Bei Kosten stets den Überblick behalten

Software zur kaufmännischen Projektabwicklung

Bauplaner 7-8/2021
Software
Hard- und Software
Ingenieurbüro
Als Familienunternehmen feiert Duschl Ingenieure in Rosenheim 2021 das 50-jährige Bestehen. Das Leistungsspektrum umfasst die TGA für Heizung, Lüftung, Sanitär, Kälte, Elektroplanung wie Starkstrom, Fernmelde- und informationstechnische Anlagen und Gebäudeautomation sowie das weite Feld der Energietechnik. Eine Abteilung bearbeitet Sonderprojekte wie Machbarkeitsstudien oder BHKW. Bauvorhaben mit hohen Summen sind an der Tagesordnung

Gegründet wurde das Büro von Gerhard Duschl, die beiden Söhne Andreas und Hanns Duschl sind in der Geschäftsführung bzw. als Planer und Projektleiter im Büro tätig. In der Zentrale in Rosenheim steuern über 130 Mitarbeitende zum Erfolg bei, weitere Büros bestehen in Gießen, Chemnitz, München, Hamburg und Nürnberg.  

Um bei den vielfältigen Projekten stets die Übersicht über alle Kosten zu haben, nutzt das Ingenieurbüro Orca AVA. Die Software ist die zentrale Drehscheibe für das gesamte Kostenmanagement. „Für mich ist Orca AVA ein Instrument zur kaufmännischen Projektabwicklung“, sagt Michaela Widmann, Projektassistentin bei Duschl Ingenieure und verantwortlich für den Einsatz des Programms im Büro. Die Anwender Bild: ORCA Software/Duschl Ingenieure bei Duschl Ingenieure sind „Poweruser“: Kostenschätzung, Kostenberechnung, Aufteilung auf Vergabeeinheiten mit Ermittlung der Budgets, LV, Vergabe, Preisspiegel, rechnerische Angebotsprüfung, Aufträge, Nachtragsmanagement, Aufmaß- und Regieeingabe, Rechnungsfreigabe, Kostenverfolgung – das alles leistet die Software täglich für die Planungs- und Projektabteilung. 

Musterprojekt gibt Workflow vor
Ein Projekt startet mit einer Kostenschätzung in der Leistungsphase 2. Duschl Ingenieure legen Wert auf eine konsequente Struktur und den durchgehenden Workflow. Michaela Widmann:  „Wir haben uns einen Standard erarbeitet, wie wir Projekte in Orca organisieren. Bei Abwesenheit können wir uns jederzeit vertreten.“ Mit eigenen im Programm angelegten Layouts hat sich das Ingenieurbüro die Möglichkeit geschaffen, den Auftraggebenden Auswertungen mit eigener Logik und Projekthandschrift zu präsentieren. Bevor Widmann im Büro eine neue Version an ihre Kolleginnen und Kollegen ausrollt, prüft sie, ob die für Duschl Ingenieure angepassten Layouts noch funktionieren. Sie testet zugleich die neuen Funktionen eines Versionsupdates. Vor der Installation erhalten die Teammitglieder eine interne Schulung. So profitieren alle Beteiligten von der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Software: die Anwendenden, das Ingenieurbüro, die Auftraggeber- und die Bauherrschaft.  

Steigt Michaela Widmann in ein Projekt ein, sieht man schnell, dass das Musterprojekt den Workflow vorgibt, Zeit- und Abstimmungsverluste werden vermieden, auch neue Kolleginnen und Kollegen sind schnell eingearbeitet. In der Orca AVA EE, von der das Büro 22 Lizenzen im Einsatz hat, sind vonseiten der Software zehn Kontenrahmen hinterlegt. Diese wurden spezifiziert: Es gibt zwei Kontenrahmen für die DIN 276, einen für die Leistungsbereiche, einen für die Nachtragsbearbeitung. Der Kontenrahmen 5 wird genutzt, um die Anrechenbarkeit   bei Nachtragsangeboten zu definieren. In der Position werden die Leistungsphasen der HOAI hinterlegt, für die ggfs. zusätzliches Honorar generiert werden kann. Für das Kostenmanagement im Projekt gibt es noch den Kontenrahmen 6, der eine Übersicht nach einzelnen Bauabschnitten oder Bauteilen ermöglicht – von der ersten Kostenschätzung bis zur Kostenfeststellung.  Ist innerhalb dieser Struktur und Gliederung eine Kostenschätzung erstellt, geht diese an die Auftraggebenden. Nach der  erfolgreichen Abstimmung wird aus der Kostenschätzung eine Kostenberechnung in der LPH 3, die auch als Basis für die Honorargrundlage dient. Nach der Freigabe der Kostenberechnung durch die Bauherrschaft werden die Kosten auf die verschiedenen Vergabeeinheiten aufgeteilt. Die Wünsche und Vorgaben der Bauherrschaft kann einfach berücksichtigt werden. Zum Beispiel kann für Elektroarbeiten ein gesamtes LV erstellt werden oder je eine separate Ausschreibung für Stromversorgung, Gefahrenmeldeanlagen, Medientechnik oder Blitzschutz. Der genehmigte Stand wird in Orca AVA dokumentiert. Im gesamten voranschreitenden Projekt- Workflow bleibt die Struktur erhalten. Die Mitarbeitenden der Planungsabteilung behalten die Summe des Schätz-LV im Blick, ein Kostenvergleich zum Ist-Stand ist jederzeit möglich. Bemerkt man eine Budget- oder Kostenüberschreitung, kann man rechtzeitig in den Austausch mit den Auftraggebenden gehen.  

Nach der Fertigstellung der Leistungsverzeichnisse werden diese auf eine Vergabeplattform gestellt oder per E-Mail an die Anbieter verschickt. Die Angebote gehen über die GAEBSchnittstelle in Orca AVA zurück. Der nächste Schritt ist die rechnerische Prüfung der Angebote. Über die Seitenansicht "Angebote Bietervergleiche" wird der Preisspiegel erstellt. Falls noch eine Preisaufklärung notwendig ist, weil zum Beispiel ein Angebot nicht vollständig eingepreist wurde, ist das in der Ansicht schnell gefunden.  

Hat die Bauherrschaft die Aufträge erteilt, werden für die einzelnen Gewerke die entsprechenden Angebote in den Bereich Aufträge der Software übernommen. Eventuelle Nachtragsangebote werden über das Nachtragsmanagement direkt im Auftrag erfasst. Im Bereich Aufmaßprüfung werden alle Aufmaße und Regienachweise eingepflegt. Mit der Rechnungsfreigabe der Schlussrechnung ist ein Projekt durchgängig bearbeitet. 

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