Zur All-in-one-Lösung als Pilotkunde

Am Anfang war ein marodes Motorboot

Bauplaner 04/2022
Software
Manchmal reicht ein marodes Motorboot, um zu einem der angesehensten Berliner Architekturbüros mit internationalem Renommee zu kommen. Wer mehr zu dieser modernen „Tellerwäscher“-Story wissen möchte, der klopft am besten bei Kinzo an. Das Ganze fing nämlich mit einem maroden Motorboot an.

Ein Motorboot war der Grund, weshalb Chris Middleton, Martin Jacobs und Karim El-Ishmawi – damals noch als Berliner Architekturstudenten – in einen Baumarkt gingen. Das günstig erworbene, aber doch restaurierungsbedürftige Motorboot verlangte nach dem Einsatz und somit auch Erwerb eines Deltaschleifers. Vor dem Schleifmaschinenregal stehend, fiel den drei Freunden vor allem eins ins Auge: das leuchtende Logo des niederländischen Maschinenherstellers Kinzo. Dieser Eindruck war nachhaltig – und wurde zur unerwarteten Inspiration für die spätere Namensgebung und CI von Kinzo. Bis heute ist der damals gekaufte Deltaschleifer noch im Inventar des Berliner Architekturbüros zu finden.

Vom maroden Motorboot zum stylischen Berliner Club
Doch zurück zum Anfang: Neben dem Studium und der Restaurierung von weiteren Motorbooten blieb noch Raum für die Eröffnung des ersten eigenen Clubs in Berlin, der ebenfalls nach dem Hersteller des erworbenen Deltaschleifers benannt und ausschließlich in Eigenleistung und mit originalen Kinzo-Geräten erbaut wurde.
2004 war es dann so weit: Das Studium war erfolgreich abgeschlossen, so dass man sich jetzt auf die wahre Berufung besann und eine Architekturgesellschaft gründete: Kinzo. Dies war der Beginn einer bemerkenswerten Erfolgsstory.

Vom Berliner Club zur Architektengesellschaft
Neben vielen Messeständen, Bühnenbildern und Events realisierten die drei Architekten Middleton, Jacobs und El-Ishmawi in ihrer Gründerzeit eine Vielzahl von Interieur-Projekten für private Bauherren, verschiedene Läden, Boutiquen und eine Apotheke. 

Inzwischen kann Kinzo auf eine lange Liste von Innenarchitektur- und Möbeldesign-Projekten – zum Teil preisgekrönt – verweisen. Sie haben sowohl in Deutschland als auch international mehrere Hauptsitze großer Unternehmen, öffentliche Gebäude, Arbeitsräume, Business-Apartments und Privatwohnungen geplant und gestaltet. Zu den Kunden zählen Zalando, Nike, Adidas, der Deutsche Sparkassen- und Giroverband und die Musikplattform Soundcloud (Abb. 1-3). Oftmals fand in diesen Projekten eine Zusammenarbeit mit international renommierten Architekten wie Herzog de Meuron, David Chipperfield & Partner oder Norman Foster & Partner statt.

Die Vision für die Zukunft
Für die Zukunft folgt Kinzo der Vision, Kunden noch umfassender zu betreuen: Quasi wie ein One-Stop-Shop für Unternehmen, die nicht nur ihre Räumlichkeiten umbauen, sondern auch ihre Arbeitsweise verändern wollen. Dafür möchte Kinzo sein Leistungsspektrum erweitern und schon vor Projektbeginn Kunden beratend unterstützen. Ziel ist, gleich von Anfang an eine fundierte Bedarfsermittlung aufzusetzen und davon ausgehend ein ganzheitliches Konzept für die individuelle Planung und Gestaltung der neuen Räume zu erarbeiten. 
Eine zusätzliche Dokumentation aller Arbeitsschritte soll den Change-Prozess der Kunden begleiten und eine transparente und informative Kommunikation rund um das Projekt ermöglichen. Das Angebot umfasst Leistungen wie die Organisation von Testläufen und Bemusterungen, die Planung von Events, die Produktion von Bild- und Filmmaterial oder das Erstellen von Gebrauchsanweisungen oder Guidelines für die Nutzung der neuen Räume.

Geplant ist, das gesamte Change-Management des Projekts zu begleiten, mit allen Facetten wie beispielsweise Testläufe und Bemusterungen organisieren, Events zu planen, Videos für die Nutzer zu drehen, Dokumentationen, Gebrauchsanweisungen und andere Unterlagen zu erstellen, welche für die Kommunikation mit den Nutzern bestimmt sind.

Unternehmenswachstum bewältigen
Auch in Zukunft soll die Firmenphilosophie gelebt werden: Für Kinzo ist jeder Kunde und jedes Projekt einzigartig. Das erfordert immer, die besonderen Anforderungen zu Beginn des Projekts gemeinsam mit dem Kunden herauszuarbeiten. Nur so kann die Aufgabe, passende Lösungen für den Nutzer zu entwickeln, bewältigt werden.
Da man mit dem stetigen Wachstum des Büros und der Projekte auch mit erhöhten Anforderungen an das Büromanagement konfrontiert wurde, war den Gründern schnell klar, dass man auf Dauer nicht mit selbsterstellten Excel-Tools auskommen würde.

Die passende Software-Lösung finden
In dieser Situation war es richtig, mit dem Berliner Start-up projo als Pilotkunde zusammenzuarbeiten. Die Möglichkeit, von Anfang an dabei zu sein, mitzugestalten und einen engen Draht zum Entwicklerteam zu haben, klang verlockend. Die Vision der Zusammenarbeit war die Entwicklung einer All-in-one-Lösung, die den Einsatz weiterer HR-, Projektcontrolling-, Rechnungsstellungs- oder Angebotserstellungs-Software unnötig macht. Das Ziel war, das ganze Team hilft, die erforderlichen Daten zu erfassen, und am Ende wird keine Zahl doppelt eingetragen.

In einem iterativen Verfahren mit agilen Projektmethoden und ständigen Abgleichen der gestellten Anforderungen mit den entwickelten Lösungen, wurde in einem überschaubaren Zeitraum die angestrebte Software entwickelt.

Implementierung der neuen Software
Die nachfolgenden Schritte wurden von projo professionell geplant und umgesetzt. Das Migrieren der umfangreichen Altdaten wurde innerhalb einer Woche bewerkstelligt. Das Onboarding, bis alles gepasst hat und alle Mitarbeiter mit projo gearbeitet haben, dauerte ca. 2 bis 3 Monate.

Die Schulung der Mitarbeiter erfolgte überwiegend intern mit Workshops und kurzen Onboarding-Terminen. Allerdings konnte Kinzo auch Tutorials, die von projo bereitgestellt wurden, nutzen. Zusammenfassend lässt sich heute sagen, dass die Mitarbeiter projo sehr gut angenommen haben.

Aktuell nutzt Kinzo projo mit allen Modulen wie beispielsweise HR, Arbeitszeiterfassung, Projektcontrolling, digitale Urlaubsanträge und Abwesenheitsmeldungen, Skillset-Reviews, Angebotserstellung, Rechnungserstellung, Reisekostenabrechnung, Liquiditäts- und Mitarbeiter-Einsatzplanung.

projo ist bei Kinzo voll im Arbeitsablauf integriert: alle nötigen Daten werden zentral in projo gehalten, die Dateneingabe erfolgt von allen Mitarbeitern arbeitsteilig. Das Ergebnis ist für Kinzo Gold wert:

  • Ein jederzeit aktueller Überblick über den Stand und die Wirtschaftlichkeit der Projekte und die Auslastung der Teams in Echtzeit.
  • Alle erbrachten Leistungen werden systematisch erfasst und automatisiert abgerechnet.
  • Nachträge werden erfasst, erkannt und können zeitnah angemeldet werden.

Da projo cloudbasiert ist, kann überall und mit jedem internetfähigen Endgerät gearbeitet werden. Gerade während der Corona-Pandemie mit Lockdowns und Homeoffice sind dies entscheidende Faktoren, um den Geschäftsbetrieb am Laufen zu halten.

Kinzo ist sehr zufrieden mit der Entscheidung für projo und würden alles wieder so machen. projo hat zu einer deutlichen Optimierung der Arbeitsabläufe und zu einer besseren Übersicht geführt. Der All-in-one-Ansatz, cloudbasiert mit jederzeitigem Zugriff, intuitiv bzw. einfach gestaltet und ein Support, der immer hilfsbereit und schnell verfügbar ist, sind Vorteile, die man bei Kinzo nicht mehr missen möchte.

Da projo ständig weiterentwickelt wird, schätzt man auch weiterhin die Möglichkeit, Einfluss auf Produktveränderungen oder -erweiterungen nehmen zu können.

www.projo.berlin
www.kinzo-berlin.de

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