Die Erstellung von Rechnungen und die Überprüfung des Zahlungseingangs sind wichtige Aspekte des Büromanagements, denn nur dadurch ist eine vertragsgemäße Bezahlung der Planungsleistungen möglich. Gleichzeitig soll diese Tätigkeit aber auch schnell von der Hand gehen und einfach zu erledigen sein, denn ein Planungsbüro schreibt ja keine Rechnungen zum Selbstzweck. Mögliche abrechenbare Leistungen müssen aufgespürt werden, damit kein Umsatz verloren geht. Bei Rechnungen nach HOAI müssen die vertraglichen Vereinbarungen berücksichtigt werden. Außerdem stellt eine Rechnung auch eine Visitenkarte eines Unternehmens dar und muss daher den Anforderungen hinsichtlich Format und Firmenlayout genügen. In isyControl wurde die Rechnungsstellung bereits in der Version 2008 eingeführt und seither kontinuierlich weiterentwickelt. In der aktuellen Version werden Rechnungen mit Hilfe eines Assistenten erstellt. So gibt man zum Beispiel bei einer HOAI-Rechnung die Bearbeitungsstände der Teilleistungen und eventuell als besondere Leistung abzurechnende Zusatzaufwendungen an, filtert für Aufwandsrechnungen die abrechenbaren Zeiten heraus und legt einen Verrechnungssatz für die Stunden fest sowie zusätzlich zu einem Pauschalbetrag noch individuelle Zuschläge wie z.B. Anfahrts-Kilometer. Aus allen diesen Angaben generiert isyControl ein versandfertiges Word-Dokument mit individuellem Firmenlayout. Zur Erstellung der Vorlagen dient ein Vorlagendesigner, der mit Word interagiert und die entsprechenden Textfelder in das Word-Dokument einfügt.
Der Zahlungseingang wird mit verschiedenen Reports über offene Rechnungen überprüft.
bauplaner 03/2015