Keine überquellenden Postfächer mehr

Software
Digitalisierung
Hard- und Software
Die in Frankfurt am Main ansässige TTSP HWP Planungsgesellschaft ist geprägt durch eine integrierte Arbeitsweise als Generalplaner in enger Zusammenarbeit mit der Technik- und Tragwerksplanung. Dies bietet der Bauherrschaft eine Gesamtplanung aus einer Hand

Bei jeder Maßnahme entsteht mit den individuellen Projektpartnern ein neues Team, das im Zusammenspiel Architektur, Innendesign und Raumplanung miteinander interagiert. Dabei hat die Projektleitung immerzu den Überblick über das gesamte Baugeschehen. Die TTSP HWP Planungsgesellschaft entwickelt Bürogebäude und Rechenzentren und setzt dabei insbesondere auf eine innovative Haustechnik und Umweltfreundlichkeit. Für jedes Bauvorhaben konzipieren die nationalen und internationalen Expertinnen und Experten des Planungsbüros optimale Bauabläufe für eine nachhaltige Realisierung eines Gebäudes. Bild: TTSP HWP Planungsgesellschaft mbH Digitalisierung auf dem Vormarsch Rund 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind durchschnittlich bei TTSP HWP in Frankfurt am Main. Zusätzlich werden bis zu 80 Mitarbeitende von den weiteren Planungsdisziplinen in das Generalplanerteam integriert. Die Projekte variieren in der Bausumme von fünf Millionen bis hin zu mehreren 100 Millionen Euro. 

Mit Architekt*innen, Ingenieur*innen und Innenarchitekt*innen sowie Studierenden hat TTSP HWP eine Mannschaft aus unterschiedlichen Bereichen und Generationen am Start. 

Eines haben alle gemeinsam: Sie sind offen für Neues. Das bestätigt auch Barbara Dill, die den Bereich Building Information Modeling (BIM) und alles rund um die Digitalisierung im Hause TTSP HWP federführend verantwortet. Als Architektin und Softwareexpertin kennt sie sich auch mit Change Management aus. So blickt sie auf eine erfolgreiche Einführung von Autodesk Revit bei TTSP HWP zurück. Die Folge einer Arbeit mit BIM-Modellen und außerdem eine Herausforderung der aktuellen Zeit sind überquellende E-Mail-Postfächer.  

„Jeder in unserem Büro erhält Tag für Tag zwischen 50 und 100 E-Mails“, erklärt Dill. „Dabei sind Newsletter und andere nicht projektrelevante Inhalte nicht mitgezählt. Alle diese E-Mails sind von hoher Relevanz für unsere Projekte, weshalb die Postfächer einfach immerzu voll waren.“. In diesem Fall suchte Barbara Dill eine Lösung, die, im Gegensatz zur Revit-Einführung, nicht zusätzlich ein umfassendes Change-Management mit sich bringt. Denn dafür hatte das Büro mit vollen Auftragsbüchern überhaupt keine Zeit. Da Dill 2019 auf der BIM-World München einen Vortrag über die Projekt-Informationsmanagement- Software (PIM) von Newforma gehört hatte, erinnerte sie sich an die Vorzüge der Lösung und die Möglichkeit, das System „geräuschlos“ einzuführen. „Mir war wichtig, dass wir auch in der Phase der Softwareeinführung zu jeder Zeit arbeitsfähig sind“, berichtet die Expertin. „Das ist mit Newforma sehr gut gelungen.“ 

Einfach weiterarbeiten ohne Datenmigration Nach den ersten einführenden Schulungen im März 2020 arbeitete das gesamte Team des Büros genauso weiter wie bisher. Der einzige Unterschied bestand darin, dass die Mitarbeitenden sämtliche E-Mails, die zu aktuellen Projekten gehören, fortan unter Newforma ablegten. Gleichzeitig begannen sie, auch sämtliche neuen Projekte dort abzulegen. „Das Schöne ist, dass es keinerlei Auswirkungen auf die Arbeitsfähigkeit hat, wenn manche Mitarbeiter Newforma nicht nutzen, sondern wie gewohnt im Windows Explorer weiterarbeiten“, resümiert Barbara Dill. Ein absolutes Alleinstellungsmerkmal der Software, wie sie findet. Schließlich ist bei sämtlichen Dokumentenmanagement-Systemen mit im Hintergrund agierenden Datenbanken immerzu eine Datenmigration erforderlich. Nicht so bei Newforma, das sich alternativ auf die bestehende IT-Infrastruktur drauflegt. Da Newforma eine ausgereifte Suchfunktion mitbringt und sich so einfach wie Google bedienen lässt, war auch die Führungsriege bei TTSP HWP von der IT-Lösung überzeugt.

Ein weiterer Punkt, der für das Unternehmen eine wichtige Rolle spielte, war das Thema Sicherheit. „Unsere Projekte drehen sich größtenteils um Rechenzentren“, erklärt Dill. „Aus diesem Grund setzen unsere Auftraggeber in der Regel voraus, dass die Projektdaten allesamt entweder in unserem eigenen Haus oder alternativ auf einem Server innerhalb von Europa abgelegt sind.“ Diese Sicherheit gewährleistet der Hersteller, obwohl er seine Wurzeln in den Vereinigten Staaten von Amerika hat.  

Nach einem Jahr der E-Mail-Ablage sowie Informationssuche hat das Frankfurter Büro in Schritt 2 den Datenaustausch via „Info Exchange Server“, vor allem für BIM-Modelle, mit Newforma eingeführt. Ziel ist eine sichere Projektkommunikation unmittelbar am Modell mit allen Partnern. Auch die Einführung der Adressdatenbank von Newforma steht in den Startlöchern. „Nach und nach sollen die weiteren Funktionalitäten von Newforma unsere digitale Arbeitsweise bereichern. Wir können weiterhin wie gewohnt arbeiten, was wir sehr schätzen“, fasst Barbara Dill zusammen. 

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