Digitalisierung – das Planungsbüro der Zukunft

Zielführende Weiterentwicklung mit Kunden

bauplaner 09/2018
In einem Arbeitskreis „Vision und Praxis“ wird bei der wiko Bausoftware GmbH seit drei Jahren gemeinsam mit namhaften Kunden eine Strategie und Plattform für die weitere Digitalisierung der Geschäftsprozesse, und damit für das Planungsbüro der Zukunft entwickelt. Ziel des Arbeitskreises ist die Entwicklung einer homogenen und möglichst redundanzfreien Methodik und Systemlandschaft, welche die Transparenz und Werkzeuge für die Steuerung der Projekte und des Unternehmens bietet. Eine zentrale Herausforderung hierbei ist, die Brücke zwischen den kaufmännischen und technischen Mitarbeitern zu schlagen. Wesentlicher Bestandteil dabei ist auch ein Portal, welches alle Projektbeteiligten in die Geschäftsprozesse des verantwortlichen Objektplaners einbezieht.

Für die Steuerung des operativen und fachlichen Projektgeschäftes werden heute im Architektur- und Ingenieurwesen viele unterschiedliche Teillösungen eingesetzt. Dies hat zur Folge, dass Daten von einer Anwendung in die nächste übertragen werden müssen.

Schon die internen Projektbeteiligten und das Management erhalten unterschiedliche Informationen, die oft auch nicht den aktuellen Stand widerspiegeln. Der Erfassungs- und Pflegeaufwand hierfür treibt die administrativen Zeiten und Kosten in die Höhe, die mangelnde Transparenz und Aktualität führt zu hohen Effizienzverlusten und Fehlentscheidungen.

Eine so heterogene Systemlandschaft führt zu hohen unternehmerischen und datenschutzrechtlichen Risiken.

Es ist sehr schwierig, qualifizierte Mitarbeiter zu finden. Deshalb muss die Digitalisierung und Durchgängigkeit der Prozesse die schon vorhandenen Ressourcen so entlasten, dass mehr Zeit für die produktive Projektarbeit übrig bleibt.

Bei Projektstart konnten die ersten Vorversionen der webbasierten neuen wiko-Generation bereits als Arbeitsgrundlage bereitgestellt werden.

Damit waren ideale Voraussetzungen gegeben, einerseits den Praxisbezug der Lösungsansätze zu gewährleisten,andererseits die Anforderungen bezüglichstandor tübergreifendem und mobilem Arbeiten und der Internationalisierung zu erfüllen.

Als anspruchsvolle Aufgabe hatte sich recht bald herausgestelt, sowohl die Projektmitarbeiterin ihrem Tagesgeschäft optimal zu unterstützen als auch alle rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Standards wie zum Beispiel GoBD, DS-GVO, HOAI, HGB oder internationale Bewertungsmethoden sicherzustellen.

Im Ergebnis sollen die Administration gestrafft und die knappen Ressourcen gezielter in die Projektaufgaben und Wertschöpfung eingebunden werden.

Für die Zukunft entwickelt

Das Planungsbüro der Zukunft benötigt ein ERP (Enterprise Resource Planning) System,welches die Wertschöpfungskette aus den Projekten in den Mittelpunkt stellt und diese mit den Systemen des Controllings und Rechnungswesens verbindet.

Hierfür wurde wiko zum ERP-System für Planer ausgebaut (Abb. 1).

So wurde im Arbeitskreis ein Idealmodell erarbeitet, wie eine durchgehende Prozess und Systemlandschaft für die Projektsteuerung, das Projekt- und Ressourcenmanagement, das Projektcontrolling sowie die Einbindung der betroffenen Fachanwendungen aussehen soll.

Hierbei war auch die standort übergreifende Bearbeitung von Projekten ein wesentlicher Aspekt (Abb. 2).

Als Ergebnis steht mit der neuen rein webbasierten wiko Generation heute eine sehr umfassende Lösung für das Planungsbüro zur Verfügung, die viele der genannten Anforderungen bereits erfüllt.

Projektaufträge und -controlling

Zentraler Baustein sind die Projektaufträge und das Projektcontrolling.

Alle wirtschaftlichen Aspekte von der Projektanbahnung bis zum Projektabschluss werden durchgängig gesteuert. Es können beliebige Projektstrukturen und Auftragsformen abgebildet werden.

Die HOAI-Integration, stufenweise Beauftragung, Werkverträge, Nachtragsmanagement, die Abbildung von Niederlassungen und Abteilungen etc. unterstützen die Besonderheiten des Planungsbetriebes.

Modular kann die Funktionalität zum Projekt-und Ressourcenmanagement erweitert werden. Damit steht schon ein durchgängiges und wirkungsvolles Instrument zur internen Steuerung der Projekte und des Unternehmens zur Verfügung.

Officemanagement

Ein innovatives und ebenfalls rein webbasiertes Dokumentenmanagement und E-Mail-System erweitert diese Basis zum Officemanagement.

Dokumentenvorlagen, wie Checklisten oder Phasenabschlussberichte, unterstützen die Projektsteuerung und Dokumentation; ein integriertes E-Mail-System erlaubt eine praxisgerechte Kommunikation und Dokumentenverteilung.

Die OCR-Texterkennung aller Dokumenteninhalte unterstützt eine performante Schlagwortsuche, dennoch können alle Dokumente Projekten, Adressen und virtuellen Ablagepfaden zugeordnet werden.

Dies ergibt ein modernes Experten- und Knowledge-System,welches die Qualität und Effizienz im Bürobetrieb sicherstellt. Alle Informationen stehen sofort zur Verfügung.

Baustellendokumentation und Mängelmanagement

Als weiterer Baustein kann nun ein Modul für Baustellendokumentation und Mängelmanagement integriert werden. Wichtige Projektinformationen und auch Pläne können z.B. mit dem Tablet des Bauleiters synchronisiert werden und stehen damit auch offline auf der Baustelle zur Verfügung.

Vor Ort können alle Baustelleninformationen aufgenommen und dokumentiert werden. Eine Mängelerfassung und Verortung im Plan mit Zuordnung von BildVideo und Sprachaufnahmen sowie der Verantwortungen,Termine und Aufgaben sichern eine ordnungsgemäße Bauüberwachung und die nachfolgende Mängelbeseitigung.

Umfassende Lösung

Weitere Bausteine wie Unternehmens- und Bereichscontrolling (Abb. 3), Mehrwährungsfähigkeit, Gantt-Projektsteuerung und Portfoliomanagement und ein leistungsfähiger Reportgenerator machen wiko heute bereits zur umfassenden Lösung für das zukunftsfähige Büro.

In wiko können Objekte und Maßnahmen mit allen Beteiligten angelegt und hieraus Ausschreibungsprojekte in einer innovativen Weblösung generiert werden. Alle Bieter können ihre Angebote in einem direkten Webzugang erstellen. Die Kostengruppen, z.B. nach DIN 276, können in einer Zuordnungsmatrix mit ihren voll- und teilanrechenbaren Anteilen, dem Wert mit zu berücksichtigender Bausubstanz etc. den verschiedenen HOAI-Leistungsbildern zugeordnet werden.

Bei Freigabe eines neuen Kostenstandes werden automatisch alle Honorare, Projektauftragswerte wie auch die hiervon abhängigen Subunternehmervereinbarungen in einem Zuge automatisch aktualisiert. Dieses Verfahren sichert Honorare und eine erhebliche Arbeitsentlastung der knappen Personalressourcen.

wiko Business & Information Portal

Im Endausbau stellt „wiko BIP“ die innovative Lösung dar, um alle Projektbeteiligten auf einer gemeinsamen Plattform digital in die Informationen, Prozesse, Kommunikation und Projektsteuerung sowie Projektdokumentation einzubinden. Zur Zeit steht bereits ein Subunternehmermodul zur Verfügung; die Integration des Mängelmanagements und eine Dokumentenverwaltung ist in Realisierung.

Der verantwortliche Projektleiter entscheidet, welche Informationen er aus wiko den jeweiligen Projektbeteiligten zur Ansicht oder Bearbeitung zur Verfügung stellen will.

Diese werden auf einen sicheren Server im eigenen Haus oder bei einem Hostinganbieter gespiegelt. Subunternehmer können nun ihre Vertragspositionen, Aufgaben, Termine, Dokumente etc. direkt einsehen. Über das Portal können sie Leistungsstände, Abschlagsanforderungen oder Rechnungen anmelden, abgleichen und vereinbaren.

Eine integrierte Chatfunktion dokumentiert den Abstimmungsprozess. Damit ist automatisch bereits die fachliche und rechnerische Prüfung erfolgt. Mit Freigabe einer Subunternehmerrechnung sind alle Projekt- und Controllingdaten sofort aktualisiert.

Das Portal wird schrittweise weiter ausgebaut, um künftig z.B. auch die Projektsteuerer, Bauherren und weitere Projektbeteiligte einzubinden.

Integration des Rechnungswesens

Für bereits bestehende Buchhaltungssysteme in Unternehmen, wie z.B. SAP, DATEV, Unit4 oder Microsoft Dynamics, steht ein umfangreiches Schnittstellenset zur Verfügung.

wiko bietet jedoch auch ein voll integriertes Finanz- und Rechnungswesen, welches direkt per Webservice in das wiko Projektcontrolling,und damit in die gesamte Daten- und Prozessbearbeitung eingebunden ist.

So führt zum Beispiel die sachliche und rechnerische Prüfung von Subunternehmer-Eingangsrechnungen mit der Rechnungsfreigabe sofort und automatisiert zu den erforderlichen Buchungsvorgängen in der Finanzbuchhaltung.

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