Glaubt man der Wirtschaftswoche1), endet eine Softwareeinführung grundsätzlich in einer Katastrophe. Mehr als sieben Jahre lang investierte der Discounter LIDL über 500 Millionen Euro in die Einführung eines ERP-Systems. Der Aufwand war so groß, dass das Unternehmen am Ende verzweifelt die Reißleine ziehen musste. Auch die Deutsche Bank, die Deutsche Post und die Supermarktkette Edeka investierten je einen dreistelligen Millionenbetrag. Während Edeka nach insgesamt fünf Jahren verlautete, dass das Unternehmen dabei mit einer der kompliziertesten Installationen der jüngsten Vergangenheit zu kämpfen hatte, gab die Deutsche Post nach einer Investition von 345 Millionen auf. Einzig Süßwarenhersteller Haribo möchte die Softwareeinführung weiter durchziehen. Doch zu welchem Preis?
Die Rigidität datenbankgetriebener Management-Softwaresysteme
Bei einer ERP2)-Lösung handelt es sich um eine sogenannte Management-Software, die dazu dient, sämtliche wirtschaftlich bedeutsamen Informationen eines Unternehmens abzubilden und zu überschauen. Eine Management-Software steht im IT-Apparat eines Unternehmens über sogenannten Autoren-Softwarelösungen.
Dazu zählen vor allem E-Mail-Programme, Tabellenkalkulationssysteme, Text-, Bild- und Mediaverarbeitung sowie viele weitere. Bei einer Betrachtung der Baubranche reihen sich in diesem Umfeld außerdem CAD-Systeme oder Ausschreibungsprogramme (AVA) mit ein. Das Ergebnis ist stets dasselbe: Mit Hilfe der Management-Software werden Informationsflüsse im Unternehmen kontrolliert. Auch ein Dokumentenmanagement-System (DMS) oder eine Projektraum-Software erfüllt die Funktion einer Management-Software. Was alle drei Arten von Lösungen gemeinsam haben, ist die Rigidität.
Während sich operative, kaufmännische Aufgaben prinzipiell gut in diesen datenbankgetriebenen Systemen abbilden lassen, ist ein Transfer von projektbezogenen Informationen in diese IT-Lösungen oft nur mit erheblichem Aufwand möglich. Architektur- und Ingenieurbüros sowie bauausführende Unternehmenarbeiten nur dann wirtschaftlich, wenn sie in der Lage sind, sich aktiv auf ihre täglichen Projektaufgaben zu fokussieren. Läuft parallel die Einführung einer starren Management-Software, in die es gilt, sämtliche, projektbezogene Daten umfassend zu migrieren, werden zu viele Ressourcen verschwendet. Am Ende gehen die Unternehmen im Tagesgeschäft regelrecht unter, da faktisch viel zu viele Personentage verloren gehen.
Hoffnung auf schnelle Amortisation
Die Migration der Projektdaten ist nur eine von vielen Hürden, die es zu überwinden gilt: Faktoren wie IT-Sicherheit, neue Prozesse und Workflows sowie zahlreiche Änderungen und Anpassungen der gewohnten Arbeitsweise bis hin zu komplexen Change-Management-Aufgaben stehen parallel auf der Tagesordnung, wenn eine Management-Software eingeführt wird. Dazu kommen zahlreiche Schulungen und Workshops mit den Herstellern und – nicht zu vergessen – das umfassende Consulting.
Für die Softwareanbieter eine Goldgrube, für die Unternehmen ein Fass ohne Boden. So ist es nicht verwunderlich, dass eine Amortisation der neuen IT-Lösung lange nicht in Sicht ist. Geraten die Kosten aus dem Ruder, bleibt Unternehmen oft nichts anderes übrig, als die Reißleine zu ziehen, wie es etwa LIDL und die Deutsche Post getan haben.
Mit der Investition eines Unternehmens in eine solche Management-Software geht immer die Hoffnung einher, möglichst schnell damit arbeiten zu können. Schnell geht das jedoch nur dann, wenn sich die Arbeitsweise nicht wesentlich ändert. Werden gewohnte Pfade verlassen, so kostet das in der Regel Zeit und damit auch Geld.
Mit bewährter IT weiterarbeiten
Anders bei einer nicht-invasiven Management-Software wie Newforma. Newforma basiert im Gegensatz zu DMS-, ERP-Systemen oder Projekträumen nicht auf einer eigenen Datenbank und bringt auch keinen weiteren Ballast wie zusätzliche Programme mit. Das bedeutet: kein Mehraufwand und keine unnötige Verkomplizierung. Da es keine gesonderte Datenbank gibt, ist auch keine Datenmigration erforderlich. Stattdessen können Unternehmen wie gewohnt mit den bewährten IT-Lösungen weiterarbeiten (Abb. 1). Ob für E-Mail, Tabellenkalkulation, CAD oder AVA. Durch die intelligente Indexierung unterstützt das „Enterprise Project Information Management“-System (EPIM) dabei, die Arbeit mit den bestehenden Autoren-Softwaresystemen unmittelbar zu erleichtern und Synergien sinnvoll zu nutzen. Die Suche kann nach einer kurzen Einführung durch den Hersteller bereits nach einem halben Tag produktiv genutzt werden (Abb. 1 und 2). So die Erfahrung des Softwarefabrikanten. Im Anschluss können sich Unternehmen schrittweise an weitere Funktionalitäten der IT-Lösung herantasten, und das alles ohne aufwendiges Consulting und Change-Prozesse. „Newforma ist eine Lösung, die ganz einfach an Unternehmen mit den unterschiedlichsten Anforderungen und Strukturen adaptiert werden kann. Und das ganz ohne Eingriff in die bestehende IT-Infrastruktur“, erklärt Thomas Schaefer, Information Management Consultant bei Newforma. Was viele Unternehmen schätzen, ist, dass auch ein Ausstieg, sofern gewünscht, zu jeder Zeit ohne Aufwand möglich ist. „Die Unternehmensdaten sind auch bei einem Exit an den Stellen zu finden, an denen sie bereits vorher waren“, schließt der Experte ab.
