Immer wissen, wo die Projekte stehen

Planung, Ausführung, Kostenkontrolle und Abrechnung

Bauplaner 10/2022
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Das Ingenieurbüro Hross & Partner GmbH aus Traun, Österreich, betreut seit über 40 Jahren Projekte im Bereich der Elektrotechnik. Als erfahrener ET-Spezialist übernimmt das Unternehmen die Planung und Bauüberwachung bei Projekten im europäischen als auch internationalen Umfeld. Seit 2020 unterstützt „ingo365“ das Ingenieurbüro bei der Projektsteuerung.

In zweiter Generation leitet der Geschäftsführer Peter Hross gemeinsam mit seinem Partner Wolfgang Platzer das Unternehmen mit 12 Mitarbeitern. Er ist Ingenieur mit Leib und Seele: „Wir versuchen in der Regel so wenig wie möglich nach außen zu vergeben, um so immer den Überblick über alle Systeme zu haben. Unsere Art von Projekten können wir nur so betreuen, wenn wir unsere Größe beibehalten. Ich bin kein Finanzmanager, sondern will aktiv in den Projekten involviert sein, aber auch wissen, wo die Projekte stehen. Da braucht es eine Software, wie ingo365 die dies unterstützt“, so Peter Hross.

Wildwuchs an Exceltabellen
„Bisher hatten wir alles manuell belegt. Aufträge wurden auf Auftragskarten und in Auftragsbücher geschrieben. Diese bestanden aus einer Vielzahl an Excellisten. Rechnungen wurden manuell zusammengefasst. Die Zeiterfassung basierte ebenso auf Excel und wurde jeden Monat in eine große Liste eingetragen. Da konnten sich schon einmal Fehler einschleichen“, erinnert sich Nadja Kaindleinsberger, Assistenz der Geschäftsführung und Projektmanagerin bei Hross & Partner, an die Ausgangssituation. 

Viele leere Arbeiten Der Geschäftsführer ergänzt: „Wir haben im Jahr ca. 200 Projekte (Abb. 1). Ein Fünftel davon gehen über mehrere Jahre, Großprojekte auch einmal über fünf Jahre und kleinere ein bis zwei Jahre. Bei der Zeiterfassung mussten die Assistentinnen bislang die einzelnen Stundenauflistungen mühsam zusammentragen nd die Stundenaufwände dem jeweiligen Projekt zuordnen. Da war die Gefahr groß, dass schnell einmal etwas nicht stimmte. Am Ende des Jahres wurde gegenprüft, ob die Bezüge zu den hinterlegten Formeln passten. Rückblickend, einfach viele leere Arbeiten, die wir automatisieren wollten.“ Die neue Software sollte die Zeiterfassung abdecken, aber vor allem eine bessere Übersicht über die Projekte gewährleisten sowie der Dokumentationspflicht gegenüber dem Kunden nachkommen.

Branchen-Know-how und örtliche Nähe
In einem Ausschreibungsverfahren kamen verschiedene Lösungen auf den Prüfstand. Letztendlich konnte newvision mit der Projektlösung ingo365 für Ingenieure das Rennen für sich entscheiden. „newvision hat hier mit seiner Branchenkompetenz gepunktet. Maßgebend für die Entscheidung war außerdem, dass die Business Software ingo365 von Ingenieuren entwickelt und weiterentwickelt wird“, betont Peter Hross. „Dabei war die Möglichkeit, orts- und zeitunabhängig auf Daten zuzugreifen oder ebenso Zeiten direkt zu buchen, ein klarer Vorteil der Cloud“, so Hross. 

Einführung Step-by-Step
Die Datenübernahme bei Hross & Partner stellte aufgrund der Vielzahl an Dokumenten und Daten eine Herausforderung dar. Um eine Überlastung der Ressourcen zu vermeiden und ebenso dem Tagesgeschäft nachzukommen, wurde die Einführung Step-by-Step durchgeführt. „Die Umstellungszeit betrug vier Monate. In einem Kick-off Meeting ist ein Terminplan mit den geplanten Zwischenschritten sowie einer exakten Rollenverteilung festgelegt worden. Das hat hervorragend funktioniert. newvision hat uns hier sehr gut betreut und vorbereitet“, berichtet Hross.

Jederzeit Zugriff
Nadja Kaindleinsberger sieht die positiven Aspekte in der Cloud: „Ich war ein paar Tage unterwegs und wusste, ich muss noch etwas erledigen. Vom Wohnzimmer meiner Tante aus konnte ich online problemlos auf die gewünschten Belege zugreifen und die Arbeiten abschließen. Die Möglichkeit, orts- und zeitunabhängig auf Daten zuzugreifen oder ebenso Zeiten direkt zu buchen, ist ein klarer Vorteil der Cloud.“

Schnell und effizient – projektorientierte E-Mail-Ablage
Begeistert ist Peter Hross von der automatisierten E-Mail-Ablage: „Im Schnitt treffen bei uns täglich 200 bis 300 E-Mails ein. Da ist die projektorientierte E-Mail-Ablage für uns eine große Arbeitserleichterung. Gerade im Projektgeschäft müssen wir alles dokumentieren, um gegenüber dem Kunden einen entsprechenden Nachweis zu haben. Vor ingo365 mussten unsere Projektleiter abends die E-Mails manuell den entsprechenden Projekten zuordnen. Heute erfolgt die Zuordnung anhand einer enthaltenen Projektkennung in der E-Mail automatisiert in den zugehörigen Projektordner.“ Der komplette Schriftverkehr zu einem Projekt ist zentral in einem Ordner abgelegt und erspart zeitaufwendiges Suchen. Die Mitarbeiter werden automatisch über die E-Mail-Ablage und Verteilung informiert. Ein weiterer Vorteil: Bei einem Mitarbeiterausfall kann sich durch die Dokumentierung jeder Mitarbeiter den aktuellen Stand über ein Projekt abrufen und entsprechend handeln.

Aktualisierung in Echtzeit
„Ich bin Techniker und ein Fan von Diagrammen“, sagt Hross: „Es ist schon sehr gut, was newvision mit Power BI hier an Diagrammen und Dashboards bietet.“ Mit Power Business Intelligence (BI) von Microsoft lassen sich Daten in Echtzeit auswerten und als Diagramme visualisieren. Die Datengrundlage für BI kommt aus ingo365. Alle wesentlichen Informationen sind dort vorhanden und werden in BI in Realzeit aktualisiert. So lassen sich beispielsweise Projektstatistiken, Zeiten oder die Produktivität der Mitarbeiter jederzeit einfach abrufen und grafisch darstellen. Mit Power-BI können die eigenen Geschäftsprozesse überwacht und optimiert werden. Das Analysetool trägt damit zum Erfolg des Unternehmens bei.

Anwesend oder abwesend?
Ein großes Thema ist die Zeiterfassung bei Hross & Partner. Mit ingo365 buchen die Mitarbeiter ihre Zeiten direkt auf das Projekt und die entsprechende Projektphase. Es erfolgt der automatische Abgleich zwischen Soll- und Ist-Zeiten und beschleunigt damit erheblich die Projektinformationen. Online ist sofort zu sehen, ob sich die Kosten eines Projektes noch im Plan befinden, und es kann entsprechend schnell reagiert werden. Dies war bei Hross & Partner früher erst zu einem viel späteren Zeitpunkt sichtbar. Kaindleinsberger gefällt vor allem die Mitarbeitermatrix: „Ich habe alles auf einem Blick. Je nach Periodenart kann ich Stunden beispielsweise quartals oder monatsweise anzeigen lassen. Dies liefert eine gute Einsicht über gebuchte und fehlende Stunden und ist in ingo365 sehr übersichtlich dargestellt.“ Hross fügt hinzu:
„Positiv finde ich die Möglichkeit Abwesenheitsanträge online zu beantragen. Für mich ist es immer wichtig zu sehen, wer verfügbar ist. Dies hat bei uns den Papierantrag, aber auch den manuellen Eintrag auf Mitarbeiterkarteikarten ersetzt.“

 

Alle relevanten Inhalte im Cockpit
Die kachelbasierte Cockpit-Seite kommt nicht nur bei Peter Hross, sondern ebenso bei seinen Mitarbeitern gut an (Abb. 2). Alle wichtigen Aktivitäten und Projektinformationen sind hier zentral dargestellt. Anhand einer Ampel-Funktion ist bei den Projektaufträgen sofort ersichtlich, welche Aufgaben noch anstehen. „Post-its, Karteikarten und Excellisten oder selbst zusammengestellte Wochenpläne gehören somit der Vergangenheit an und ist für uns eine Zeitersparnis“, sagt der Geschäftsführer.

Verwaltung externer Dienstleistung
Hross & Partner arbeiten bei Projekten immer wieder mit Partnerbüros zusammen. „Wenn wir Generalunternehmer sind, müssen wir auch die Projekte verwalten. Mit ingo365 ist die Verwaltung externer Dienstleistungen, aber auch die Übersichtlichkeit wesentlich einfacher und leichter geworden. Früher war der Aufwand wesentlich größer. Es musste in verschiedenen Listen eingetragen und später wieder zusammengefasst werden. Jetzt ist alles in einem Tool und aus dem Auftrag kann später einfach eine Rechnung erstellt werden“, sagt Kaindleinsberger.

Große Erleichterung
Für Nadja Kaindleinsberger ist seit der Einführung von ingo365 vieles einfacher geworden. „Vor allem die zeitintensive Pflege von Listen wurde abgelöst. Alle Informationen sind jetzt zentral an einem Punkt erfasst. Beispielsweise musste ich bei Aufwandsabrechnungen von den Stundenlisten abschreiben. In ingo365 erhalte ich einen Vorschlag, was abgerechnet werden kann, und es geht dann alles ruck zuck. Das ist schon großartig. So kam es früher doch einmal vor, dass ein kleineres Projekt bei der Abrechnung übersehen wurde. Heute muss ich bereits bei der Projektanlage überlegen, handelt es sich um ein Pauschal- oder Aufwandsprojekt. Bei der monatlichen Übertragung der Zeiterfassung kommt dann alles in einen Abrechnungspool. Für mich ist sofort ersichtlich, was zur Abrechnung bereitsteht, und es wird nichts mehr übersehen.“ Alle Posteneinträge und Informationen sind direkt im Projekt aufgelistet oder mit dem Projekt verknüpft und erleichtern damit auch eine Suche.

Möglichkeiten mehr ausschöpfen
„Unser Ziel war es, die Vielzahl an Excellisten durch eine integrierte Software abzulösen. Dies ist uns auf jeden Fall mit ingo365 gelungen. Für die Zukunft wollen wir einen komplett durchlaufenden Prozess vom Projektcontrolling bis hin zur Projektbewertung. Hier müssen wir uns noch intensiver mit ingo365 beschäftigen, um alle Möglichkeiten der Lösung auszuschöpfen. Ebenso hoffen wir, dass wir durch den Einsatz der Business-Software unseren Papierkonsum noch weiter senken können. Ein Stück weit haben wir dies bereits geschafft“, zieht Peter Hross Bilanz.