Vor rund 16 Jahren führte das Ingenieurbüro für Krankenhaustechnik Gnuse aus Gütersloh die wiko Bausoftware für ein durchgängiges und teamübergreifendes Projektcontrolling und Projektmanagement ein. Annette Meyfarth, verantwortlich für das Controlling bei Gnuse, erläutert, warum sich das Büro für die Softwarelösung entschieden hat und wie die Erfahrungen seither sind.
Warum waren Sie auf der Suche nach einer neuen Software? Was sollte diese leisten?
Wir haben nach einer Software gesucht, mit der wir Honorare berechnen konnten – mehr war im ersten Schritt von unserer Seite aus nicht gewünscht. Als wir auf wiko aufmerksam wurden, merkten wir schnell, dass unsere Anforderungen darin komplett abgebildet wurden. Wir konnten Projekte anlegen, Honorartabellen hinzufügen, alle Angaben waren übersichtlich in einem System abgelegt. Die Honorartabellen wurden von wiko immer auf dem aktuellen Stand gehalten. Das war für uns alles, was wir umgesetzt wissen wollten.
Und es hat sich dann im Laufe der Zeit herausgestellt, dass mehr Funktionalität in wiko steckt. War das der Grund, warum Sie den Einsatz der Software ausgeweitet hatten?
Als unser Unternehmen die Gesellschaftsform änderte, haben wir die Zeit genutzt, um unsere Strukturen und Prozessen neu zu organisieren. Wir haben dabei auch das Leistungsspektrum in wiko erweitert. Zu den Projekten wurde die Leistungserfassung eingeführt, Honorarrechnungen an den Bauherren wurden ab dieser Zeit darüber abgewickelt. Mit der Einführung der Leistungserfassung konnten wir nun unsere Arbeit besser bewerten. Zu diesem Zeitpunkt hatten wir zwischen 200 bis 300 laufende Maßnahmen, diese Menge war kaum händisch zu bewerten. Wir haben uns genau angeschaut, wie viel Zeit auf die Projekte aufgewendet wird, welche sonstigen Aufwände noch berücksichtigt werden müssen und haben diese Informationen dem Budget des Projekts gegenübergestellt. Wir konnten mit diesen Informationen am Monatsende die teilfertigen Leistungen ausgeben. So hatten wir uns das erste eigene kleine Controlling-System aufgebaut. Das war das Ergebnis einer langen Analyse mit unserem Steuerberater und dem wiko-Consultant.
Gab es für Ihre Bedürfnisse andere Softwareprodukte, die Sie sich parallel noch angeschaut hatten?Es gab viele Produkte auf dem Markt. Einige Produkte waren scheinbar auch preislich attraktiver, aber wir haben uns bewusst für wiko entschieden, weil dem Kostenaspekt auch immer der Nutzen gegenübersteht. Wir haben anfänglich nur einen Teil der gesamten Funktionalität des Programms genutzt, wussten allerdings schon damals, dass die zusätzlichen Möglichkeiten für uns zu einem späteren Zeitpunkt relevant werden. So arbeiten wir eigentlich auch heute noch. Wir setzen schrittweise immer das um, was erforderlich ist. Ich habe immer alle Funktionen der Software im Blick. Es muss bei jeder Einzelentscheidung für ein neues Modul oder eine neue Funktion eine Win-Win-Situation von Aufwand und Nutzen gegeben sein, dann erweitern wir unser wiko. Zum damaligen Zeitpunkt war die Abbildung der HOAI ein wesentliches Kaufargument, weil wir zu 99 Prozent nach HOAI abrechnen.Hatten Sie bei der Implementierung der Software Unterstützung, zum Beispiel durch einen wiko-Consultant?Ja, wir sind seit der ersten Stunde durch wiko gut betreut worden und konnten uns immer auf die Unterstützung der Consultants verlassen. Das half uns gerade am Anfang sehr, als wir uns selbst noch mit dem Programm vertraut machen mussten. Gab es bei der Einführung eine Schulung für alle Mitarbeiter?Wir haben uns hausintern organisiert, die Schulungen sind durch interne Wissensträger geleitet worden. Am Anfang hatten wir auch noch nicht so viele Standorte wie jetzt, da war es einfach zu organisieren. Mit Gütersloh, Recklinghausen und Erfurt waren es nur drei Standorte. Ein ständiger Kontakt und Besuche vor Ort haben dazu beigetragen, dass alle Standorte immer gut vernetzt waren. Wir haben die Einführung immer im kleinen Rahmen gemacht und die Informationen wurden von Kollegen zu Kollegen weitergeleitet. Wir machen das auch heute noch so, weil die meisten Mitarbeiter ja nur Zeiten erfassen und keine weiteren Aufgaben in wiko zu erfüllen haben. Der Kollege, der einen neuen Kollegen betreut, zeigt diesem am ersten Arbeitstag die Leistungserfassung. Diese Vorgehensweise setzen wir so auch fort – das hat bisher sehr gut funktioniert. Wir haben ohnehin in jedem Büro einen Verantwortlichen für die EDV, der sich um alle technischen Dinge vor Ort kümmert, der kann hier auch weiterhelfen. Wie haben Sie die Hilfestellung durch wiko in Ihrem Arbeitsalltag eingebunden?Consulting-Leistungen werden bei Bedarf telefonisch angefragt. Bisher hatte ich jährlich einen Termin mit einem Consultant vereinbart, an dem wir alle wichtigen Themen besprechen, die im Unternehmen anstehen und die weitere Vorgehensweise. Wir handhabten es immer so, dass wir uns dabei wiko im Detail angeschaut haben und analysiert haben: Wie ist der Stand der aktuellen Version? Was haben wir bereits in dem Programm gemacht? Was wollen wir im nächsten Schritt umsetzen? Anschließend haben wir offene Fragen besprochen. Die zeitlichen Abstände sind jetzt größer geworden, denn mit der Zeit konnten wir uns ein großes Wissen in wiko aneignen.
Wie informieren Sie sich über Neuerungen?
Wir nutzen den Newsletter als Informationskanal. Da stehen alle wichtigen neuen Informationen drin, die wir benötigen. Updates lassen wir in der Regel vier bis acht Wochen nach deren Erscheinen installieren. Es hat sich immer bewährt, dass wir warten, bis die ersten „Kinderkrankheiten“ korrigiert wurden und erst dann die Neuerungen mit der neuen Version übernommen werden.
Wie sieht es heute aus? Macht sich das Arbeiten mit wiko bezahlt?
Die Akzeptanz ist mit der Web-Version gestiegen, es wird besser angenommen. Die Mitarbeiter finden sich in der modernen Oberfläche wieder. Wir gehen in der Entwicklung unseres Büros weiterhin kleine Schritte. Die Mitarbeiter haben viel Projektarbeit und wenn wir ihnen zu viel auf einmal aufbürden würden, dann verschließen sie sich gegenüber den Neuerungen. Damit haben wir aber einen guten Weg gefunden und das Arbeiten mit der neuen wiko Version unterstützt uns sehr gut dabei. Ja, das Arbeiten mit wiko macht sich auf jeden Fall bezahlt.