Das große deutsche Planungsunternehmen WPW entschied sich für die Einführung einer neuen Projektplanungs- und Projektcontrollingsoftware und deren Einbindung in die Firmenstrukturen mithilfe von Experten.
WPW bietet mit einem Team aus über 200 Hoch- und Tiefbauingenieuren, Architekten, Tragwerksplanern, Haus- und Versorgungstechnikern, Umweltanalytikern, Baugrundexperten und vielen weiteren Fachkräften ein Spektrum an Dienstleistungen, die von Beratungen über planerische Aufgaben bis hin zur Projektsteuerung reichen. Da das Unternehmen ein veraltetes Softwareprodukt zur Verwaltung und Steuerung der Projekte nutzte,welches nicht mehr weiterentwickelt und den zukunftsgerichteten Anforderungen eines Planungsbürosnicht mehr gerecht wurde, sollte ne Projektsoftware mit integrierter Personaleinsatzplanung eingeführt werden. Darüber hinaus wurde ein Bedarf an softwarebasiertem Controlling erkannt, den es im Zugeder digitalen Neustrukturierung gleichfalls zu lösen galt. WPW entschied sich nach einer eingehenden Marktanalyse zur Implementierung der wiko-Software.
Bessere Personaleinsatzplanung Ein wesentlicher Anforderungsschwerpunkt war eine umfangreiche Abbildung und Planbarkeit des Personaleinsatzes. Christian Lehnfeld, kaufmännischer Leiter bei WPW, erinnert sich: „Wir brauchten eine Personaleinsatzplanung, um die Projekte unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten zukunftsgerichtet planen zu können. Das war einer der Hauptgründe für die Anschaffung einer neuen Software. Bei unserer alten Bürosoftware handelte es sich um keine spezifische Ingenieurlösung, die sich zunehmend an unseren Bedürfnissen vorbeibewegte. Uns war schnell klar, dass das so nicht mehr funktionierte und wir eine neue Lösung brauchten.“ Da ein solcher Softwareneustart nicht selten projektbehindernd sein kann, wurde eine gute Planung benötigt. Dazu gehörte eine große Portion an Erfahrung sowie das notwendige Fingerspitzengefühl, um die Akzeptanz für diesen Eingriff in die Prozesse der täglichen Arbeit der Mitarbeiter zu gewährleisten. Die einschlägige Projekterfahrung mit erfolgreich umgesetzten Implementierungen war einer der Hauptgründe für das WPW-Vertrauen in wiko. Christian Lehnfeld: „In der Organisation haben wir uns mit allen Beteiligten – schwerpunktmäßig mit den Führungsebenen der Fachbereiche – zusammengesetzt, um zu schauen, welche Prozesse im Haus umgestellt werden müssen.“ Daraufhin wurde die Software stufenweise in den realen Einsatz übernommen.
Im ersten Schritt wurden alle Projekte und Auftragsbestände erfasst, die Zeiterfassung und das Dokumentenmanagement für alle kaufmännischen Unterlagen eingefügt. Außerdem wurde eine monatliche Leistungsstandbewertung eingeführt und darauf aufbauend die Leistungsstandplanung. „Bei der Einführung wurden alle Mitarbeiter durch ie Betreuung von wiko an die Hand genommen – und das war gut. Wir haben gemerkt, dass die Akzeptanz durch einen externen Berater deutlich höher war, als wenn wir das Projekt allein umgesetzt hätten. Der gesamte Prozess war von wiko gut vorbereitet“, so Christian Lehnfeld. Die WPWMitarbeiter waren bald davon überzeugt, dass aufgrund dieser Transparenz und Übersicht eine gute Grundlage für die wirtschaftliche Bewertung gegeben ist. Mit der Akzeptanz der Softwareimplementierung wurden dann nach und ach die Strukturen der Projekte neu aufgesetzt und alle projektbezogenen Verträge in die neue Software eingepflegt. Damit war zugleich die Basis für ein durchgängiges und weiterentwickeltes Controlling gelegt, „weil die Übersicht über Auswertungsmöglichkeiten in diesemUmfang vorher nicht da war – Transparenz über alle Fachbereiche und Gesellschaften“,erklärt Christian Lehnfeld.
Das Ziel ist erreicht, der Weg geht weiter Für WPW offenbarten sich schnell die Vorzüge in Form einer besseren Auswertung der Projekte, auch auf Fachbereichsebene. Die Steuerung von Projekten ging leichter von der Hand. Ausgehend von einer aktuellen Datenpflege durch die Führungsebene gewöhnten sich die Mitarbeiter zügig an die Pflege der Leistungsstände. Nach erfolgreicher Einführung einer Quartalsplanung für die einzelnen Fachbereiche läuft das Controlling flüssig. „Beim gesamten Implementierungsprozess kam Stück für Stück immer eine weitere Nutzung in wiko hinzu und die Mitarbeiter erkennen zunehmend den Mehrwert“, sagt Christian Lehnfeld. „Es zeigt sich, dass die Vorbildfunktion unserer Führungskräfte in der Anwendung und Umsetzung einen maßgeblichen Anteil daran hat, die Akzeptanz der Mitarbeiter zu gewinnen.“ Nachdem die Client-Server-Version mehrere Jahre im Einsatz ist, erkennt WPW nun in der modernen, browserbasierten Oberfläche von wiko sowie in den mobilen und standortunabhängigen Datenzugriff smöglichkeiten weitere Vorteile. Die Einführung dieser Version und der Ausbau der Personaleinsatzplanung sind bereits in Vorbereitung.