Höhere Transparenz und mehr Bewerbungen

Von digitalem Bewerbungsmanagement profitieren

Deutsches Ingenieurblatt 10/2020
Management

Laut dem „Digitalisierungsindex Mittelstand 2019/2020“ beschäftigt sich die deutsche Baubranche zwar zunehmend mit der Digitalisierung, liegt aber immer noch knapp unter dem branchenübergreifenden Durchschnitt. In der aktuellen Studie liegt das Baugewerk bei 52 von 100 möglichen Punkten. Allerdings gilt das vor allem für Betriebe mit mehr als 50 Mitarbeitern. Die kleineren Betriebe tun sich dagegen eher schwer.

Bei der Digitalisierung in der Baubranche geht es vor allem um Building Information Modeling (BIM). Denn durch Fehlervermeidung und Effizienzsteigerung könnten bis zu zehn Prozent des Jahresumsatzes mehr erzielt werden. Doch der Einsatz von Software muss nicht gleich mit tiefgreifenden Prozessveränderungen und hohem finanziellen Aufwand verbunden sein. So führte die Adolf Lupp GmbH & Co KG. vor knapp zwei Jahren ein digitales Bewerbermanagement ein. Personalchef Lothar Neckermann schätzt inzwischen die immense Transparenz im Bewerbungsprozess von potentiellen Mitarbeitern: „Ich sehe, an welcher Stelle ein Bewerber im Prozess steht, welche Führungskräfte bereits eine Beurteilung abgegeben haben oder ob die Einladung zum ersten Gespräch schon raus ist“.
Mitte 2018 entschied sich das Unternehmen für eine Software, die speziell für Mittelständler entwickelt wurde. Auch deshalb war ab dem ersten Gespräch neben Neckermann auch der zuständige Geschäftsführer Matthias Kaufmann überzeugt: „Die technische Kompetenz, die sich in der klar strukturierten und einfach zu handhabenden Software zeigt, hat uns ebenso beeindruckt wie das fachliche Wissen über verschiedene Aspekte des Rekrutings“. Inzwischen gehören der Geschäftsführer und der Personalchef zu einem kleineren Kundenkreis des IT-Dienstleisters, der sich regelmäßig trifft und sich intensiv rund um das Thema Rekruting austauscht. So kommt der Personaler mit neuen Ideen in den Betrieb zurück, gleich ob es um die Stellenausschreibung geht, wichtige Fragen im Bewerbungsgespräch oder pfiffige Einfälle im Umgang mit den 650 Mitarbeitern.
Die Knobel Bau-Gruppe aus dem badischen Hartheim – ein kleineres Bauunternehmen mit rund 100 Mitarbeitern – arbeitet erst seit Anfang des Jahres mit derselben Software. Manchmal sucht Kathrin Maul eine spezielle Programmfunktion: „Ich konnte bei der Online-Schulung noch nicht teilnehmen“.
Dass der Service eine hohe Erreichbarkeit und Kompetenz besitzt, schätzt sie deshalb sehr. Obwohl alles noch in Bewegung ist, freut sie sich, dass sie schon so schnell deutlich mehr Bewerbungen auf ihre verbesserten Stellenausschreibungen bekommt, gleich ob es Bauleiter sind oder Baugeräteführer. Auch die Arbeitsabläufe sind besser organisiert. „Ich spüre wirklich Rückenwind“, so die Personalerin – sie spart Zeit, weiß, dass alles an einem Ort abgelegt ist, hat eine höhere Transparenz und sie schätzt den höheren Datenschutz.

Die Stapel sind verschwunden

Ein großer Vorteil der Digitalisierung ist im Büro von Lothar Neckermann unmittelbar sichtbar: Es liegen keine Stapel von Bewerbungen auf seinem Schreibtisch. „Wir bekommen inzwischen 60 bis 70 Prozent der Bewerbungen digital. Tendenz deutlich steigend“, erklärt der Industriekaufmann und Betriebswirt, der seit 1983 bei Lupp im hessischen Nidda arbeitet. So können sich Interessenten direkt über die Unternehmens-Homepage bewerben und viele Kandidaten kommen über Jobportale. Das ist ein wichtiges Resultat aus der Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter. Die restlichen Bewerbungen scannt seine Kollegin so schnell wie möglich ein und schließt die Papierunterlagen dann weg. „In puncto Datenschutz sind wir auf dem besten Stand und fühlen uns vollkommen sicher“, sagt Matthias Kaufmann, Fan schlanker Prozesse, denn alle Daten sind auf einem sicheren externen Server des IT-Dienstleisters gehostet.
Nach einer ersten Vorauswahl in der Personalabteilung bekommt einer der 16 zuständigen Bereichsleiter die Bewerbungen, zudem können die drei Geschäftsführer alle Bewerbungen sichten. „Wir haben den Beteiligten die Software innerhalb einer halben Stunde erklärt“, erzählt Neckermann. Das Programm ist auch für „Selten-Nutzer“ so klar strukturiert und einfach zu bedienen, dass er oder seine Kollegin im Alltag lediglich hin und wieder Hilfestellung geben müssen. Gibt es von den Fachabteilungen ein Go, laden Geschäftsführung und Personalabteilung zu einem ersten Bewerbungsgespräch. Sind die danach weiterhin von dem Kandidaten überzeugt, nehmen die entsprechenden Bereichsleiter an dem zweiten Gespräch teil.
Acht bis zehn Stellen hat Lupp immer ausgeschrieben, etwa für Bauingenieure oder Azubis. Dazu kommen pro Jahr durchschnittlich weiter zehn Stellen hinzu. So bearbeitet die Personalabteilung pro Jahr etwa 900 Bewerbungen. Im vergangenen Jahr mit 50 Neueinstellungen waren es allerdings deutlich mehr. Das Programm war von Anfang an gezielt auf die Arbeitsabläufe von Lupp abgestimmt. Im Alltag zeigen sich dann weitere Verbesserungsmöglichkeiten, die zeitnah in das Programm integriert und kontinuierlich weiterentwickelt wurden.

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