Acclaro DMS: Die Datenflut im Griff

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_wige BROADCAST gmbh
Planung
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Acclaro DMS fügt sich in vorhandene Büro-Dokumenten- und Ordnerstrukturen mühelos ein und bildet diese digital ab. Erfasst und zentral abgelegt werden Texte, PDF-Dateien, CAD-Zeichnungen, Grafiken, Fotos, Tabellen, E-Mails, Faxe, Scans, handschriftliche Unterlagen und andere Dokumente. Über so genannte Metadaten werden die Dokumente detailliert beschrieben, ergänzende Schlagwörter machen sie auffindbar. Dafür sorgt eine leistungsfähige Suchfunktion, die gerade benötigte Informationen blitzschnell findet. Dank einer Versionsverwaltung weiß jeder Mitarbeiter, wann welche Dokumente von wem bearbeitet worden sind. Da alle Dokumente digital in einer einzigen Originalfassung auf den zentralen Netzwerk-Festplatten vorliegen, werden Probleme durch redundante Daten vermieden. Dokumente und Ordner schützt Acclaro DMS vor unbeabsichtigtem Löschen und Verschieben. Über gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen wacht das Programm ebenso, wie darüber dass nur Berechtigte Zugriff auf Dokumente und Ordner haben. Ein individuell definierbarer Berechtigungsschlüssel schützt Dokumente vor unbefugtem Zugriff. Da ein passwortgeschützter Zugriff auf alle Dokumente auch online möglich ist, lassen sich alle Bürodaten auch von unterwegs, von der Baustelle oder vom Home-Office aus nutzen. Für das effiziente Management von Text-, Tabellenkalkulations- oder CAD-Daten können Vorlagen und Zielordner auch projektübergreifend definiert und verwaltet werden. Besonders komfortabel ist das E-Mail-Management: So sorgt beispielsweise eine Outlook-Schnittstelle dafür, dass Acclaro DMS eingehende E-Mails über Metadaten und Schlagworte erkennt und automatisch in die passenden Projektordner ablegt. Eine Vielzahl weiterer Features rundet dieses gelungene Programm ab.

www.acclaro.de

bauplaner Ausgabe 03/2014

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