Einführung eines modernen Datenmanagementsystems

Als die Ablageverwaltung überhand nahm

bauplaner 10/2019
Software

Der Diversität der Projekte von BBI INGENIEURE entsprechen auch die Projektlaufzeiten, Teamgrößen und nicht zuletzt Honorarvolumina. Diese Aspekte mussten bei der Auswahl von Managementsystemen für die vier Standorte des Unternehmens berücksichtigt werden. 

Die Ausgangssituation
Neben der „traditionellen“ Ablage schriftlicher Dokumente waren drei unterschiedliche Datenhaltungen im Einsatz:
1. E-Mail-Verkehr: Ein- und ausgehender E-Mail-Verkehr wurde unmittelbar rechtssicher archiviert und dann in öffentlichen Projektordnern archiviert. Bei größeren Projekten wurden Projekt-E-Mail-Adressen eingesetzt, die für eine automatische interne Verteilung sorgten.

2. Dateien: Sämtliche Dateien wurden mit standardisierten Dateinamen in systematisch gegliederten Projektordnern abgelegt.

3. Termine, Kontakte, Aufgaben: Bisher wurden alle Termine und Kontakte über Exchange- Server verwaltet. Die Aufgabenverwaltung wurde dabei komplett ausgereizt als „Workflow“-Ersatz genutzt. Die Rechteverwaltung wurde über das Active Directory beziehungsweise Benutzerkonten gesteuert.

Dieses System hatte sich in den letzten Jahren stetig weiterentwickelt, lief stabil und war – nicht zu vernachlässigen – im Team bekannt und akzeptiert.

Warum jetzt also ein Datenmanagementsystem (DMS)?
Die ständige Verschiebung der Projektaufgabe in Richtung elektronischer Kommunikation führte zu steigender Komplexität und Unübersichtlichkeit. Ein Wiederauffinden notwendiger Informationen erforderte die Suche in unterschiedlichen Ablagesystemen für Schriftverkehr, E-Mail und Dateien, im Fall von BBI INGENIEURE auch über Standorte hinweg. Hier stießen die bisherigen Systeme an ihre Grenzen. 

Die Auswahl
Gesucht wurde eine Software, die eine einheitliche, übersichtliche und möglichst automatisierte Dokumentenablage gewährleisten kann. Unabhängig davon, ob es ein gescanntes Schriftstück, eine Datei oder E-Mail ist. Dabei sollten die bislang genutzten Systeme möglichst reibungslos implementiert werden können. Dokumente und Informationen sollten möglichst automatisiert abgelegt und was zusammengehört auch schnell wiedergefunden werden. Gleichzeitig sollten Geschäftsprozesse, Vorgänge und Workflow im System abgebildet und standardisiert werden können. Gerade der letzte Aspekt erfordert ein Standardsystem und einen Hersteller, der bereit ist, auf individuelle Wünsche einzugehen und das System gemeinsam weiterzuentwickeln. Dabei ist die Auswahl eines Managementsystems (Organisationssystems) von besonderer Brisanz: ein umfangreiches Testen, wie beispielsweise bei Berechnungsprogrammen, ist kaum realisierbar. Ebenso ist die Korrektur einer Fehlentscheidung mit enormem, nicht nur finanziellem Aufwand verbunden. Eine langfristige Sicherstellung der Produktverfügbarkeit und Weiterentwicklung der Software ist unverzichtbar.

Besonderes Augenmerk: die „Exit-Möglichkeit“
Eines der zentralen Themen bei der Auswahl war eine mögliche „Exit-Strategie“: Wie ist ein Ausstieg aus dem gewählten System ohne Informationsverlust und ein Zugriff auf die Daten bei Ausfall der Software gewährleistet? Das Ingenieurunternehmen möchte jederzeit die Kontrolle über seine Daten behalten, ohne auf die Funktionsfähigkeit der Software angewiesen zu sein. Dieses Kriterium war für viele in die Auswahl einbezogenen Systeme ein K.O.- Kriterium. Entweder weil es überhaupt kein Tool dafür gibt oder dieses mit hohem Aufwand und/oder Kosten verbunden ist. 

Die Entscheidung für OfficeWare
Die Wahl fiel schließlich auf OfficeWare von der OfficeWare Information Systems GmbH. Neben eigenen Recherchen konnte man bei der Entscheidung auch auf die Erfahrungen von Kollegen wie ZM-I oder pbb zurückgreifen, die OfficeWare schon seit Jahren im Einsatz haben. OfficeWare legt sämtliche Daten unabhängig von der Dokumentenart im Dateisystem klar gegliedert ab. Lediglich die Metadaten werden im Datenbanksystem erfasst und verwaltet. „Neben der Nähe zu den bisher eingesetzten Systemen stellt dies die jederzeitige, von der Software unabhängige Zugriffsmöglichkeit auf ‚unsere Daten‘ sicher“, erklärt das Unternehmen. Ein weiterer Vorteil ist die Ausrichtung von OfficeWare mit einem Schwerpunkt auf die planenden Berufe. Branchenspezifische Besonderheiten werden in der Software gut abgebildet und sind den Entwicklern und Softwarebetreuern vertraut (Abb.3). 

Die Einführung
BBI INGENIEURE: „Nicht nur im Auswahlprozess sondern auch bei der Einführung ist die Unterstützung durch den Softwarehersteller von eminenter Wichtigkeit. Hier hatten wir von Anfang an das Gefühl, als Unternehmen ernst genommen zu werden. Unsere Wünsche und Anfragen wurden und werden auch im Rahmen der Einführung kompetent und zeitnah beantwortet. Der Kontakt unserer IT mit den Betreuern bei OfficeWare ist eng und vertrauensvoll. Die Umstellung von einem bewährten und im Mitarbeiterteam gewohnten System erfordert eine behutsame Vorgehensweise. Wir bei BBI INGENIERE haben uns entschlossen, das System in einem Top-down-Prozess einzuführen. Im Oktober 2018 haben wir zunächst mit der Einführung im Führungskreis begonnen. Dabei wurden überwiegend Geschäftsprozesse aus dem Bereich der Akquisition und Verwaltung übernommen. Es zeigten sich schnell die Vorteile gegenüber der bisherigen Abwicklung über Aufgaben in Exchange. So ist endlich ein Arbeiten im Team an einem Vorgang möglich. Seit Anfang 2019 haben wir das komplette Vertragsmanagement auf OfficeWare umgestellt. Deutliche Vereinfachungen und Synergieeffekte ließen sich auch hier schnell erreichen. Gleichzeitig schulten wir daran in Vorbereitung auf die meist terminkritischen „produktive“ Projekte unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Die Projektabwicklung in OfficeWare erforderte zunächst einen Mehraufwand, da die Anpassung von Vorgangsgruppen, -typen, zugeordneten Dokumentarten und Workflow auf unser bisheriges System Zeit und vor allen Dingen auch Umdenken erforderte. Wir mussten erst noch lernen, unsere bisherigen Systeme zu vereinfachen, da beispielsweise die extrem detaillierten Projektordner in der Dateiablage durch die Eigenschaften und Sortierfunktionen des DMS in weiten Teilen überflüssig wurden. Dem weniger strukturierten Nutzer stellt OfficeWare einen gut gefüllten Baukasten an Standardelementen zur Verfügung. Seit Oktober 2018 laufen unsere Pilotprojekte. Die positiven Erfahrungen nutzten wir, um die letzten Anpassungen vorzunehmen und konnten Anfang 2019 mit der ‚flächendeckenden‘ Einführung beginnen.“

www.officeware.de 
www.bbi-ingenieure.de

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