Im „grünen Bereich“ liegen nicht nur ihre Projekte, auch im Büro mag es Landschaftsarchitektin Marion Ledermann, wenn alles rund läuft. Deshalb setzt sie Büromanagement- und Bautagebuch-Software ein.
Seit 1995 erstellt das Planungsbüro Ledermann im unterfränkischen Mellrichstadt-Bahra Freianlagen- und Flächenplanungen (Abb. 1), insbesondere Bebauungs-, Grünordnungspläne, Umweltberichte, Prüfungen und Studien zum Artenschutzrecht oder zur Umweltverträglichkeit. Zum Team gehören neben der Landschaftsarchitektin und Geschäftsführerin Marion Ledermann drei Ingenieure, ein Bauzeichner und eine Diplom-Betriebswirtin zur Unterstützung der Geschäftsleitung. Unterstützt wird Ledermann seit 2014 auch von der Büro- und Projektmanagement-Software VVW Control sowie dem digitalen Bautagebuch von Weise Software.
Auswahl und Einstieg „learning by doing“
Auslöser für die Software-Beschaffung vor sechs Jahren war die ineffiziente Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten über Excel-Tabellen. Deshalb hat sich Büroinhaberin Ledermann nach Alternativen umgesehen: „Nach einer Internetrecherche habe ich mehrere Programme ausprobiert und mich schließlich mit VVW Control für eine verständliche, einfach bedienbare und bezahlbare Zeiterfassung, Abrechnung und Nachkalkulation entschieden. Da ich später mehrere große Baustellen zu betreuen hatte und mit VVW Control zufrieden war, habe ich mich auch für das Bautagebuch vom gleichen Hersteller entschieden“. In beide Programme hat sich Ledermann nach dem Prinzip „learning by doing“ selbst eingearbeitet und das Wissen an ihre Mitarbeiter weitergegeben. „Wir haben zunächst Testprojekte angelegt und etwas herumprobiert, danach haben wir direkt mit einem Projekt begonnen. Bei Fragen haben Mitarbeiter von Weise Software meist sehr kurzfristig mit Rat und Tat zu Seite gestanden“, erinnert sich Ledermann.
Zeiterfassung optimiert Leistungsspektrum
Wichtig war und ist Ledermann eine sorgfältige Dokumentation der Arbeitszeiten – wegen der Projektkontrolle und der flexiblen Arbeitszeitkonten im Büro (Abb. 2). Werden Büroleistungen angeboten, die nicht oder nur unzureichend in der HOAI beschrieben werden, kann das Büro auf Zeiterfassungen vergleichbarer Projekte zurückgreifen und realistische Werte eintragen (Abb. 3). „Das hilft, besondere Leistungenkosten deckend zu kalkulieren, denn man unterschätzt oft den Aufwand“, berichtet Ledermann, die Vorteile auch in Bezug auf das Leistungsspektrum sieht: „Die projekt- und leistungsphasenbezogene Zeiterfassung ermöglicht uns, die Ausrichtung unseres Büros zu optimieren. Weil wir inzwischen genau wissen, was für unser Büro wirtschaftlich ist und was nicht, bieten wir bestimmte Projekttypen nicht oder eher hochpreisig an. Damit wissen wir auch, auf welche Projekte wir uns konzentrieren müssen.“ Auch die Möglichkeit, in VVW Control einzelne Leistungsphasen freizuschalten oder zu sperren, hat sich Ledermann zufolge bewährt: „Meine Mitarbeiter sehen damit, welche Leistungen beauftragt wurden und welche nicht. Das ist bei vielen kleinen, parallel laufenden Projekten sehr hilfreich, denn gelegentlich fordern Auftraggeber Leistungen ab, die nicht angeboten wurden und erst beauftragt werden müssen.“
Mehr Transparenz, mehr Gewinn
Durch die Budgetierung der einzelnen Leistungsphasen mit einem geschätzten Stundenkontingent haben die Mitarbeiter einen Überblick über vorgegebene Zeiten für bestimmte Tätigkeiten. Dadurch lässt sich die eigene Arbeitsleistung und die des Teams besser einschätzen. Auch die Rückmeldung, ob Projekte gut oder schlecht laufen, sorgt in Form einer roten oder grünen Ampel für mehr Transparenz. Sofern Leistungsphasen budgetiert werden und der jeweilige Bearbeitungsstand konsequent eingetragen wird, kann man im Controlling detailliert und zeitnah alle Soll- und Ist-Daten auswerten, inklusive einer Jahresprognose und des monatlichen Mindestumsatzes. „Das hat in unserem Büro inzwischen für gleichmäßigere Einnahmen, mehr Umsatz und Gewinn gesorgt“, freut sich Ledermann. Alle Angebote und Rechnungen werden über das HOAI-Modul von VVW-Control erstellt, was eine zeitnahe Rückkoppelung über den Abrechnungsstand im Vergleich zum Mitarbeiter-Einsatz ermöglicht. Auch für die Kunden sind die Zeitabrechnungen des Büros nachvollziehbarer geworden und werden meist ohne Rückfragen oder Kürzungen akzeptiert.
Digitales Bautagebuch
Dass auch für die Bautagebuch-Erstellung ein neues Werkzeug angeschafft wurde, lag ebenfalls an ineffizienten Abläufen: Früher wurden der Schriftverkehr und die Protokolle über eine Office-Software abgewickelt. Fotos wurden extra abgelegt. Das hatte Nachteile –etwa, wenn Bauherren Foto- oder Mängeldokumentationen angefordert haben. Die mussten dann manuell zusammengestellt und geordnet werden. Heute geht das quasi per Mausklick. Marion Ledermann gefällt vor allem die Aufteilung in Weisungen, Mängel und Bemerkungen: „Man hat eine klare, einheitliche Gliederung und wird bei der Protokollerstellung gezwungen, auch im Zeitstress zu den einzelnen Punkten Angaben zu machen.“ Gut gefallen hat ihr auch das Mängelmanagement und die Möglichkeit, einfach nachvollziehbar zu dokumentieren, was schiefgelaufen ist (Abb. 4). Dazu erläutert man die Mängel, erstellt Fotos oder fügt Planausschnitte zum besseren Verständnis hinzu und markiert die betreffende Stelle. Während das Bautagebuch über separate Mail-Verteiler an alle Beteiligten versandt wird, geht das Besprechungsprotokoll nur an Betroffene. „Das hat den Vorteil, dass jeder Beteiligte genau die Informationen erhält, die er benötigt“, erläutert Ledermann.
Sicherere Abrechnung ohne Lücken
Ihre bisherigen Erfahrungen bringt Ledermann so auf den Punkt: „Insgesamt wurde das Arbeiten wirtschaftlicher, insbesondere seit der Einführung von VVW Control, weil die Projekte und Zeiten transparenter wurden.“ Das Entscheidende ist ihrer Ansicht nach, dass erbrachte Leistungen nicht mehr vergessen werden: „Über das Angebot haben die Mitarbeiter immer auch einen Überblick, welche Leistungen beauftragt wurden. Das war bei der Abrechnung über Office-Programme immer ein Problem. Deshalb haben wir gelegentlich zusätzliche Leistungen ausgeführt, die nie abgerechnet wurden – ohne es zu bemerken. Dank VVW Control ist auch die Abstimmung zwischen Projektbearbeitung und Abrechnung wieder im grünen Bereich.“
