten. Ein systematischer Schulungsplan ist an dieser Stelle hilfreich und beschleunigt somit den zielgerichteten Einsatz der Software, um Projekte wirtschaftlich steuern und auswerten zu können. Ausgehend von den Wissensmultiplikatoren, den Team- und Bereichsleitern, werden nach und nach alle Mitarbeiter mit dem benöti  en Wissen versorgt. Aus unternehmerischer Sicht ist gerade das Zusammenführen aller Standorte über die verantwortlichen Mitarbeiter und die damit verbundene gesamtunternehmerische Bearbeitung  aller Projekte eine wichtige und teilweise auch schwierige Schnittstelle des Unternehmenserfolgs.

Software für harte Fakten
Das Wissen auf der einen Seite und eine Software als Unterstützung auf der anderen Seite, um mehrere Standorte abbilden zu können, ermöglichen die ganzheitliche Führung eines Ingenieurbüros. Die besondere Rolle, die wiko mit seinem Wissen in diesem Bereich auf dem Softwaremarkt einnimmt, hat Mailänder Consult bestärkt, den gemeinsamen Weg mit der neuen wiko Generation weiter zu gehen. Die browserbasierte Technologie, auf der die aktuelle Version aufgebaut ist, vereinfacht die standortunabhängige Bearbeitung von Projekten  entscheidend. Mit drei Standorten, die unabhängig voneinander agieren, war das Bereichscontrolling von wiko eine strategisch wichtige Anschaffung für das gesamte Unternehmen, resümiert Joachim Ernst. Gerade für große Ingenieurbüros bietet die Software mit  en wirtschaftlichen Auswertungen einen Mehrwert, der mit zunehmender Größe immer mehr zum Tragen kommt. Die zu meisternden Herausforderungen beschreibt Joachim Ernst als Führungskraft einer großen Ingenieurgesellschaft aus seiner Sicht: „Meine tägliche Arbeit mit dem Programm besteht darin, die Unternehmensentwicklung frühzeitig zu erkennen. Ich kann mir über die Dashboards Indikatoren installieren, die mir für das Gesamtunternehmen oder speziell für die Teams zeigen, wie der Stand ist, wann Projekte in Schieflage geraten könnten und wo es sich lohnt nachzufragen. All diese Auswertungsmöglichkeiten hatten wir bereits mit de  Vorgängerversion, allerdings nicht so komfortabel.“ Die Übersichtlichkeit für die Teamleiter hat sich mit der neuen Generation erhöht und somit können sie besser ihre Projekte steuern. Das Arbeiten mit  der neuen Software ist durch den gesteigerten Bedienkomfort einfacher und das Pflegen der Projektdaten wird nicht mehr als „Muss“ angesehen, so das Statement aus der Unternehmenszentrale. Dort weiß man, dass die beste Software nur etwas erreichen kann, wenn die Daten zur Verarbeitung brauchbar sind. Eine Software kann etwas dafür tun, dass man gerne damit arbeitet und die Daten dadurch von einer hohen Qualität und Aussagekraft sind.

Die Entscheidung mit wiko in eine neue digitale Zukunft zu gehen, war aus Unternehmenssicht die richtige und Joachim Ernst sagt abschließend: „Die neue Generation der browserbasierten wiko-Version würde ich wieder anschaffen, auch ohne länger darüber nachzudenken. Weil sie mir die Dinge auf einen Blick gibt, die ich brauche und die Möglichkeit bis ins Detail zu gehen. Die grafischen Auswertungen geben mir einen schnellen Überblick über die Projekte und Unternehmenslage und somit habe ich alles in der Hand, was ich brauche.“

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