Zeit und Kosten sparen

Baudokumentation und Mängel professionell managen

Bauplaner 04/2022
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Die Engie Deutschland GmbH verbindet Technik-, Energie- und Servicekompetenz zu einem gesamtheitlichen Portfolio und realisiert für ihre Auftraggeber anspruchsvolle Aufgaben in allen Gewerken der Technischen Gebäudeausrüstung. Um sowohl die Baudokumentation zu optimieren als auch Mängel und Nachträge optimal zu erfassen, zu dokumentieren und zu verfolgen, setzt der Konzern auf Softwareprodukte der 123erfasst.de GmbH.

Städte, Kommunen, Industrieunternehmen, Krankenhäuser, Universitäten und Unikliniken beauftragen die Engie Deutschland mit der Planung und Betreuung der Technischen Gebäudeausrüstung wie Luft-, Klima-, Kälte- und Wärmetechnik, MSR und Gebäudeautomation, Elektrotechnik, Sicherheitstechnik und Brandschutz – und das deutschlandweit. Das Unternehmen unterstützt dabei seine Auftraggeber, die Gebäude, Anlagen und Kernprozesse effizienter zu gestalten, um eine gesteigerte Verfügbarkeit und eine zuverlässige Betriebsbereitschaft zu gewährleisten. Die Ingenieure und Kaufleute optimieren aber nicht nur die Kernprozesse der Auftraggeber, sondern auch ihre eigenen. 

So wollte Engie Deutschland die gesamte Baudokumentation der über mehrere Jahre laufenden Großprojekte inklusive Fotos der jeweiligen Projektstände erfassen, um sowohl die beteiligten Kollegen und Kolleginnen zeitnah über den aktuellen Status zu informieren und bei Nachfragen die Historie jederzeit abrufen zu können (Abb. 1). Darüber hinaus wollte man Aufgaben, Mängel, Aktennotizen, Behinderungen, Leistungsfeststellungen sowie Nachträge dokumentieren und die entsprechenden Maßnahmen digital in die Wege leiten (Abb. 2). 

Aus Erfahrung anderer lernen
Da ein Tochterunternehmen, die Otto Building Technologies GmbH, schon mit den Softwaretools 123erfasst und 123quality arbeitete, konnte man auf deren Erfahrungswerte zurückgreifen. Ines Müller, zuständig für die Koordination und Betreuung der Nachunternehmer, erläutert: „Nach einem intensiven Austausch mit unserem Tochterunternehmen waren wir von den Softwareprodukten überzeugt, so dass wir uns Anfang 2020 entschieden, diese einzusetzen.“ Mittlerweile arbeitet das Unternehmen mit 170 Lizenzen von 123erfasst und 200 Lizenzen von 123quality.
Beide Lösungen sind per App verfügbar, so dass die Anwender die Daten, wie Aufgaben, Mängel, Aktennotizen, Behinderungen, Leistungsfeststellungen, Nachträge, Restleistungen, direkt vor Ort aufnehmen und dem Büro übermitteln. Gleichzeitig ist der gesamte Prozess der Baudokumentation inklusive Fotos sowie die digitale Mängelerfassung, -verfolgung und -behebung standardisiert, übersichtlich nachvollziehbar dokumentiert und führt zu einer deutlich besseren Qualität in der Ausführung. Alle Informationen liegen an einem Ort und müssen nicht zusammengetragen werden. 

Systematische Einführung
Ines Müller wurde vom Tochterunternehmen in die Handhabung der Software eingearbeitet und erstellte in Abstimmung mit dem Kaufmännischen Leiter ein Schulungskonzept inklusive Handouts für die Nutzung der Software durch die Kollegen in den unterschiedlichen Niederlassungen. Danach schulte Ines Müller nach und nach die Bau- und Projektleiter sowie die technischen Systemplaner. 
Die Nachunternehmer-Koordinatorin ist weiterhin der Ansprechpartner für die Programme. „Das Gute an 123erfasst und 123quality ist, dass wir als Anwender mitgestalten und Anforderungen nutzerspezifisch umsetzen können.“ So erstellt sie mit dem Softwarehaus eine Vorlage für ein Anschreiben an die Nachunternehmer. Dieses entspricht dem Corporate Design der Engie Deutschland und wird den relevanten VOB-Textbaustein sowie die Frist zur Mängelbeseitigung enthalten.

Fotos auf Plan verorten
Die Bauleiter vor Ort setzen die 123quality-App auf dem Smartphone oder Tablet ein oder arbeiten mit dem System am Rechner. Sie erstellen damit die Tickets für die Mängel- und Behinderungsbeseitigung oder Nachträge und nehmen die Restleistungen auf. Alles wird mit Fotos auf dem Plan verortet. Dann schicken die Bauleiter die Tickets zur internen Prüfung und weiteren Bearbeitung an den Projektleiter oder den technischen Systemplaner. Ines Müller leitet nach der Freigabe die Tickets mit den auf dem Plan verorteten Fotos an die relevanten Nachunternehmer zur Bearbeitung weiter. Wurde der Mangel beseitigt, die Nachträge bearbeitet oder die Restleistung abgearbeitet, setzt der Bauleiter die entsprechenden Tickets auf „erledigt“ und alle Beteiligten werden automatisch informiert. 

Qualität der Dokumentation verbessert
Mittlerweile ist 123quality das tägliche Arbeitswerkzeug der kompletten Projektteams. Diese umfassen im Durchschnitt abhängig von der Größe des Projektes zehn Personen. Ines Müller dazu: “Die Qualität der Dokumentation hat sich enorm verbessert, da es einfach ist, schnell mit der Handy-App ein Foto zu machen und es direkt mit entsprechendem Titel dem Projekt zuzuordnen.“ Die Auftraggeber erhalten die dokumentierten Behinderungen oder Bedenken mit den auf dem Plan verorteten Fotos zu Dokumentationszwecken. So sind auch diese stets informiert. 

Unstimmigkeiten gehören der Vergangenheit an
Für die Nachunternehmen ist diese Vorgehensweise transparent, denn sie wissen genau, was sie wann und wo erledigen müssen. Die Bau- und Projektleiter sparen enorm viel Zeit, da der Informationsfluss digital erfolgt und sie die Nachunternehmen nicht auf der Baustelle persönlich treffen müssen. Auch erübrigen sich Nachfragen durch die transparente Vorgehensweise.
Die Großprojekte ziehen sich teilweise über mehrere Jahre. Heute können die TGA-Spezialisten durch die exakte Dokumentation bei Nachfragen die Abläufe genaustens nachvollziehen, auch wenn diese weit in der Vergangenheit liegen. 

Zeit- und Kostenersparnis
Mittlerweile haben 123erfasst und 123quality eine strategische sowie kaufmännische Bedeutung für die Engie Deutschland. So sorgt die digitale Kommunikation bei den TGA-Experten für eine effiziente, reibungslose Abwicklung und die gewünschte Ausführungsqualität sowie für eine Zeit- und Kostenersparnis. Auch im Hinblick auf die Gewährleistung ist immer alles ordnungsgemäß dokumentiert. Ines Müller erläutert: „Wir verzeichnen Einsparpotenziale angefangen bei der digitalen Zeiterfassung und Personalplanung bis zum automatisch generierten Bautagesbericht statt klassischem Bautagebuch. Durch die Nutzung von 123quality erzielen wir maximale Zeitersparnisse und reduzieren somit Personalkosten.“

www.engie-deutschland.de
www.123erfasst.de 

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