Software schlägt zwei Fliegen mit einer Klappe

Projektinformationsmanagement (PIM) für Ingenieure und Architekten

bauplaner 7-8
ATP Architekten Ingenieure, ein Büro für Integrale Planung mit 700 Mitarbeitern und Sitz in Innsbruck, war auf der Suche nach zwei neuen IT-Lösungen. Zum einen wurde ein Ablagesystem für projektbezogene E-Mails benötigt, zum anderen eine Suchfunktion für Projekt- E-Mails und andere Arten von Dateien. Das IT-Consultingunternehmen Plandata begleitete das Büro bei der Entscheidung für eine geeignete Software.

Die 1988 gegründete Plandata Datenverarbeitungs GmbH mit Stammhaus in Wien offeriert Lösungsansätze rund um die IT Infrastruktur eines Unternehmens.

Von der Softwareeinführung über Schulung und Weiterbildung der Anwender bis hin zur professionellen Begleitung bei prozessorientierten IT-Projekten stehen die zwischenzeitlich fast 50 Plandata-Spezialisten Unternehmen in Deutschland, Österreich der Schweiz, Russland, Kroatien und in Ungarn durchgängig mit Rat und Tat zur Seite. Plandata ist ein IT Consultingunternehmen von ATP Architekten Ingenieure. Der IT-Dienstleister stand dem Unternehmen bereits bei zahlreichen IT-Projektenberatend zur Seite, beispielsweise beider Einführung eines modellorientierten Planungsansatzes nach der BIM-Methode (Building Information Modeling) im Jahr 2010.

Bedarf an neuen IT-Systemen

Das Büro ATP war auf der Suche nach zwei neuen IT-Lösungen. Zum einen war ein Ablagesystem für projektbezogene E-Mails gefordert.

Die Herausforderung dabei: Es sollte im Hinblick auf Größe der abgelegten Dateien keine Beschränkungen mit sich bringen. Schließlich ist die Menge an E-Mails bei mittleren und größeren Bauprojekten, die oft mehrere Jahre andauern, in der Regel riesig. David Sommavilla, System Engineer bei Plandata, berichtet von bis zu 400 Gigabyte bei größeren Projekten.

„Das sind oft 200.000 E-Mails pro Projekt und manchmal auch mehr“, weiß der IT-Experte. „Dazu kommen sehr große Plandateien, zum Beispiel aus Autodesk Revit. Das bis zu diesem Zeitpunkt verwendete Ablagesystem bei ATP Architekten Ingenieure war mit diesen Dateigrößen schon länger überlastet“, fügt er hinzu.

Zum anderen wünschte sich die Führungsebene bei ATP eine Suchfunktion, sowohl für Projekt-E-Mails als auch andere Arten von Dateien, die von den Projektbeteiligten untereinander ausgetauscht und abgelegt werden. Die Bedingung: Die neue Suche sollte intuitiv im Handling sein, sodass sich die Mitarbeiter möglichst schnell und einfach in die Arbeit mit dem System einfinden.

Zu diesem Zweck wurde in einem ersten Schritt eine hauseigene Lösung auf Microsoft-Basis entwickelt, die sich allerdings als zu komplex in der Handhabung herausstellte.

„Bei dieser Variante war es erforderlich, sämtliche Dateien manuell hochzuladen und zu kategorisieren“, erklärt David Sommavilla.

„Wir wollten jedoch eine Lösung, die eine Arbeitsweise möglich macht, wie es die User gewohnt sind und keine größeren Umstellungen mit sich bringt. Zudem waren wir auf der Suche nach einem System, das neben einer einfachen Anwendung durch die Benutzer auch von technischer Seite gut zu betreuen ist“, ergänzt er.

Ablagelösung und Suchfunktion mit nur einer Software

Eines der Programme, das Plandata für ATP in Betracht gezogen hatte, war die Projektinformationsmanagementsoftware(PIM) von „Newforma“.

„Newforma brachte uns unschätzbare Vorteile bei zwei unterschiedlichen Problemstellungen“, erklärt der Experte. „Wir hatten eine Ablagelösung für E-Mails ohne Größenbeschränkung und dabei gleichzeitig eine intelligente Suche für Projektinformationen. Trotz vieler Funktionalitäten, die die Software bietet, mussten sich die Anwender nicht den Vorgaben eines Systems anpassen, sondern konnten ihre gewohnte Arbeitsweise einfach fortsetzen“,ergänzt Sommavilla.

Die Arbeit mit der PIM-Software startete im Frühjahr 2017 mit einem ersten Pilotprojekt von mittlerer Größe. Nach ersten Schulungen durch das Newforma-Team aus München begannen rund 20 Personen aktiv mit der Software zu arbeiten. Ein halbes Jahr später, im September 2017, fiel die Entscheidung, die Lösung unternehmensweit einzuführen.

Seitdem werden sämtliche Neuprojekte direkt in dem Programm angelegt.

Bis zum Sommer sollen darüber hinaus alle aktuell laufenden Projekte bei ATP nach Newforma migriert werden. Bereits zum jetzigen Zeitpunkt umfasst die Software rund 150 Projekte – mit steigender Anzahl.

Die Ausbildung der Mitarbeiter bei ATP ist zwischenzeitlich zu rund 70 Prozent abgeschlossen. Während die ersten Schulungen durch das Newforma-Team erfolgt sind, haben Sommavilla und seine Kollegen bei Plandata alle weiterführenden Trainings ihres Kunden ATP durchgeführt.

Schrittweise Einführung in weitere Funktionen

Alles in allem sind die Anwender sehr zufrieden mit der neuen IT-Lösung. Eine Arbeitserleichterung und hohe Zeitersparnis werden im Zusammenhang mit der Suchfunktion oft genannt. Zusätzlich nutzt ATP die Softwar efür den Datenaustausch mit Projektpartnern.

Eingeführt wurde nicht zuletzt die Mail-App für den Zugriff auf projektbezogene E-Mails von unterwegs. In Vorbereitung befinden sich weitere Funktionalitäten, wie beispielsweise die Schnittstelle für Autodesk Revit, Aktionselemente oder das Besprechungsprotokoll, die in naher Zukunft ebenfalls bei ATP eingesetzt werden sollen. David Sommavilla abschließend: „Die Einführung soll Step by Step erfolgen, sodass sich die Anwender allmählich an die neuen Arbeitsschritte mit Newform agewöhnen können, denn das Programm kann unglaublich viel.

Doch zwei Fliegen mit einer Klappe haben wir dank Newforma gleich zu Beginn schlagen können, was uns schnell überzeugt hat.“

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