Die überwiegend in Süddeutschland realisierten Projekte für Infrastruktur und konstruktiven Ingenieurbau weisen meistens komplexe technische Anforderungen auf, die die Ingenieure vor besondere Aufgaben stellen: Größtenteils liegen diese Projekte in innerstädtischen Gebieten, die es erforderlich machen, viele Randbedingungen und Beteiligte zu berücksichtigen und zu integrieren. Erschwerend kommt hinzu, dass sich die Randbedingungen oft schnell ändern, worauf zügig und flexibel reagiert werden muss.
Kaum eines der Projekte wird von BNP auf der grünen Wiese realisiert, wo man freier planen und bauen könnte. Die tägliche Herausforderung ist, Verkehr – z.B. Straßen- oder Bahnverkehr –, Ver- und Entsorgungsinfrastruktur Berlinoder auch Produktionsprozesse bei der Umsetzung der Projekte durchgängig und sicher aufrecht zu erhalten.
Schneller Überblick und Transparenz
Um den Überblick zu behalten, die Steuerung zu ermöglichen und letztendlich auch die kaufmännische Beurteilung leisten zu können, entschloss man sich 2020, eine neue Projektmanagement- und Projektcontrolling-Software für das Unternehmen einzuführen, die die vorhandene Client-Server-basierte Software „von der Stange“ ablösen sollte.
Die bisherige Software beurteilte man als nicht mehr zeitgemäß. Eine nicht durchgängige Datenverknüpfung, also die Verfügbarkeit der in einem Bereich erzeugten Daten in allen anderen Programmbereichen, schuf mehr Arbeit als tatsächliche Arbeitserleichterung.
Die neue Software musste vor allem langlaufende Projekte über mehrere Jahre abbilden, viele Planungsobjekte und unterschiedliche Leistungsbilder in nur einem Projekt integrieren, Generalplanerleistungen sinnvoll strukturieren und mehrere Nachunternehmer einbeziehen können. Vertragsgestaltungen und -ergänzungen waren so darzustellen, dass jederzeit Überblick und Transparenz gegeben sind (Abb. 1). Darüber hinaus sollte die neue Software
- cloudbasiert und responsiv sein,
- ein flexibles Nutzermodell und keine starren Jahreslizenzen anbieten,
- die kaufmännischen und organisatorischen Anforderungen abdecken und meistern können,
- und die konsequente Verknüpfung von Aufträgen/ Projekten, Ressourcenplanung und Liquiditätsplanung ermöglichen.
Erste Schritte zum Softwarewechsel
Durch Internetrecherche stieß man auf das Angebot der projo GmbH. Um einen ersten Eindruck und Überblick der angebotenen Software zu bekommen, sah man sich zunächst die angebotenen Videos an. Danach eröffnete man ein Probe-Account und klickte sich durch die vielfältigen Funktionen. Bereits nach wenigen Stunden meldeten die Tester, dass sie das Gefühl hätten, das Programm zu kennen und bedienen zu können. Damit war klar, dass man projo kontaktieren würde. Von da an ging alles superschnell:
- Austausch am Telefon,
- Sichten der im Unternehmen vorhandenen Datenbank und
- Abschätzen des Migrationsaufwandes
Auch das Bauchgefühl spielte eine Rolle Dass man sich dann für projo entschied, hatte mit der Einschätzung zu tun:
- Eine einfache, intuitive und sehr flexible Anwendung mit sehr hoher Transparenz zu bekommen. Man weiß jederzeit, woher die Daten/Zahlen kommen und vor allem, wie sich diese ergeben, so dass man diesen Zahlen vertrauen kann.
- Eine exakte Vorschau zu erhalten, wenn man die Daten in projo vernünftig einpflegt. Das war bei der alten Software nicht so, da die einzelnen Funktionen von der Liquiditäts- und Einsatzplanung getrennt waren. Wenn die eine Hand etwas anderes tat als die andere Hand, war am Ende nichts stimmig.
- Von Anfang an einfach ein richtig gutes Bauchgefühl zu haben, auch wenn es beim Controlling und Projektmanagement in erster Linie „um Zahlen“ geht.
- Eine zeitgemäße Anwendung (State of the Art) einzuführen. Eine durchgängige Verknüpfung aller Daten, Funktionen und Features zu nutzen.Mit dem projo-Team einen Partner zu erhalten, der offen für neue Ideen aus der Praxis und gewünschte Features und Vereinfachungen ist und auch branchentypische Besonderheiten berücksichtigt.
- Durch den regelmäßigen, zielführenden Austausch zwischen dem projo-Team und den Anwendern, aber auch unter den Anwendern von ständiger Weiterentwicklung und schnellen Verbesserungen profitieren zu können
Datenmigration in toto
Eine Teilmigration der Altdaten kam nicht in Frage, da ein Parallelbetrieb – z.B. mit Doppelarbeit durch das Nachtragen von nicht migrierten Daten – nicht gewünscht war, so dass vom projo-Team ein klarer Cut geplant wurde: Sämtliche Mitarbeiterdaten, alle Stundenbuchungen, ca. 400 Projekte mit über 600 Verträgen (mit entsprechender Projekt- und Vertragsstruktur), Nachunternehmerverträge und deren Honoraranteilzuordnung, alle bereits gestellten Ausgangsrechnungen und erhaltenen Eingangsrechnungen sollten in projo übernommen werden. Und das gelang auch!
Das projo-Team war während der Migration jederzeit erreichbar und hat durch intensive, wechselseitige Kommunikation die Daten nach eigenen Vorstellungen eingepflegt. Auf kurzen, direkten Wegen wurde Schritt für Schritt die schnelle und vor allem korrekte Datenmigration ermöglicht.
Die komplette Altdaten-Migration dauerte von der ersten Testmigration bis zum „Go-live“ ca. zwei Monate. Das war für alle Beteiligten anspruchsvoll und intensiv, aber es hat sich mehr als gelohnt.
Der Übergang war einfach
Die neue Software-Lösung wurde von den Mitarbeitern sofort angenommen, denn die Anwendung ist spielend leicht, intuitiv und selbsterklärend. „Jeder, der Apps und gängige Medien nutzt, ist bereits bestens geschult für den Einstieg in projo“, so lautete das Feedback der Kollegen und Kolleginnen kurz nach der Einführung. Wichtig ist in diesem Zusammenhang aber auch, dass ein Büro und die Mitarbeiter aufgeschlossen für Veränderungen sind, denn das bewirkt ein schnelles Lernen.
Heute, nach etwas mehr als einem Jahr, nutzt man mit einer Ausnahme (Mitarbeiter-Skills) wirklich alle projo-Funktionen ausgiebig. Man würde sich jederzeit wieder für projo entscheiden. Als Fazit kann man erkennen, dass BNP Ingenieure in kurzer Zeit durch projo effektiver und besser geworden sind. Die Vorteile sind: Schlankere Prozesse und dadurch effektiveres Arbeiten. Die Angebots- und Rechnungsstellung ist bemerkenswert einfach. Besonders wertvoll ist die saubere Liquiditätsplanung (Abb. 2) und ständige Auslastungsübersicht. Werden die Daten in projo vernünftig gepflegt, bekommt man eine exakte Vorausschau. Alle Mitarbeiter, die überwiegend Bauingenieure, Verkehrsplaner und CAD-Konstrukteure sind, bekommen die für sie wichtigen und relevanten Informationen; nicht zu viel, nicht zu wenig, und dabei in ansprechender, übersichtlicher Form.
Damit fühlt man sich bei BNP Ingenieure bestens gerüstet für die anstehenden Zukunftsaufgaben, wie beispielsweise den Generationswechsel, ein gesundes Wachstum mit gleichbleibend hoher Qualität und die konsequente Fortführung der Digitalisierung der Planungs- und Geschäftsprozesse. Und natürlich hofft man auf noch viele weitere „Highlight-Projekte“, wie beispielsweise die Erweiterung des Porsche-Entwicklungszentrums in Weissach als Generalplaner für Erschließung und technische Infrastruktur, das Pilotprojekt des Landes Baden-Württemberg zur Planung einer 20 km langen Radschnellverbindung von Esslingen nach Reichenbach oder den Ausbau der Stuttgarter Stadtbahnstrecke U13 von Weilimdorf bis Ditzingen.
