Neben einer guten Projektabwicklung und zufriedenen Kunden ist ein weiteres Ziel der geschäftsführenden Gesellschafter des 2004 gegründete TGA-Büros DTF Ingenieure aus Velbert dieses wirtschaftlich zu führen und eine hohe Umsatzrendite zu erzielen. Dazu ist betriebswirtschaftliches Denken und Handeln gefragt sowie exaktes Zahlenmaterial aufgrund dessen fundierte Entscheidungen getroffen werden können. Um das zu erreichen, führten die TGA-Planer schon 2005 eine Controllingsoftware ein.
DTF entwickelt und realisiert mit etwa 20 festangestellten und bis zu sieben freien Mitarbeitern technische Konzepte, die in die Gesamtarchitektur passen. Zu einem hohen Anteil sind die TGA-Planer für Kommunen bei Sport- und Freizeitbädern sowie Sport- und Mehrzweckhallen Ansprechpartner für Sanierungen, Modernisierungen und Neuanlagen – angefangen von kleinen Schwimmbädern über öffentliche Badeanstalten bis hin zu freizeitorientierten Großprojekten. Aber auch in Kindertagesstätten und Ganztagsschulen sowie Universitäten sorgen die Ingenieure der Versorgungstechnik für ein gutes Klima und schaffen damit die richtigen Voraussetzungen für optimales Lernen. Durch die interdisziplinäre Zusammenarbeit mit Architekten und weiteren Fachplanern können die Ingenieure ihren Bauherren auf sie abgestimmte Lösungen anbieten. Dabei deckt das Ingenieurbüro die gesamte TGA-Palette von Heizung, Lüftung, Sanitär, Klima, Elektro über MSR- und Gebäudeleittechnik bis hin zur Badewassertechnik ab.
Richtungsgebendes Instrument
Liquidität und Wirtschaftlichkeit stehen für die Geschäftsführung neben einer guten Projektabwicklung an oberster Stelle. Das Controllingprogramm „Kobold Control“ ist für Dipl.-Ing. Robert Jöres, geschäftsführender Gesellschafter und verantwortlich für die gesamte Finanzstruktur und wirtschaftliche Budgetierung sämtlicher Büroabläufe, das richtungsgebende Instrument dazu.
Zirka 30 bis 40 Projekte mit einer Projektlaufzeit von drei bis sechs Jahren bearbeitet das TGA-Büro. Da gilt es, jederzeit eine aktuelle Übersicht über die Projekte zu haben, um diese im geplanten Rahmen durchführen zu können. So budgetiert Robert Jöres bei der Anlage eines neuen Projektes mit der Software den erforderlichen Rahmen mit Blick auf die zur Verfügung stehenden Budgets und Stundenvorgaben sowie das Eigen- und Fremdhonorar.
Programm ermittelt Stundensätze
Damit die Controllingsoftware exakte Zeitvorgaben errechnen kann, sind korrekte Mitarbeiterdaten erforderlich. Das Programm ermittelt die Stundensätze auf Basis der Gehaltsdaten und Sollstunden. Daraus entsteht ein individueller Stundensatz für jeden Mitarbeiter, der mit dem Gemeinkostenfaktor beaufschlagt wird. Kobold Control ermittelt diesen automatisch über die Erfassung der Gesamtstunden und der Gemeinkosten. Der Gemeinkostenfaktor ist der Zuschlag auf den mitarbeiterbezogenen Stundensatz und ermöglicht eine Zurechnung der Gemeinkosten –Büromiete, Versicherungsbeiträge, Fahrzeugkosten, aber auch Rückstellungen für Investitionen und Versicherungsbeiträge – nach dem Verursachungsprinzip.
Ohne Stundendruck arbeiten
Wird das TGA-Büro mit einem neuen Projekt beauftragt, bespricht der zuständige Projektleiter mit seinem Team detailliert Aufgabenstellung und Leistungsumfang. Aus dem Auftragsvolumen verteilt auf die einzelnen Leistungsphasen errechnen sich die Stundenvorgaben für jeden einzelnen Mitarbeiter, die aber nicht unbedingt an diese weitergegeben werden. Geschäftsführer Jöres erläutert die Philosophie von DTF Ingenieure: „Unsere Mitarbeiter sollen in Ruhe ohne jeden Stundendruck ihren Tätigkeiten nachgehen können.“ Die Projektleiter überprüfen regelmäßig entsprechend dem Projektfortschritt die für die einzelnen Phasen und auch für das gesamte Projekt aufgewandten Stunden und erstellen einen Soll-Ist-Vergleich. Durch dieses Instrument ist das Unternehmen in der Lage, frühzeitig eventuelle Kostenüberschreitungen zu eruieren um dann gemeinsam mit dem Projektleiter entsprechende Maßnahmen zu treffen.
Vielfältige, übersichtliche Auswertungen
Sowohl Geschäftsführung als auch die Projektleiter können mit dem Programm übersichtliche Auswertungen über einzelne Leistungsphasen, Projekte, Projektgruppen und über das gesamte Büro abhängig von ihren Zugriffsrechten fahren. Soll-/Ist-Vergleiche, Erstellung von Zeitnachweisen, Reisekosten- und Fremdkostenerfassung und eine Einnahmen-/Ausgaben-/Liquiditätsplanung sind nur einige Beispiele der wesentlichen Merkmale. Geschäftsführer Robert Jöres dazu: „Die Controllingsoftware von Kobold bietet uns eine Vielzahl von Funktionen und über 100 verschiedene Auswertungen, ist aber trotz der Komplexität einfach zu bedienen.“
Am Jahresanfang lässt sich der Geschäftsführer die Honorarvorschau für die nächsten anderthalb Jahre erstellen. Diese listet auf, welche Aufträge für das kommende Jahr vorliegen oder ob und wann zu akquirieren ist. Aber auch Überkapazitäten sind ersichtlich. „In diesem Fall versuchen wir externe Mitarbeiter hinzuziehen oder die Leistungen so zu verschieben, dass ein vernünftiges Endprodukt gewährleistet ist – sofern der Bauherr damit einverstanden ist“, erläutert Jöres. Allerdings sei es schon mehrmals geschehen, dass wesentlich mehr Leistungen zu erbringen waren, als Personal zur Verfügung stand. „Dann haben wir nach Absprache mit den Mitarbeitern die wöchentliche Arbeitszeit für mehrere Monate auf 48 Wochenstunden erhöht, um die Leistungen erbringen zu können“, erläutert der Ingenieur.
Aber auch die Übersicht über den Auftragsbestand ist eine wichtige Auswertung für den TGA-Ingenieur. Aus dieser leitet er ab, welche Leistungen in Rechnung zu stellen sind und welche Leistungen noch erbracht werden müssen. Dadurch ist DTF in der Lage, die Leistungen zeitnah abzurechnen, was für die Liquidität äußerst vorteilhaft ist. Der Bericht über den Kostenstundenvergleich des Projektes gibt ihm tagesgenau Auskunft, ob dieses sich im grünen Bereich befindet oder ob Gegenmaßnahmen zu ergreifen sind. Neben den Standardauswertungen nutzt Robert Jöres Auswertungen, die er genau auf seine Bedürfnisse angepasst hat. Dazu gehört die Übersicht über die Eingangs- und Ausgangsrechnungen entsprechend der Leistungsphasen. Diese listet ihm unter anderem die von ihm budgetierten Kosten für die externen Planer für Elektrotechnik und Gebäudeleittechnik sowie Bauleiter und die dazugehörigen Eingangsrechnungen auf. Die Rechnungsbeträge legt er dann als Fremdleistungen im System an. Somit kontrolliert Jöres sowohl den Mittelabfluss- als auch den Mittelzufluss.
Programm mit strategischer Bedeutung
Der Einsatz von Kobold Control hat für den Geschäftsführer eine strategische Bedeutung, ist doch das Projekt- und Unternehmenscontrolling ein zentraler Bestandteil seines Unternehmenserfolges. Durch das stringente und zeitnahe Controlling mittels detaillierter Berichte und durch das rechtzeitige Gegensteuern erreichen DTF Ingenieure eine überdurchschnittliche Umsatzrendite.
