Professionelles Office-Management als Grundlage des Erfolgs

Projekte optimal steuern mit CYCOT OM

bauplaner 09/2018
Die Architekten Naujack Rind Hof GmbH sind als Planungsbüro für Bauwesen in Koblenz tätig. Unter der verantwortlichen Leitung der gleichnamigen Geschäftsführer beschäftigt das Architekturbüro heute rund 40 Mitarbeiter, die an Projekten in ganz Deutschland arbeiten. Fortwährende Qualität in über 60 erfolgreichen Jahren erfordert ständige Anpassungen an unterschiedlichste Herausforderungen. Im Hinblick auf Wettbewerbsfähigkeit, Wirtschaftlichkeit und komplexer werdende Organisationsstrukturen, haben die Architekten schon früh auf die Büro- und Projektmanagementsoftware CYCOT OM gesetzt, die alle Geschäftsprozesse effizient unterstützt.

Das Architektenbüro Naujack Rind Hof (NRH) arbeitet bei der Objektplanung in allen neun HOAI-Leistungsphasen ganzheitlich vom Vorentwurf bis zur Objektüberwachung. Das Aufgabenspektrum umfasst neben Schulen, Veranstaltungs- und Gewerbebauten Projekte aus Sport, Denkmalpflege, Bildung, Wohnen und dem Gesundheitswesen.

So arbeitete das Team aus Architekten, Ingenieuren, Energieberatern und Sachverständigen z.B. gemeinschaftlich am denkmalpflegerischen Umbau bzw. an der Sanierung und Erweiterung eines städtebaulichen Ensembles in Andernach oder an Wettbewerben wie der Erweiterung des Krankenhauses Nordwest in Frankfurt (Abb. 1-2). Neben den drei Geschäftsführern sorgen ein Team von Architekten, Bauzeichnern, Systemadministratoren, kaufmännischen Angestellten und Finanzbuchhaltern dafür, dass alle Arbeitsabläufe ineinandergreifen und zu guten Ergebnissen führen.

Transparenz durch Steuerungsinstrumente

Mit dem alten System eines anderen Softwareherstellers ist NRH an seine Grenzen gestoßen, da es weder ein zentrales Dateimanagement gab noch wichtige Verwaltungsthemen, wie z.B. Stundenbuchungen, inkludiert abbildbar waren.

Ohne ein geeignetes Steuerungsinstrument war die Projekttransparenz im Büro nicht mehr abbildbar, ist sich NRH sicher. Mit der BMSP-Software CYCOTOM aus dem Augsburger Hause CYCOT ist der Planer in der Lage, alle Projekte optimal zusteuern. Dabei stützt sich die Software auf die Kernbereiche Dokumenten- und Honorarmanagement.

Die betriebswirtschaftliche Grundlage bilden u.a. die Stundenerfassung und-verwaltung mit Abwesenheitsplanung, die Projektverwaltung inkl. HOAI-Verträge und die Rechnungserstellung.

Für die Zahlungseingänge und Mahnungen stehen ebenfalls Controlling-Tools zur Verfügung. Diese kontextoderprojektbezogenen Tools begleiten die Planer von der Akquise bis zur Fertigstellung des Projektes, ohne bewährte Bürostrukturen zu verlassen. Natürlich kommt auch die Dokumentenverwaltung nicht zu kurz.  Funktionen für Planmanagement und -versand sowie Formularvorlagen oder Protokolle sind nur ein Auszug der Möglichkeiten.

Praktischerweise gibt es über Outlook auch eine bidirektionale Anbindung an CYCOT OM und das Datenmanagementsystem, was eine zentrale Dateiablage ungemein vereinfacht. Eine erhebliche Erleichterung für das Koblenzer Büro, wenn ein Projekt auch mal über 40.000 Dokumente umfasst.

Zeiterfassung als Grundlage der Kalkulation

Die Stundenerfassung mit aktueller Sicht auf bereits geleistete bzw. offene Stunden und den damit verbundenen Auswertungen ist die Grundlage für anstehende Rechnungen und die Bilanzierungen durch die GmbH-Wirtschaftsprüfer.

Die Stundenerfassung verdeutlicht die Leistungsphasen für die einzelnen Mitarbeiter und ermöglicht eine vertragsgerechte Leistungsverbuchung. Da die Mitarbeiter viele auswärtige Termine wahrnehmen müssen, kann die Zeiterfassung im Nachhinein erfolgen. Den großen Nutzen der CYCOT-OM gestützten Projektanalyse bietet der direkte Einblick in die mitarbeiter bezogenen Projektdaten und die Rechnungslegung, die als Steuerungselement für die betriebswirtschaftliche Büroorganisation dienen.

Einmal pro Woche werden bei NRH die offenen Posten über einen Excel-Export ausgelesen und ggf. Mahnungen direkt aus CYCOT OM heraus versandt. Durch den Einsatz der Software wird der Geschäftsleitung, aufgrund der Verknüpfung von Stunden, Leistungen und Kosten aufgezeigt, welche Projekte sich wirtschaftlich rentieren und wie man deren weiteren Verlauf zukünftig lenkt.

Auch die Leistungen externer Projektpartner, wie z.B. Tragwerksplaner oder TGA-Planer, die innerhalb einer Arbeitsgemeinschaftprojekt bezogen tätig sind, werden miterfasst, koordiniert und kontrolliert. Früher wurden viele Vorgänge einzelnbearbeitet und  dokumentiert, z.B. Krankheitsausfälle und Urlaubsanträge. Heute schaut sich die GeschäftsleitungU rlaubsvorschläge programmbasiert zeitnah an, erkennt sofort Überschneidungen innerhalb eines Projektes und greift ggf. korrigierend ein bzw. erteilt die Freigabe.

Cleveres Dokumentenmanagement

Üblicherweise wird ein gewisser Teil der Arbeitszeit – und da ist das Koblenzer Büro keine Ausnahme – mit der Dokumentenerstellung,-verwaltung, -archivierung sowie-suche verbracht. Alle Mitarbeiter haben z.B. bei Abwesenheit eines Kollegen jederzeit leichten Zugriff zu einem Projektdokument/-vorgang, obwohl sie mit dem Projekt nicht im Detail vertraut sind. Im Dokumentenmodul (Abb. 3) können die hinterlegten Daten beliebig gruppiert, gefiltert und angezeigt werden.

Voraussetzung hierzu ist natürlich die richtige Beschriftung und Ablage der Dokumente inkl.Verschlagwortung. Dokumente entstehen im Büro an jeder Stelle. Für die Mitarbeiter ist es daher praktisch, direkt aus einem Projekt heraus alle Briefe, Protokolle, E-Mails, etc. mit den vertrauten MS-Standardprogrammen (Outlook, Excel, Word etc.) zu generieren und zu bearbeiten. CYCOT OM liefert dabei Vorlagen für verschiedene Schreiben und Vorgänge, die sich dem Bürostandard inkl. Firmenlogo etc. kundenspezifisch anpassen lassen.

Automatisch werden Adressdaten, Betreffzeilen, Anlagen usw. an das Programm übergeben, in den Metadaten gespeichert und ausgefüllt.

Pläne als Herzstück aller Dokumente, vor allem eines Planungsbüros, lassen sich im Planmodul separat verwalten und versenden. Der Planversand wird dabei automatisch dokumentiert und es werden auch die entsprechenden Nebenkosten ermittelt.

Als ALLPLAN-Benutzer profitiert NRH mit der ALLPLAN-CAD-Schnittstelle insbesondere vom Planmanagement in CYCOT OM.

Fazit

Einig sind sich die NRH-Geschäftsführer in ihrem Urteil: „Mit der Software CYCOT OM haben wir ein Tool gefunden, welches neben den CAD-Anwendungen die Dokumentenverwaltung im Bürobetrieb zentral organisiert“.

www.cycot.de
www.architekten-nrh.de

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