Zusammenarbeit und Teamwork

Alles nur Theorie?

bauplaner 12/2021: digitalBAU2022
Finanzen, Management, Recht
Ingenieurbüro

Gute Zusammenarbeit im eigenen Unternehmen und mit Partnern bietet viele Vorteile. Projekte werden effizienter, Innovationen gefördert und die Arbeitszufriedenheit erhöht. Aber wenn man den Arbeitsalltag näher betrachtet, wie ein von Teamwork und Kollaboration geprägter Workflow in der Praxis organisiert und umgesetzt werden soll, dann bestehen häufig große Fragezeichen.

Projekte werden immer komplexer, der Informationsfluss nimmt stetig zu, und die Zahl der Beteiligten an Bauprojekten steigt unablässig. Damit nimmt die Notwendigkeit einer engen Zusammenarbeit immens zu. Besonders schwierig ist die Zusammenarbeit auf Baustellen, auf welchen ganz verschiedene Gewerke und Menschen aufeinandertreffen. Dass dabei durch unterschiedliche Zielsetzungen auch Schwierigkeiten und Probleme mit Subunternehmen auftreten, ist an der Tagesordnung. Missverständnisse, Verzögerungen, Fehler, Schuldzuweisungen und Kostensteigerungen sind dabei vorprogrammiert. Doch muss eine gute Zusammenarbeit nur Theorie sein? Zusammenarbeit bedeutet das gemeinsame Arbeiten an einer Lösung, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Die Zusammenarbeit kann innerhalb und außerhalb einer Organisation erfolgen. Als Synonym wird im Projektmanagement auch der Begriff Kollaboration genutzt. Alle Parteien einer Kollaboration sind Partner. Bei der Zusammenarbeit in unternehmensübergreifenden Projekten arbeiten beispielsweise interne Mitarbeiter:innen und externe Partner:innen gemeinsam und gleichzeitig an Projekten.

Beim Teamwork arbeitet ein Team zur Erreichung eines gemeinsamen Ziels. Jeder übt dabei eine individuelle Rolle aus, um zur Erreichung des Ziels beizutragen. Die Teamarbeit erfolgt nebeneinander und ist organisationsintern. Man nimmt an, dass Unternehmen mit von Zusammenarbeit geprägter Kultur eine fünfmal höhere Wahrscheinlichkeit besitzen, maximale Leistung zu erbringen. Die Produktivität ist dort geschätzt um 10 bis 20 Prozent höher als in Betrieben mit Einzelkämpfermentalität. Zusammenarbeit und Teamwork fördern eine transparente Arbeitskultur. Mitarbeitende müssen nicht erraten, was von ihnen erwartet wird, sondern können sich an klaren Zielen und Projektdefinitionen orientieren. Das Gleiche gilt für die Kollaboration mit externen Partnern und Lieferanten. Moderne Unternehmen setzen dabei auf professionelle Tools, um die Projektsteuerung und den Informationsaustausch zu erleichtern.

1. Zusammenarbeit im eigenen Team
Gute Zusammenarbeit ist nicht einfach umzusetzen. Zum Beispiel fallen bei größeren Projekten und Teams Abstimmungen und Koordinierungen umfangreicher aus. Das erfordert mehr Zeit und einen erhöhten Abstimmungsaufwand. Zusätzlich birgt auch die ortsübergreifende Zusammenarbeit große Herausforderungen. Aber die Vorteile durch gute Zusammenarbeit überwiegen deutlich, einige positive Resultate werden jedoch erst nach einiger Zeit deutlich.

  • Mehr Verständnis für Kollegen und Partner
  • Höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter
  • Höhere Wahrscheinlichkeit für maximale Leistung
  • Weniger „Herrschaftswissen“, mehr Know-how-Transfer
  • Förderung innovativer Lösungen
  • Weniger Fehler
  • Weniger Stress, weniger Krankheitstage
  • Weniger Konkurrenzdenken und isolierte Unternehmensbereiche
  • Höhere Mitarbeiterbindung und Loyalität
  • Attraktive Unternehmenskultur, positives Unternehmensimage, stärkeres Employer-Branding

Was gute Zusammenarbeit im Team fördert
Eine Studie der Harvard-Universität zeigt: Fühlen sich Arbeitnehmer unsicher oder nicht ernst genommen, ziehen sie sich zurück. Wenn sich das Team aber gegenseitig vertraut, dann tauscht es Ideen aus und diskutiert Vorschläge respektvoll und konstruktiv. Es ist von großer Bedeutung, wie Teammitglieder miteinander umgehen, ihre Arbeit strukturieren und ihren Beitrag zum Projekterfolg wahrnehmen. Und dass professionelle Tools für die Projektarbeit genutzt und dadurch Abstimmungen erleichtert werden. Bewährte Maßnahmen zur Förderung von Zusammenarbeit:

  • Vertrauen und Wertschätzung geben, Nachfragen zulassen und Fehler zugeben.
  • Motivieren durch Anerkennung und ehrliches Lob, auch von Kollegen.
  • Auf die Wortwahl achten. Studien der Stanford Universität zeigen, dass bereits die Verwendung des Wortes „zusammen“ starke Auswirkungen auf die Teilnehmer hatte.
  • Aufgaben und Verantwortungen genau klären und definieren.
  • Kommunizieren und Konflikte direkt ansprechen, die wesentlichen Eckpunkte in allgemein zugänglichen Dokumenten festhalten.
  • Die richtige Teamgröße wählen (meist 5 bis 8 Personen).
  • Gemeinsame Ziele und eine Team-Vision entwickeln, die nicht unerreichbar, aber anspruchsvoll formuliert sein sollte.
  • Verdeutlichen, wie jeder zum Gesamtergebnis beitragen kann.
    Arbeitsbereiche einrichten, die die Zusammenarbeit fördern, z. B. kreativ gestaltete Lounge-Ecke, Sonnenterrasse oder Tischkicker.
  • Ein Arbeitstool nutzen, mit dem sowohl intern als auch extern mit Gewerken zusammengearbeitet wird – sowohl im Büro, mobil auf der Baustelle als auch im Homeoffice.
  • Teamleiter sollten mit gutem Beispiel vorangehen – nicht nur mit Motivation und Verhalten, sondern auch mit der konsequenten Nutzung digitaler Tools für Zusammenarbeit.
  • Zusammenarbeit wachsen lassen. Ein gut funktionierendes Team wird nicht an einem Tag aufgebaut und auch nicht nur im Büro. Feierabendaktivitäten oder Teambuilding-Events unterstützen dabei.

Die richtigen Tools
Teammitglieder sind immer weniger am selben Ort, um zusammenzuarbeiten. Deshalb spielen die richtigen digitalen Tools eine wichtige Rolle dabei, wie gut Mitarbeitende und externe Partner an verschiedenen Orten kommunizieren, Projekte vorantreiben und zusammenarbeiten können. Für Planende bieten branchenspezifische Lösungen wie „Projekt Pro“ deutliche Vorteile für die tägliche Arbeit. Damit kann nicht nur im Büro eine effizientere Zusammenarbeit erreicht werden, sondern auch ortsübergreifend. Mitarbeitende im Büro können direkt mit Kolleginnen und Kollegen auf der Baustelle Informationen austauschen, wie beispielsweise Baupläne, Mängellisten oder Bautagebücher.

2. Zusammenarbeit extern –die Möglichkeiten professioneller Arbeitstools
Gerade bei der Zusammenarbeit von unterschiedlichen Gewerken, Unternehmen und Kulturen ist es besonders schwierig, an einem gemeinsamen Strang zu ziehen. Die Beteiligten verfolgen ihre eigenen Ziele, stimmen sich oft weniger ab und haben häufig nicht den gleichen Informationsstand. Für eine gute Zusammenarbeit mit externen Projektbeteiligten gelten natürlich auch viele der Grundsätze für die interne Zusammenarbeit. Eine klare, vertrauensvolle und motivierende Kommunikation ist essenziell. Für eine möglichst reibungslose Zusammenarbeit mit verschiedenen Gewerken auf der Baustelle und im Büro hat sich die Nutzung einer gemeinsamen Projektsoftware bewährt. Mit ihrer Hilfe wird die gesamte Kommunikation und Projektdokumentation zusammengeführt, unter anderem mit folgenden Themen:

  • Projektdaten, vollständige Kontakte
  • Zuständigkeiten und Termine
  • Baufortschritt, To-dos
  • Besprechungen und Abstimmungen
  • Mängelverfolgung
  • Bautagebücher, Projektdokumentation

Entscheidend ist, dass Dinge auf den Punkt gebracht werden und Informationen an einer zentralen Stelle verfügbar sind, damit alle Beteiligten die Möglichkeit haben, sich zu informieren, mitzuwirken und Aufgaben zu erledigen. Unerlässlich ist zudem der Überblick darüber, was noch offen ist, bis wann das erledigt werden muss und auch, was schon erledigt ist.

Fazit: Zusammenarbeit geht doch!
In Zeiten von Corona hat die Zusammenarbeit nicht nur in der Planungs- und Bauwirtschaft deutlich gelitten. Aber es gibt viele Stellschrauben, mit denen man Boden wieder gut machen kann. Optimal ist, wenn auch kollaborative Arbeitstools wie Projekt Pro eingesetzt und damit Effizienzpotenziale erschlossen werden. Zudem ist es zielführend, wenn Mitarbeitende und externe Partner eingebunden werden und es gewohnt sind, Projekte gemeinsam nach vorn zu treiben und erfolgreich zu machen. Eine professionelle Management- und Controlling-Software wie Projekt Pro ist dabei erste Wahl. Das strukturierte Arbeiten verbessert die Kommunikation im Büro und auf der Baustelle, vermeidet Verzögerungen und Fehler, führt zu besseren Entscheidungen und höherer Effizienz. Aber natürlich reicht auch das beste Softwaretool allein nicht aus, um diese Vorteile zu erreichen. Entscheidend ist die kollaborative Unternehmenskultur und das Bewusstsein und die Motivation der Mitarbeitenden für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Wenn alle an einem Strang ziehen, eine sinnvolle digitale Infrastruktur vorhanden ist und ein einheitliches Verständnis von Werten und Zielen im Unternehmen besteht, bleiben Zusammenarbeit und Teamwork nicht nur Theorie.

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