Gelungene Integration von IT-Systemen

Alle Projektinformationen in einem Dashboard

bauplaner 04/2021
Software

Viele IT-Lösungen für Bauprojekte verankern Unternehmensdaten fest im System. Den Firmen wird damit ein Ausstieg drastisch erschwert. Und damit nicht genug: Auch die Lizenzmodelle, die sich oft über mehrere Jahre erstrecken und sich ohne Kündigung unentwegt verlängern, erfordern eine umfassende, strategische Umsatzplanung. Dass mittelständische und kleine Unternehmen damit oft überfordert sind, wird von den Herstellern leider meistens übersehen.

Zeit ist Geld. Ganz besonders in der Bauindustrie. Wer heute noch nicht digital plant und baut wird irgendwann abgehängt, so die Prognose zahlreicher Studien. Doch so einfach gestaltet sich ein Ein- bzw. Umstieg in die virtuelle Welt nicht. Vor allem nicht für kleinere Ingenieur- und Architekturbüros oder auch für mittelständische Bauunternehmen. Neue Softwarelösungen kosten Geld. Dazu kommt die Einarbeitung der Mitarbeiter und – je nach Art der Software, die eingeführt wird – die Gestaltung neuer Prozesse und Strukturen. Erweist sich dabei die IT-Lösung nach wenigen Jahren als nicht zeitsparend und zielführend, dann stehen die Unternehmen oft noch vor einem anderen, nicht geringeren Problem.

Wissensmanagement mit Hindernissen
So versprechen etwa Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) und CRM-Software (Customer Relationship Management) gleichermaßen, dabei zu helfen, das über Jahre aufgebaute Wissen einer Firma sinnvoll an einem Ort zu bündeln und mit Hilfe von Workflows den Mitarbeitern besser und schneller zugänglich zu machen. Das Ziel: Alle sollen von einem gemeinsamen Wissenspool profitieren. Bei vielen IT-Lösungen sind solche Daten allerdings fest im Softwaresystem verankert und können nicht, beispielsweise mit Hilfe eines Tabellenkalkulationssystems, wieder aus der Software herausgezogen werden. Kurzum, der Ausstieg gestaltet sich oft noch problematischer als die Einführung, denn das gesammelte Wissen, von dem man über Jahre profitieren möchte, ist am Ende gar nicht mehr zugänglich. Ganz bitter kann es für Unternehmen dann werden, wenn der Support für ein älteres IT-System nicht mehr gewährleistet ist und ein schneller Umstieg auf eine andere Lösung damit unausweichlich wird.

Arbeiten mit gewohnten Prozessen und IT-Systemen
„Der Zugriff auf eigene Informationen sollte prinzipiell nicht davon abhängen, ob eine Software das erlaubt“, erklärt Thomas Schaefer, Head of Business Development DACH beim Softwareanbieter Newforma. „Aus diesem Grund ist unsere IT-Lösung so konzipiert, dass das Unternehmenswissen systemunabhängig konserviert und für sämtliche täglichen Arbeiten genutzt werden kann. In der Praxis bedeutet das, dass unsere Kunden mit ihren gewohnten Systemen, etwa Microsoft Office, ganz normal weiterarbeiten und unsere Lösung dann zu Hilfe kommt, wenn diese benötigt wird“. So umfasst die Software für Projektinformationsmanagement (PIM) eine intelligente Suche. Projektbezogene Informationen aller Art lassen sich beispielsweise über den Kontext in E-Mails finden. Das können Besprechungsprotokolle, PDF-Dateien oder Pläne sein. Sollen Informationen mit Partnern geteilt werden, kommt Info Exchange zum Zuge. Ein Tool, mit dem sehr große Datenmengen ganz einfach mit anderen Projektbeteiligten geteilt werden können. Abgelegt sind die Informationen dabei nach wie vor an der Stelle im Unternehmen, an der sie der Nutzer selbst platziert hat. Ein separater Import von Daten ist nicht erforderlich.

Effizient mit Partnern zusammenarbeiten – auch ohne eigenen Projektraum
Newforma vereinfacht die Zusammenarbeit außerdem dadurch, dass auch die Zuteilung von einzelnen Aufgaben im gesamten Team über die Software organisiert werden kann. Auf diese Weise bringt die Lösung einige wenige Vorteile einer CDE-Lösung (Common Data Environment) mit. Wünscht ein Unternehmen eine komplett eigene Projektraum- Lösung für sämtliche Unternehmensinformationen, so ist das zwar bei vielen Herstellern technisch realisierbar, hat jedoch auch ihren Preis. „Mit Newforma hingegen ist keine zusätzliche, eigene CDE-Lösung erforderlich, um gemeinsam mit Partnern an Bauprojekten zusammenzuarbeiten“, konstatiert Schaefer.

Flexibles Lizenzmodell
Der Softwarehersteller hat es sich zur Aufgabe gemacht, eine Lösung zu offerieren, die so flexibel ist, dass sie sich sowohl für Konzerne, als auch für mittelständische und kleine Büros eignet. Und genauso ist auch das Lizenzmodell der PIM-Software gestaltet. Firmen können, je nach individueller strategischer Planung und Unternehmensgröße, zwischen einem Drei- oder Einjahresvertrag wählen. Im Unterschied zu vielen anderen Abonnements verlängert sich diese Vereinbarung zwischen Newforma und dem Unternehmen nicht automatisch. Nach einem Jahr entscheidet das Planerbüro oder Bauunternehmen dann selbst, wie der Vertrag optimalerweise anzupassen ist. „Im Unterschied zu vielen anderen Unternehmen bieten wir unseren Kunden hier größtmögliche Flexibilität“, so Schaefer. „Unsere Kunden schätzen diese sehr, genauso wie die Möglichkeit, auf Wunsch unmittelbar aussteigen zu können und dabei keine Unternehmensinformationen zu verlieren. Insbesondere in der aktuellen Zeit wird das sehr begrüßt, da kleinere Unternehmen meistens nicht vorausschauend über mehrere Jahre planen können. Mit Newforma bekommen sie ein IT-System, das immerzu an die aktuellen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden kann“, fasst Thomas Schaefer zusammen

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