Automatisierte und digitale Geschäftsprozesse

Auftragsverfolgung
Erfahrungen beeinflussen maßgeblich die tägliche Arbeit, auch die Steuerung des Projektablaufs beim Eintritt bestimmter Situationen. Können diese Erfahrungen in Algorithmen umgesetzt und diese dann auch noch automatisiert ausgeführt werden, können Projektauswertungen entstehen, die einen kritischen Projektverlauf frühzeitig erkennen lassen. Dieser gedankliche Ansatz wurde von der Ingenieurgruppe Bauen „geboren“ und gemeinsam in GBIS.Net umgesetzt. 

Die Überlegungen fasst Ralf Egner, Partner bei der Ingenieurgruppe Bauen, wie folgt zusammen: „In der Ingenieurgruppe Bauen legen wir pro Jahr ca. 1.200 neue Projekte an und verwalten fast 3.000 laufende Projekte. Die Projekte haben dabei unterschiedlichste Auftragssummen, von wenigen Hundert Euro bis zu Projekten mit mehreren Hunderttausend Euro. Bei dieser hohen Zahl an Projekten verliert man vor lauter Routinearbeit schnell den Blick für das Wesentliche. Mitarbeiterressourcen werden dann an den falschen Stellen eingesetzt. Dies haben wir bereits vor Jahren erkannt und zusammen mit der abacon abp solution GmbH nach einer Lösung gesucht. Ziel war es, Routinearbeiten durch die Software erledigen zu lassen, um unsere Ressourcen effizient einsetzen zu können.“ 

In GBIS.Net werden dazu vom Kunden festgelegte Kriterien für einen kritischen Projektverlauf in Algorithmen zusammengefasst, die dann beim Eintritt zu entsprechenden Informationen führen, z.B.: 

• Aufwand unverhältnismäßig hoch zum Abrechnungsstand 
• auf ein laufendes Projekt wird innerhalb einer Zeitspanne nicht mehr gebucht 
• für budgetierte Fremdleistungen sind keine Rechnungen gestellt 
• usw. 

In der höchsten Ausbaustufe wurde dieser Modulbereich deshalb zu einem automatischen zeitgesteuerten Projekt-Überwachungssystem ausgebaut. In einem vom Kunden festgelegten Turnus erfolgt dann auf der Basis der hinterlegten Algorithmen eine automatische Überwachung der Projekte inklusive digitaler Ergebnisausgabe an bestimmte Mitarbeiter, z.B. Projektleiter, Geschäftsführung.  

Die erreichten Ergebnisse mit diesem Modulbereich fasst Herr Egner wie folgt zusammen: „Mit den monatlich laufenden, automatisierten Auswertungen werden unsere Mitarbeiter im Projektcontrolling von Routinetätigkeiten entlastet. Es werden nicht nur die kritischen Projekte automatisch herausgefiltert, sondern die Listen mit den zu überprüfenden Projekten werden auch noch automatisch dem zuständigen Controller zugestellt. Doppelarbeit und unnötige Rückfragen werden vermieden, der Prozess wird effizienter und die nur begrenzt vorhandenen Ressourcen im kaufmännischen Bereich werden optimaler genutzt. Insgesamt ist die automatisierte Auswertung eine große Hilfe im Alltag.“  

Schnittstellen und digitale Versandverwaltung
Im Regelfall werden Schnittstellen über Export-/Importdateien realisiert; das Format zwischen den Beteiligten abgestimmt. Im Zuge der eRechnung im Format der XRechnung ist die FIBU-Schnittstelle im Kanon der Arbeitsprozess-Digitalisierung ein Baustein geworden, der umfangreiche Verwaltungsvereinfachung bringt. In der Schnittstelle werden sowohl Strukturdaten für die FIBU wie auch das Rechnungsdokument inklusive weiterer Anhänge übergeben. 

Die erreichten Ergebnisse mit diesem Modulbereich fasst Dirk Müller von der LGA – Landesgewerbeanstalt Bayern wie folgt zusammen: „Der Firma abacon abp solution gelang es, eine Versandverwaltung für digitale (und auch analoge) Gebührenrechnungen in GBIS.Net zu integrieren, welche alle Rechnungsdokumente mit den zugehörigen Anhängen und Nachweisen zusammenführt, automatisch X/eRechnungen erstellt, eine moderne XML-Schnittstelle zur FIBU bedient und eine Dokumentenverwaltung beinhaltet. Ein besonderes Highlight ist das Modul zur Versandverwaltung. Dabei wird das Versandmanagement im Stil von „Kanban-Boards“ visualisiert. Ein Kanban-Board ist eine nach Spalten organisierte Projekttafel, die den Arbeitsablauf repräsentiert. Dabei steht jede Spalte für eine Arbeitsphase. Die einzelnen Rechnungsentwürfe bewegen sich von Spalte zu Spalte, bis sie erledigt sind. Diese Methode steuert auf perfekte Weise den Arbeitsfluss und schafft Klarheit über die festgelegten Prozessregeln. Wir hoffen, dass diese nun im Rechnungsversand etablierte Methode auch bei anderen Versandprozessen Einzug halten kann, eventuell erweitert mit implementierten Feedbackzyklen.“

Aufwandsnachweise
Die leistungsgerechte Erstellung und Verfolgung abgerechneter Leistungen ist für Stundennachweise teilweise sehr aufwendig und zeitraubend. Eine automatisierte Lösung mit punktuellen Eingriffsmöglichkeiten kann hierbei große Arbeitserleichterung bringen. Auf der Basis der vom Mitarbeiter erfassten Projektstunden sollen nach verschiedenen Kriterien die Aufwandsnachweise automatisiert erstellt, kontrolliert und digital versendet werden.  

Diese Überlegungen zur Entwicklung und Einführung des Modulbereichs fasst Michael Perla von Haumann + Fuchs Ingenieure AG wie folgt zusammen: „Unser Ingenieurbüro zählt seit Jahrzehnten mehrere Firmen, insbesondere aus dem Chemiebereich, zu seinen Stammkunden. Neben mittleren und größeren Projekten bearbeiten wir für diese pro Jahr mehrere Dutzend Kleinprojekte nach Zeitaufwand. Die Projektleiter auf der Auftraggeberseite wünschen hier die regelmäßige Einreichung der Aufwandsnachweise (z.B. 2-wöchentlich) um die Planungskosten unter Kontrolle zu haben. Je Auftraggeber fallen durchaus 30–40 Nachweise je Turnus an. Aufgrund der hohen Anzahl macht es deshalb einen erheblichen Unterschied, ob für die Erstellung eines Aufwandsnachweises 10—15 Minuten oder nur 2–5 Minuten erforderlich werden. Deshalb lag der Gedanke nahe, die „Knochenarbeit“ durch eine Teilautomatisierung erledigen zu lassen. Mit abacon abp solution wurde deshalb eine entsprechende Ergänzung erarbeitet und in GBIS.Net programmtechnisch umgesetzt.“  

„Als Ergebnis“, so Perla, „führt die inzwischen bereits implementierte Programmerweiterung deutlich zur angestrebten Zeitersparnis. Die Erstellung von 30 Aufwandsnachweisen ist, je nach mitarbeiterabhängiger Qualität der Stunden-Buchungstexte, durchaus in einer halben Stunde möglich. Eine weitere Vereinfachung bis hin zum automatisierten Versand der E-Mails wäre denkbar.“

Digitale Rechnungsprüfung und automatisierter Versand
Gleichzeitig kann die eRechnung auch in Verbindung mit der digitalen Rechnungsprüfung eingesetzt werden. Dabei wird eine von der Sachbearbeitung erstellte Rechnung elektronisch im System dem Verantwortlichen zugestellt und dieser mittels Nachrichtensystem in GBIS.Net darüber informiert (Rechnung und Nachricht nicht per E-Mail). Dadurch erhält der Mitarbeiter die Möglichkeit, die Rechnung digital zu überarbeiten oder freizugeben, und sie dann, falls gewünscht, an eine weitere Kontrollinstanz zu schicken. Dadurch entsteht ein digitaler Ablaufprozess zwischen den Beteiligten, der insbesondere die dezentrale Arbeit ermöglicht bzw. unterstützt. Am Ende der digitalen Prozesskette erfolgt der zeitgesteuerte automatisierte Versand der Rechnung einschließlich anhängender Dokumente und die Archivierung zur späteren Verfolgung der Versandvorgänge.  

Mike Hartmann vom Ingenieurbüro FUCHS, bei dem dieser Modulbereich seit längerer Zeit im Einsatz ist, beschreibt die dadurch erreichten Ergebnisse wie folgt: „Der digitale Rechnungsversand ist bei uns seit mehreren Jahren im Einsatz und wurde aufgrund der Anforderungen der Deutschen Bahn auch entsprechend auf XRechnung umgestellt. Vorteilhaft für uns ist die Genehmigungskette, welche sich eindeutig nachvollziehen lässt und auch die Möglichkeit der Änderungen zulässt. Wir haben bei uns auch unterschiedliche Rechnungsvorlagen im Einsatz, da wir teilweise mit Arbeitsgemeinschaften zusammenarbeiten. Vom System können wir hier sehr gut die unterschiedlichen Formulare auswählen. Der digitale Rechnungsversand lässt sich auch anhand eines Archivs direkt im Programm sehr gut nachvollziehen.“ 

Durch zusätzliche innovative Ideen vom Ingenieurbüro FUCHS wurde auch der weitere projektbezogene Schriftverkehr in die digitale Prüfung und den automatisierten Versand einbezogen. Auslöser dabei war auch die Idee, versendete Dokumente auf einen Rücklauf hin verfolgen zu können. Dabei wird einer Dokumentenart eine Rücklauffrist zugeordnet. Erfolgt der Rücklauf innerhalb dieser Frist, kann auf einfache Art die Rücklaufverfolgung ausgebucht werden. Eine automatisierte Überwachung kontrolliert anstehende nicht erfolgte Rückläufe und macht den betreffenden Mitarbeiter darauf aufmerksam.

www.abp-software.de 
www.ingenieurgruppe-bauen.de
www.iga.de
www.haumann-fuchs.de
www.ib-fuchs.com