Die Zilch + Müller Ingenieure GmbH ist eine seit 1997 überregional tätige Ingenieurgesellschaft im Bauwesen und bietet Leistungen in den Bereichen Tragwerksplanung, baustatische Prüfung, Bauwerksdiagnostik und Objektplanung sowie gutachterliche Stellungnahmen an. Ihre Kernkompetenz liegt im konstruktiven Ingenieurbau, anspruchsvollen Hoch-, Industrie- und Brückenbau. Der Einsatz moderner Software und die kontinuierliche Weiterentwicklung der über 100 Mitarbeiter an den Standorten München (Abb. 1), Ingolstadt, Regensburg und Waging sowie das zertifizierte Wissens- und Qualitätsmanagement bilden dabei das Fundament des Erfolgs des Ingenieurbüros. Dabei hat OfficeWare das Büro noch nie im Stich gelassen.
Ein Projekt gerät in die Schieflage. Der Grund ist offensichtlich: Die Projektbeteiligten gehen verschiedene Wege. Die Abstimmung fehlt. Der gute Ratschlag ist schnell zur Hand. Die Projektbeteiligten müssen mehr kommunizieren. Dabei sind die Erfolgsaussichten für eine Verbesserung der verfahrenen Situation eher gering.
Nicht dass Kommunikation an sich schlecht ist. Aber sie hilft nur, wenn die Informationen, die ausgetauscht werden, so zur Verfügung stehen, dass die Projektbeteiligten auch darauf zurückgreifen können. Die Handhabung der Digitalisierung, die wir heute erleben, führt häufig zum Gegenteil. Oft legen Beteiligte im selben Unternehmen ihre Daten auf allen ihnen zur Verfügung stehenden Geräten wie Smartphone, Tablet, Laptop und Desktop ab. Die Auskunft, „das habe ich jetzt auf meinem anderen Handy“, ist zwar in Bezug auf die persönliche Gedächtnisleistung lobenswert, für das Projekt aber eine Niete.
Die Probleme sind erkannt, und BIM soll es in Zukunft richten. Aber im BIM werden im Wesentlichen Informationen über Bauteile erfasst. In den Projekten ist aber die Flut aus kaufmännischen und technischen Informationen viel größer. Auch gibt es viele Projekte, deren Daten sich nicht über Gebäudestrukturen erfassen lassen (Abb. 2).
Ein Ingenieurbüro ist gut aufgestellt, wenn Informationen nicht nur strukturiert abgelegt, sondern seinem Team so zur Verfügung stehen, dass sie auch schnell gefunden werden – ohne die Ablagestruktur selbst erfunden zu haben. Die Grundlage dafür schafft eine Datenbank mit automatisierter, kontrollierter und gemanagter Ablagestruktur.
Das Managementsystem OfficeWare gründet sich auf diesem Ansatz und hat ZM-I bereits vor 20 Jahren damit überzeugt. ZM-I führt in OfficeWare alle Projektinformationen zusammen. Durch Objekt- und Projektbezüge, Adressbezüge, Datumsbezüge und weitere Metadaten können Dokumente und Vorgänge direkt gefunden und ausgewertet werden. Vorgänge sind Aufgabeneinheiten, aus denen sich das Projekt zusammensetzt. In ihnen sammeln sich auf dem Weg der Bearbeitung interne und externe Informationen, E-Mails und Dokumente. E-Mails verrotten nicht in Outlook-Files einzelner Clients, sondern werden transparent den Prozessen zugeordnet (Abb. 3).
Welche Vorgänge habe ich gestern bearbeitet? Welche Aktivitäten sind mit dem Projektpartner verbunden? Diese und viele andere Fragen können über vordefinierte Filter und konfigurierbare Filterfunktionen beantwortet werden.
Die Projektabläufe werden mit dem Office-Ware-Flowsystem noch weiter verbessert. Im Flowsystem sind Workflows zur Projektbearbeitung vordefiniert, die die Mitarbeiter bei der Bearbeitung von Projekten unterstützen. Dies wirkt sich positiv auf die Effizienz und Qualität der Arbeit aus.
OfficeWare wurde von einem kleinen, professionellen Team entwickelt, das offene Ohren für Änderungen und Verbesserungen von den Nutzern hat. Um den Kontakt zwischen Entwicklern und Nutzern zu fördern, werden regelmäßig Kundentreffen durchgeführt. ZM-I liefert zurzeit den Input für ein webbasiertes Dokumenten-Austauschsystem. Über diese Funktionalität wird es möglich sein, externen Planungspartnern Dokumente (insbesondere Pläne) strukturiert digital zu übergeben.
