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Auf die richtige Software kommt es an

bauplaner 04/2021
Software

Effizienz und Effektivität sind für Düplan planende & beratende Ingenieurgesellschaft mbH essenziell, um die Projekte wirtschaftlich optimal abzuwickeln. Dazu setzt das Büro nicht nur entsprechende CAD- und AVA-Programme ein, sondern auch professionelle Software für das Projekt- und Bürocontrolling. Seit 2012 arbeitet Düplan mit Lösungen der Wuppertaler KOBOLD Management Software Systeme GmbH.

 2007 gründete der Diplomingenieur Ralf Düster sein Ingenieurbüro im rheinischen Zülpich. Mittlerweile bearbeitet der Bauingenieur mit elf Kollegen Projekte im Tief- und Straßenbau, in der Abwassertechnik, in der Infrastrukturentwicklung sowie im Hochwasserschutz in Nordrhein-Westfalen mit Schwerpunkt im Städte-Dreieck Bonn, Aachen und Köln (Abb. 1-4). Städte und Kommunen, Verbände und Industrie gehören zu seinen Auftraggebern, wobei eindeutig der Schwerpunkt mit ca. 50 Prozent bei den öffentlichen Bauherren liegt.

2007 gründete der Diplomingenieur Ralf Düster sein Ingenieurbüro im rheinischen Zülpich. Mittlerweile bearbeitet der Bauingenieur mit elf Kollegen Projekte im Tief- und Straßenbau, in der Abwassertechnik, in der Infrastrukturentwicklung sowie im Hochwasserschutz in Nordrhein-Westfalen mit Schwerpunkt im Städte-Dreieck Bonn, Aachen und Köln. Städte und Kommunen, Verbände und Industrie gehören zu seinen Auftraggebern, wobei eindeutig der Schwerpunkt mit ca. 50 Prozent bei den öffentlichen Bauherren liegt.

Behalf sich Ralf Düster ursprünglich bei der Angebots- und Rechnungsstellung mit Office-Programmen, so wurde es ihm zu mühsam, aus den entsprechenden Verordnungen das Zahlenmaterial den Tabellen zu entnehmen. Daher erwarb der Ingenieur von KOBOLD Software für die Angebots- und Rechnungstellung und für das Projekt- und Büro-Controlling, die in KOBOLD CONTROL zusammengeführt wurden. Ersteres unterstützt den Planer rechtssicher bei der Honorarermittlung und Angebots- wie Rechnungsstellung. Das Programm bildet sämtliche Honorartafeln sowie Leistungsbilder ab und beinhaltet viele Funktionen, um Honorare schnell, einfach und rechtssicher zu berechnen sowie Angebote und Rechnungen zu erstellen. Sonderfälle, wie Zuschläge und Wiederholungen, sind einfach zu hinterlegen. Pauschalhonorare und Aufwandshonorare sind ebenso einfach abzubilden. Schnell von den Funktionalitäten überzeugt, begann man mit dem professionellen Projekt- und Bürocontrolling, da mit dem Programm viele Prozesse, von der Projektplanung über die Steuerung bis zur Nachkalkulation, zu bearbeiten sind.

Programm ermittelt Stundensätze
Auf Basis der in KOBOLD CONTROL einzugebenden Mitarbeitergehälter und Arbeitszeiten ermittelt das Programm für jeden Mitarbeiter den aktuellen Stundensatz. Zusätzlich wird in KOBOLD der Gemeinkostenfaktor für Düplan ermittelt, der den Aufschlag zur Abdeckung der Gemeinkosten, wie z.B. Urlaubs- und Krankheitszeiten, Büromiete und Fahrzeugkosten, darstellt. Der für einen Monat jeweils verwendete Gemeinkostenfaktor wird monatlich überarbeitet. Hierzu werden die neben den Personalkosten und den Kosten für Subunternehmer anfallenden Kosten aus den Auswertungen des Wirtschaftsprüfers in Summe nach KOBOLD CONTROL übernommen.

Verschiedene Abrechnungsmodi
Wird das Ingenieurbüro mit einem neuen Projekt beauftragt, bespricht der zuständige Projektleiter mit seinem Team detailliert Aufgabenstellung und Leistungsumfang. Bei Düplan kommen insbesondere drei verschiedene Abrechnungsmodi zum Einsatz. Neben der Abrechnung nach HOAI-Tafeln sowie der Festlegung von Pauschalhonoraren werden auch Abrechnungen nach eingesetzten Arbeitsstunden vereinbart. Dies hat Auswirkungen auf die Art des Projekt-Controllings. Bei den ersten beiden Abrechnungsmodi nutzt man die von KOBOLD CONTROL bereitgestellten Stundensätze dazu, um den Projektleitern für die einzelnen Projektphasen und Unterprojekte Stundenkontingente an die Hand zu geben, bei deren Einhaltung das Projekt den angestrebten Überschuss für Gewinn und Wagnis erzielt.

Rechnet das Büro nach eingesetzten Arbeitsstunden ab, vereinbart man mit dem Auftraggeber Stundensätze für die Mitarbeiter wie Projektleiter, Ingenieur, Bautechniker und Sekretariat sowie wie viel Stunden in der einzelnen Kategorie wahrscheinlich benötigt Ingenieurewerden. Dipl.-Kaufmann Volker Hanke, zuständig für den Aufbau des Controllings mit KOBOLD CONTROL, erläutert: „Zeichnet sich ab, dass wir mit den geplanten Stunden nicht auskommen, sprechen wir den Bauherrn rechtzeitig darauf an.“ Durch die im Programm hinterlegten Tätigkeitsnachweise kann dem Auftraggeber gegenüber dokumentiert werden, wer wann was gemacht hat und wie viel Zeit dafür benötigt wurde. Auch werden die Besonderen Leistungen detailgenau erfasst und abgerechnet. „Möchte der Bauherr zum Beispiel eine dynamische Kostenvergleichsrechnung haben, tragen wir die geleisteten Stunden als Besondere Leistungen ein, erstellen darüber einen Tätigkeitsnachweis und darauf aufbauend die Rechnung“, führt Geschäftsführer Ralf Düster aus.

Die Projektleiter überprüfen regelmäßig entsprechend dem Projektfortschritt die für die einzelnen Phasen und auch für das gesamte Projekt aufgewandten Stunden und erstellen Soll-Ist-Vergleiche. Dadurch, dass die Mitarbeiter bei Eingabe der Stunden angehalten sind Bemerkungen einzutragen, können Zeitfresser schnell identifiziert werden. Durch dieses Instrument ist man bei Düplan in der Lage, frühzeitig eventuelle Kostenüberschreitungen zu eruieren, um dann gemeinsam mit dem Projektleiter entsprechende Maßnahmen zu treffen.

Vielfältige, übersichtliche Auswertungen
Sowohl Geschäftsführung als auch der Controller können mit dem Programm übersichtliche Auswertungen über einzelne Leistungsphasen, Projekte, Projektgruppen und über das gesamte Büro, abhängig von ihren Zugriffsrechten, erstellen. Soll-/Ist-Vergleiche, Erstellung von Zeitnachweisen, Reisekosten- und Fremdkostenerfassung und eine Überwachung der Gemeinkostenentwicklung sind nur einige Beispiele der wesentlichen Merkmale. Controller Hanke meint: „Das Programm bietet uns eine Vielzahl von Funktionen und über 100 verschiedene Auswertungen, ist aber trotz der Komplexität einfach zu bedienen.“

Motivierte Mitarbeiter
Heute sind die Mitarbeiter motivierter als früher. Bei Erfolg erhalten sie leistungsabhängig entsprechende Boni. Auch sind die Mitarbeiter nun besser über die betriebswirtschaftliche Seite des Büros informiert und durch den Einsatz von KOBOLD CONTROL für die wirtschaftliche Seite des Büros sensibilisiert. „Durch die Software erhält der Mitarbeiter einen anderen Fokus auf das Projekt. Er sieht, dass er technisch gute Arbeit leistet, aber in manchen Fällen der Aufwand zu hoch ist und sich somit negativ auf das Gesamtergebnis des Projektes auswirkt“, erklärt Ralf Düster.

Für Düster sind durch den Einsatz der Controllinglösung die Projekte transparent. Aktuelles Zahlenmaterial liegt jederzeit vor, so dass sowohl die Projekte als auch das Büro gut gesteuert werden können. Da der Mitarbeiter seine Zeiten taggleich oder zumindest am Folgetag bucht und der Stand der Projektentwicklung regelmäßig vom Projektleiter eingepflegt wird, sieht der Geschäftsführer stets aktuell, wie sich das Projekt wirtschaftlich entwickelt.