Durch den Lockdown sind zahlreiche, brachliegende Verbesserungspotentiale in Unternehmen zum Vorschein gekommen. Die Auftragsbücher der Planungsbüros sind weiterhin voll. Abgesehen von einer dynamischen Auftragslage, in der sich verschobene und neu gewonnene Projekte die Waage halten, ist dieser Wirtschaftsbereich weiterhin erfolgreich. Vor allem wirtschaftlich gesunde und digital zukunftsfähige Unternehmen behaupten sich auf dem Markt.
Vor einigen Monaten feierte die wiko Bausoftware GmbH ihr 35-jähriges Firmenjubiläum. 1985 startete das Unternehmen mit der Entwicklung eines Kalkulationsprogramms in GW-Basic. Durch die rasante Entwicklung der IT-Branche gefordert, ist wiko bis heute stets auf der Höhe der aktuellen Softwaretechnologie und den Funktionalitäten. Im Dialog mit Ingenieuren und Architekten wurde wiko kontinuierlich entlang deren Bedürfnisse weiterentwickelt.
Schon vor vielen Jahren hatte man die Notwendigkeit erkannt, die Software über Browsertechnologie mobil verfügbar zu machen. Dieser Schritt wurde im Jahr 2016 vollzogen. Die zeitliche und örtliche Freiheit, an Projekten zu arbeiten, bedeutet ab dem Moment der Implementierung eine erhebliche Steigerung der Effizienz für die Nutzer. Durch diesen Schritt gelang wiko die internationale Verknüpfung der Planungsbüros zu ihren ausländischen Niederlassungen (bauplaner 10/2017, S. 3 ff.). Die moderne Technologie hat sich in der aktuellen Situation bewährt: wiko ist Home-Office geprüft.
wiko ist seit dem 1. Oktober 2019 ein eigenständiges Mitglied der Total Specific Solutions (TSS) B.V. Durch den Verkauf an den niederländischen Softwarespezialisten wurden die Weichen für die Zukunftsfähigkeit von wiko gestellt und der Generationenwechsel in der Unternehmensführung sicher vorbereitet.
Im Fokus steht das Projektcontrolling
Das Projektcontrolling ist das Herzstück von wiko, denn mit den Projekten wird in den Planungsbüros das Geld verdient. Um diese wirtschaftlich im Auge zu behalten, müssen alle Projekt- und Unternehmensverantwortlichen ihre wichtigen Kennzahlen im Sichtfeld haben (Abb. 1). Fundierte Echtzeit-Auswertungen über den Stand einzelner Projekte, nach Kriterien zusammengefasst zu Projektclustern und verdichtet zum unternehmensweiten Management Summary, machen wiko zu einem hilfreichen Einsatzwerkzeug.
wiko bietet den Nutzern gemäß ihren Rollen genau die Informationen, die sie benötigen, um die Projekte oder das Team erfolgreich voranzubringen. Kaufmännische Mitarbeiter nutzen Kennwerte, Budgets oder Kostenverfolgungen, um ihren Teil zum Erfolg beizusteuern. Projektfortschritt, Stundenverteilungen und kritische Projekte werden kompakt im wiko Dashboard dargestellt.
In bis zu neun Projektebenen bietet wiko eine flexible Abbildung auch großer und komplexer Projekt- und Auftragsstrukturen. Auf diese Weise ist die Steuerung der Wirtschaftlichkeit in den Projekten und des gesamten Unternehmens gesichert.
XRechnung – eine neue Systemerweiterung
Seit Anfang dieses Jahres endete die Umsetzungsfrist auf Landesebene für elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen, am 27. November 2020 für den Bund. Fortan ist das XRechnungs-Format bindend. XRechnung ist ein XML-basiertes Datenmodell, das den öffentlichen Auftraggebern einen direkten digitalen Empfang und eine Weiterverarbeitung von Rechnungen ermöglicht. Diese europaweite Regelung soll den administrativen Aufwand auf Seiten der öffentlichen Einrichtungen senken (Abb. 2).
Per Knopfdruck lassen sich Rechnungen im gesetzlich bindenden Format erstellen. Diese können dann einfach per E-Mail versendet oder an der gewünschten Stelle hochgeladen werden. Die aufwendige manuelle Übertragung einer Rechnung entfällt.
Das GoBD-Erweiterungsmodul schützt
Eine gründliche Analyse, ob die eigenen Geschäftsprozesse den GoBD (Grundsätze zurordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) standhalten, schützt vor empfindlichen Strafen. Das GoBD-Erweiterungsmodul von wiko trägt dazu bei, dass Planungsbüros in der Einhaltung der Pflichten noch besser unterstützt werden.
Steuerlich relevante Änderungen werden protokolliert, historisiert und sind gegen Manipulationen geschützt. Über verschiedene Programmfunktionen erlaubt wiko eine geordnete Ablage steuerlich relevanter Informationen. Die Software unterstützt die vollständige Erfassung der Daten und einen Ausschluss von Doppelerfassungen.
Der Datenzugriff durch Finanzbehörden ist auf erforderlichen Wegen möglich und kann somit auf vielfache Weise durch Prüfer erfolgen. Die lese- und schreibgeschützten Zugänge sind genauso möglich sowie unterschiedliche Exportmöglichkeiten in Excel. Mit zahlreichen, detaillierten Unterlagen werden die Nutzer zudem in ihrer Verfahrensdokumentation unterstützt. wiko bietet somit eine verlässliche Hilfe in der Einhaltung der GoBD an.
Die Personaleinsatzplanung sorgt für mehr Effizienz
Der zielgerichtete Einsatz des zur Verfügung stehenden Personals ist eine Kernaufgabe von wiko. Das Thema der „zu geringen Personaldecke“ ist in den Planungsbüros allgegenwärtig. Wenn die nötigen Mitarbeiter den Unternehmen nicht zur Verfügung stehen, dann müssen diese in den eigenen Reihen gefunden werden.
wiko bietet drei Dimensionen der Personaleinsatzplanung. Die erste Dimension stellt die Planung aus Projektsicht dar (Abb. 3), die zweite Dimension die Sicht des Mitarbeiters (Abb. 4). Auf Ebene der Projektelemente können zudem in der dritten Dimension alle anderen Projektbeteiligten eingeblendet und geplant werden (Abb. 5). So können Auslastungen auch abteilungs- oder standortübergreifend und auch zum gesamten Unternehmen dargestellt und analysiert werden. Aus unterschiedlichen Blickwinkeln werden die geplanten und freien Kapazitäten dargestellt und Überlastungen farblich markiert. Öffnet man in einem zweiten Browserregister eine der beiden anderen Dimensionen der Personalplanung, steht ein sehr leistungsfähiges und übersichtliches Instrumentarium für die Personaleinsatz- und Auslastungsplanung zur Verfügung– eine effiziente Ressourcenplanung der Mitarbeiter.
Wissensschatz „Consulting“
wiko versteht sich als ganzheitlicher Anbieter von Software- und Consulting-Leistungen. Die individuellen Arbeitsweisen der Planungsbüros fordern eine auf das Büro zugeschnittene Beratung und Betreuung. Mit einem Team von Spezialisten ist wiko seit der Gründung mit seinen Beratungsleistungen immer nah am Kunden und hilft, Unternehmensprozesse ökonomisch zu gestalten.
Das Spektrum der Consultingleistung reicht dabei von wiko-Themen bis hin zu umfangreicher Prozessberatung. Mit diesem ganzheitlichen Betreuungsauftrag schafft wiko Lösungen und Vertrauen bei seinen Kunden. 2019 führte wiko zudem 18 themenbezogene Consultingbausteine ein. Diese bieten den Kunden durch vorgegebene Themen mehr Transparenz zu Fragen, an welcher Stelle Verbesserungen und Leistungssteigerungen möglich sind. So können sich Kunden jederzeit mit ihren Anliegen vertrauensvoll an ihre Consultants wenden.
