Die Digitalisierung des Büros

Grundlegende Veränderung der Arbeitswelt

Bauplaner 7-8/2021
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Wie können zukünftig Büroflächen flexibel und zugleich wirtschaftlich effizient gestaltet und betrieben werden? Wie lassen sich dynamische und moderne Bürokonzepte nahtlos in den Alltag von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern integrieren? Herausfordernde Fragen, auf die die Digitalisierung wesentliche Antworten gibt

Durch die Corona-Pandemie wurde die Digitalisierung der Arbeitswelt immens beschleunigt. Sie gestaltet maßgeblich die Zukunft, bietet neue Möglichkeiten in Sachen
Bild: Bene GmbHRemote-Work und Homeoffice und ist zugleich der Schlüsselfaktor für eine sichere Rückkehr ins Büro. Denn sowohl die aktuellen Herausforderungen wie physische Distanzierung und Hygienemaßnahmen als auch die zunehmende Agilität der Arbeitswelt erfordern neue Bürokonzepte für die Zeit während, aber vor allem nach der Pandemie. Als Spezialist für die Gestaltung und Einrichtung von zeitgemäßen Büro- und Arbeitswelten hat Bene deshalb in Kooperation mit dem Softwarehersteller Thing-it und dem Full-Service-Dienstleister GMS Global Media Services das „Smart Office by Bene“ entwickelt: eine digitale Lösung, die Büroflächen ganzheitlich optimiert.

Nutzerorientiert durch digitale Lösungen
„Dank der neuen, smarten Technologien können wir das Büro effizienter, intelligenter und nutzerorientierter gestalten“, erklärt Michael Fried, Geschäftsführer für Sales, Marketing und Innovation bei Bene, das Konzept. „Mit Smart Office by Bene haben wir ein datengetriebenes Büro entwickelt, das mitlernt und so zahlreiche Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bietet.“ So können Mitarbeitende zum Beispiel per App oder Web flexibel und unkompliziert Parkplätze sowie Arbeits- und Besprechungsräume reservieren und buchen. Darüber hinaus bietet die Lösung noch viele weitere Möglichkeiten, die individuell nach dem Wunsch der Kundschaft konfiguriert werden können. Das damit optimierte Nutzungserlebnis führt in der Folge zu einer Produktivitätssteigerung und einner verbesserten Wirtschaftlichkeit der Büroflächen. Wesentlicher Faktor ist dabei unter anderem die Erfassung der Arbeitsplatzauslastung. „Dieser Anwendungsfall ist auch als ‚Occupancy‘ oder ‚Desk Tracking‘ bekannt und wird verstärkt eingesetzt“, erklärt Klaus Berberich, Geschäftsführer von Thing-it. „Denn dadurch verbessert sich einerseits die Wahrnehmung der Nutzer im Gebäude und andererseits werden erhebliche Einsparungen für das Unternehmen erzielt.“ Besondere Aufmerksamkeit hat das Desk Tracking speziell durch Covid-19 und die damit einhergehenden notwendigen Hygienemaßnahmen in Bürogebäuden erhalten.

Ganzheitliche Lösung aus einer Hand
„GMS hat sich auf individuelle Systeme in der Arbeitsplatzorganisation spezialisiert. Gemeinsam mit dem Büroexperten Bene und der Thing-it Plattform begleiten wir jedes Projekt als Smart-Office-System-Integrator ganzheitlich. Von der Planung über die Umsetzung bis hin zur Überwachung aller Technologien im laufenden Betrieb. Dazu gehört unter anderem die umfassende Konzeption und Implementierung der Systeme sowohl in Neubauten als auch bei Modernisierungen“, so Tobias Enders, Geschäftsführer von GMS Global Media Services. Darüber hinaus übernimmt der Dienstleister die kontinuierliche Unterstützung während der Nutzungsdauer der Systeme.

Sensor-Intelligenz ermöglicht exakte Flächenanalysen
Da viele Unternehmen auf Open Space und Activity Based Working umgestellt haben, sind die meisten Arbeitsplätze nicht mehr fest Mitarbeiter*innen zugewiesen. Moderne Bürokonzepte zeichnen sich stattdessen durch mehr Gemeinschaftsflächen aus, die flexibel genutzt werden können und sich den vielfältigen Anforderungen der Nutzenden anpassen. Im Smart Office by Bene erfolgen zudem Messungen mit Sensoren und eigener Software, die die Daten zur Arbeitsplatzauslastung personenunabhängig erfassen. Dabei stellt sich schnell heraus, welche Arbeitsbereiche frequentiert werden und welche nicht.

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