Die zögerliche Politik Messeverantwortlicher, wenn es dieser Tage um die Absage einer Veranstaltung geht, zeigt, welche wirtschaftlichen Auswirkungen auf eine gesamte Branche zukommen: Werbeetats von Ausstellern sind teilweise schwer getroffen.
Um aus Aussteller-Perspektive Verluste in Grenzen zu halten, veröffentlichen wir an dieser Stelle Möglichkeiten, um wirtschaftliche Folgen einzugrenzen (Quelle: ruprechtfrieling.de). Die Informationen haben den Stand vom 5. März 2020, stellen keine Rechtsberatung dar und beziehen sich auf das Beispiel "Leipziger Buchmesse".
Mögliche Fremdkosten für Aussteller
• Einsatz von Grafikern, Illustratoren und MedienMenschen zur Ausarbeitung und Umsetzung spezieller Webseiten, Flyer, Leseproben.
• Beauftragung von Druckereien, Werbestudios, Spezialanbietern zur Herstellung von Werbedrucksachen.
• Einkauf bei Werbemittel-Herstellern für Werbegeschenke von Fähnchen und Luftballons bis zum bedruckten Schminkspiegel für die Tasche, also die immer aufwändiger werdenden Goodies.
• Vorbestellungen von Lieferdiensten und Speditionen, um Bücher und Werbematerialien rechtzeitig zum Veranstaltungsort (in diesem Fall Leipzig) zu liefern.
• Schaltung von Anzeigen, Ankündigungen und Terminen in Online- und/oder Printmedien.
• Vorbereitung von Lese-Events und Talk-Shows inklusive Reise und Beherbergungskosten der jeweiligen Autoren und Moderatoren vor Ort.
• Buchung von Unterkünften von Hotels bis airbnb mit oder ohne Stornierungsmöglichkeit.
• Tickets für Transport- und Verkehrsmittel. Die Palette reicht vom Mietwagen über Flug– und Bahnfahrkarten bis hin zur Anmietung von Restaurants, Räumen für für Lesungen, Präsentationen und Empfänge.
Fristen und Storno
Mit Stornierungsfristen gibt ein Anbieter wie beispielsweise die Messegesellschaft, dem Kunden die zweifelsfreie Gewissheit, mit einer möglichst attraktiven Standlage teilnehmen zu können und verbindet dies mit einem geldwerten Anreiz.
Diese Fristen sind Bestandteil der AGB des jeweiligen Anbieters und verstecken sich dort auch hinsichtlich des letzten möglichen Rücktrittstermins. Liegen keine AGB vor oder wurde der Vertrag vielleicht mündlich geschlossenen, dann gilt das BGB.
Die Leipziger Buchmesse nennt ihre Fristen in den »Speziellen Teilnahmebedingungen der Leipziger Buchmesse« und schreibt zum Thema Absage:
»Ist die Leipziger Messe infolge höherer Gewalt z. B. Naturkatastrophen, Krieg, Streiks, Terror, massiver Ausfall oder Störung von Verkehrs-, Versorgungs- und / oder Nachrichtenverbindungen, behördlichen Eingriffen oder aus anderen nicht von ihr zu vertretenden Gründen genötigt, einen oder mehrere Ausstellungsbereiche vorübergehend oder auch für längere Zeit zu räumen bzw. die Messe zu verlängern, zu verkürzen, zu verschieben oder auch abzusagen, so erwachsen dem Aussteller daraus weder Rücktritts- oder Kündigungsrechte, noch sonstige Ansprüche, insbesondere Schadenersatzansprüche, gegenüber der Leipziger Messe.«
Dann kommt der alles entscheidende Passus: »Bei Ausfall der Messe wird die vorgesehene Mietzahlung gegenstandslos. Bereits entrichtete Beiträge werden zurückerstattet. Der Aussteller hat jedoch bereits ausgeführte Arbeiten und Dienstleistungen in voller Höhe zu zahlen.«
Genauso arbeitet das Beherbergungsgewerbe. Gleichzeitig werden Leistungen zu einem lockenden Festpreis angeboten. Bei dessen Annahme wurde ein Storno von vornherein ausgeschlossen. So haben beide Seiten etwas davon.
Die goldene Regel
In den meisten Fällen werden kurz vor dem Messetermin die Stornofristen vorüber sein. Genau aus diesem Grund reagieren viele Aussteller stinksauer auf diejenigen, die wider besseres Wissen bis zum letzten Atemzug jede Nachfrage unterbügelten. Dazu zählen in erster Linie die Messeleitung sowie ihre unmittelbaren von der Messe finanziell profitierenden Helfer, in den sozialen Netzwerken Durchhalteparolen verkündeten. Der Zorn ist tatsächlich mehr als berechtigt.
Doch selbst wenn alle Stornofristen vorüber sind, ist immer noch nicht alles verloren.
So wenig man es im Allgemeinen glauben mag: Aber hinter jedem Unternehmen steht letztlich ein Mensch. Da viele Mitstreiter in der Buchbranche humanistisch gebildet sind geprägt sind, handelt es sich in vielen Fällen auch um positive Charaktere, die mit sich reden lassen. Das sind keine knallharten Manager im Nadelstreifen.
Die Regensburger Buchhandlung »Bücherwurm« hatte beispielsweise bereits 92 bezahlte Anmeldungen für eine Busfahrt nach Leipzig gesammelt. Die Teilnehmer bekommen ihr Geld von der Buchhandlung selbstverständlich zurück, aber wie ist es mit den gecharterten Bussen? Andreas Hollender von »Bücherwurm«: »Wir haben mit denen gesprochen, und die waren sehr kulant.«
Kulanz ist eine Umgangsform, die jeder Unternehmer anders handhabt. Gerade deshalb empfehle ich in juristisch sinnlos wirkenden Fällen, den Hörer zu heben und die Lieferantenseite anzusprechen. Schildert, in welchen Nöten, in welcher wirtschaftliche Schieflage man geraten ist und fragt, ob es nicht möglicherweise eine Ausnahme oder ein Aufeinanderzugehen hinsichtlich des Preises geben könnte. Manch einer wird überrascht sein, wie viele faire und kulante Menschen es in unserer Branche immer noch gibt.
Mit dieser goldenen Regel bin ich selbst vierzig lange Jahre als Autor und Verleger gut gefahren. Darum empfehle ich sie, und freue mich über jeden, der mir sagt, ob es bei ihm vielleicht auf ähnliche Weise positiv funktioniert hat.
Rückabwicklung der Standmieten
Nach den oben zitierten Bedingungen, unter denen alle Teilnahmeverträge mit der Messe Leipzig geschlossen wurden, werden Vorschriften entwickelt, wie die Rückabwicklung der Mieten gewährleistet wird.
Eine entsprechende Frage von Börsenblatt.net beantwortete Buchmessendirektor Oliver Zille: »Daran wird gerade gearbeitet. Da folgen wir natürlich auch unseren Geschäftsbedingungen. Wir sind im Haus dabei, eine Taskforce zur Rückabwicklung zu formieren, das kann mein Team nicht allein leisten. Wie es im Detail und für jeden einzelnen Aussteller ausschaut, kann ich jetzt, wenige Stunden nach der Entscheidung, noch nicht sagen.«
Ich gehe davon aus, dass Mobiliar, das über das Messeformular gebucht bzw. bestellt wurde, auch erstattet wird. Das dürfte auch für Hostessen sowie Parkscheine gelten.
Vollkommen im Dunkeln liegt noch der Frage nach den »angefangenen Arbeiten«. Facebook-Kommentatoren munkeln, die Messegesellschaft habe die Absage bewusst so lange verzögert, weil eigene Arbeitskräfte und eigene Standbaufirmen möglichst lange beschäftigt werden sollten. Danach könnte ein Teil der Mieten für diese angefangenen Arbeiten einbehalten waren. An diesem Punkt könnten sich die Geister also noch erheblich reiben.
Selbstverständlich ist die Messe in der Beweispflicht. Konkret aufgebaut wurde bis zum Absagetag recht wenig. Im Messebau müssen allerdings manche Stände komplett vorab gefertigt werden. Die werden dann kurz vor der Messe aufgebaut. Ist die Messehalle leer, bedeutet das also nicht, es habe noch keiner gearbeitet.
Erstattung von Eintrittskarten
Bereits bezahlte Tickets für die Buchmesse 2020 werden in voller Höhe rückerstattet. Über das Verfahren will die Leipziger Buchmesse in den nächsten Tagen informieren. Ein entsprechender Link wird hier nach Bekanntgabe eingefügt.
Rückgabe von Fahrkarten
Die Deutsche Bahn zeigt sich kulant und schreibt: »Reisende mit einer Fahrkarte für den DB Fernverkehr, bei denen der konkrete Reiseanlass aufgrund des Coronavirus entfällt (z.B. offizielle Absage einer Messe/Konzert/Event etc.), können ihre Reise kostenfrei stornieren. Darunter fällt z.B. auch die Situation, dass das gebuchte Hotel am Zielort (ggf. im Ausland) unter Quarantäne steht».
Für auf bahn.de oder im DB Navigator gebuchte Online- oder Handy-Tickets ist dieses Formular geeignet, um Fahrkarten zur Messe kostenfrei erstattet zu bekommen.
Autor Martin Meyer konnte nach eigenem Bericht am Bahnschalter sein Super-Sparpreis-Ticket zur Messe problemlos zurückgeben und bekam den vollen Preis erstattet, OBWOHL für dieses Super-Sparpreis-Ticket Storno eigentlich ausgeschlossen war.
Falls keine Möglichkeit besteht, ein Service-Center oder Reisebüro der DB aufzusuchen, bitte eine E-Mail an kundendialog@bahn.de schreiben. (Danke an Leserin Karin Uhlig für die Informationen)
Die österreichische ÖBB will die Ticketkosten ebenfalls erstatten.
Hotels und Unterkünfte
Hotelzimmer lassen sich gut über die sozialen Medien weiterverkaufen, ich würde hierzu Facebook wählen. Natürlich muss der Preis attraktiv sein, zumal aufgrund der vielen Absagen von Betten die Zimmerpreise für die Messezeit deutlich fallen werden.
Airbnb erstattet die Kosten für gebuchte Unterkünfte, wenn die Unterkunft als Geschäftsreise gebucht wurde und nachweisbar ist, dass die Geschäftsreise mit der abgesagten Buchmesse in Verbindung steht (personalisiertes Ticket, Vertrag für Lesung …). Kontakt am besten über Telefon +49 30 30 80 83 80
Buchmesse und Finanzamt
Sämtliche Kostenrechnungen (abzüglich eventueller Erstattungen) können steuerlich als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden. Diese sind unabhängig davon angefallen, ob die Messe nun stattgefunden hat oder nicht.
Eigenleistungen können nur unter ganz speziellen Bedingungen in Ansatz gebracht werden. Dazu ist eine Beratung durch einen Steuerberater unbedingt zu empfehlen. Auf keinen Fall geht es an, einen Eigenbeleg auszustellen nach dem Motto »200 Stunden Vorbereitungszeit à € 30,00 = € 6.000,00«.