Dokumente einfach und schnell finden
Bereits bei mittelgroßen Bauvorhaben gehören tausende Dokumente zur Tagesordnung. Wird ein spezielles Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt, so stellt sich die Suche danach oft als Herausforderung dar.
Dabei müssen Dokumente nicht zwingend falsch abgelegt sein. Viele Verantwortliche können sich bei der Masse an Informationen schlicht nicht mehr merken, wo sie diese abgelegt haben. Die Folge: Die Suche ist zeit intensiv und wichtige Projektaufgaben können somit ins Stocken geraten. Dies birgt auch Risiken: Denn wann immer für den Projektfortgang entscheidende Informationen nicht zugänglich sind, sind Fehler keine Seltenheit und diese können das Projekt gefährden. Hilfestellung kann hier eine Systemlösung schaffen, die Projektinformationen von Relevanz für jeden Beteiligten zu jeder Zeit zugänglich macht und es dabei keine Rolle spielt, wo die Dokumente abgelegt wurden.
Sind sämtliche Projektinformationen– ähnlich wie bei Google– indexiert, so sind nicht nur die gewünschten Daten leicht zu finden, sondern auch kontextbasierte Informationen, die dabei helfen, für einen reibungslosen Verlauf der Baumaßnahme stets die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Softwaresysteme in Interaktion
Die meisten an Bauprojekten beteiligten Parteien vertrauen auf ihre firmeneigene, etablierte Software. Schließlich offeriert der Markt eine Vielzahl von Softwareprogrammen und -tools.
Selbst innerhalb eines Unternehmens kommen– je nach Aufgabenschwerpunkt – mehrere Softwaresysteme zum Einsatz. Projektinformationen sind somit in unterschiedlichen Programmen verstreut und werden gewöhnlich nicht in allen Systemen auf die gleiche Art und Weise vermerkt und eingepflegt.
Natürlich können die Daten händisch – von Programm zu Programm –mühsam abgetippt werden. Insbesondere beim manuellen Übertragen von Daten passieren oft Fehler. Werden diese nicht gefunden, führt es im Projektverlauf nicht selten zu Zeitverzögerungen und damit erhöhten Kosten.
Schlimmer noch, zieht sich ein Fehler durch verschiedene Projektabschnitte, können daraus noch viele weitere resultieren. Hier helfen Lösungen, die im Zusammenspiel mit vielen verschiedenen Softwaresystemen intelligent interagieren und somit Fehler beim Abtippen vermeiden sowie einen manuellen Übertrag komplett überflüssig machen.
Bauinformationen und-vorgänge stets im Blick
Bei Bauprojekten reicht es in der Regel nicht aus, alle beteiligten Unternehmen zu kennen und mit diesen in Kontakt zu treten. Entscheidend für den Projekterfolg ist eine sinnvolle Aufgabenverteilung. Dabei ist es wichtig zu wissen, welche Teams und Firmen mit welchen Tätigkeiten betraut sind, wie der aktuelle Status aussieht und welche Vorgänge wann abgeschlossen sind.
Wenn der Projektstatus eine große Unbekannte ist, können sich an verschiedenen Stellen immer wieder Fehler einschleichen. Ein gutes Beispiel hierfür sind Angebotabgaben von Bauunternehmen.
Gehen Angebote von Baufirmen im Projektverlauf verloren, so kann es passieren, dass Unternehmen auf der Baustelle anrücken, um ihre Aufgabe zu erfüllen, und niemand weiß, wer diese Leistung genehmigt hat. Es folgt eine Kette von Absprachen und Diskussionen, die sehr viel Zeit in Anspruch nehmen kann, bis mit dem Bau fortgefahren wird. Ist allerdings ein System im Einsatz, das sämtliche Informationen über Bauaufgaben und zur Beauftragung überwacht, kann eine solche Situation, die auf Baustellen nicht ungewöhnlich ist, gar nicht erst entstehen.
Im Gegenteil: Der aktuelle Projektverlauf ist stets transparent. Projektverantwortliche wissen, was aktuell passiert und an welchen Stellen es Verzögerungen oder Engpässe gibt. Auf diese Weise können Verspätungen und Fehler zielsicher vermieden werden und das, bevor sie passieren.
Durchgängige Projektdokumentation
Was passiert bei Fehlern und wer ist schuld daran? Diese Frage stellt sich fast täglich auf größeren Baustellen. Wie können Rechtsstreitigkeiten am Bau von Anfang an zielsicher vermieden werden? Werden Projektinformationen allesamt auf einer zentralen Plattform verwaltet, auf der sämtliche Beteiligte ihre Informationen miteinander austauschen können – und das bei Verwendung ihrer hauseigenen Softwareprogramme – können sämtliche Projektschritte auf einfache Weisen achvollzogen werden.
Wer hat welches Dokument verschickt, wer hat es erhalten und wann wurden projekt relevante Daten heruntergeladen? Diese und weitere Fragen sind beim Blick auf die zentrale Datenplattform geklärt.
Denn keiner kann mehr behaupten, dass er erforderliche Informationen nicht erhalten hat. Eine intelligente Dokumentation des Projekts unterstützt nicht nur Projektmanagement und -überwachung, sondern liefert auch dann alle entscheidenden Fakten, sollte es doch einmal zur Klage kommen.
Mit Informationsmanagement zum Erfolg
Die Masse an Informationen, die es bei Bauprojekten grundsätzlich zu handeln gilt, ist meist der Grund für Verzögerungen und Budget überschreibungen.
Je größer die Baumaßnahme und je größer die Anzahl der Instanzen, die daran mitarbeiten, desto höher ist das Risiko für derartige Probleme, wenn keine gezielte Projektkoordination sichergestellt ist.
Projektinformationen sind der Schlüssel,ob ein Bau- oder Infrastrukturprojekt am Ende zum Erfolg führt oder scheitert. Mit der richtigen, IT-gestützten Organisation von Projektinformationen, kann Risiken, Verzögerungen, Mehrkosten und vielen weiteren potenziellen Problemen am Bau von Beginn an sinnvollentgegen gewirkt werden und das Ziel ist erreicht: Das Projekt ist im vorgegebenen Zeit und Kostenrahmen fertiggestellt.